REFF & Asociatii: Noi reguli privind convocarea si desfasurarea AGA la distanta

Guvernul a reglementat modul in care societatile pot convoca si desfasura adunarile generale ale actionarilor/asociatilor (AGA) prin mijloace de comunicare la distanta, chiar in cazul in care actul constitutiv al societatii interzice sau nu prevede aceasta posibilitate. Masura era asteptata de mediul de afaceri inca de la inceputul declararii starii de urgenta, dat fiind ca, in lipsa unui act normativ, societatile nu ar fi putut sa desfasoare AGA cu respectarea, in acelasi timp, a masurilor de distantare si a restrictiilor de circulatie impuse de catre autoritatile romane.

Ordonanta de Urgenta nr. 62 din data de 7 mai 2020 pentru adoptarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare (Ordonanta 62/2020), care permite organizarea AGA la distanta, a fost publicata in Monitorul Oficial in 8 mai 2020 cu intrare in vigoare la aceeasi data.

Actul normativ prelungeste si termenul pana la care societatile sunt obligate, potrivit Legii Societatilor nr. 31/1990, sa aprobe situatiile financiare anuale, si bugetul de venituri si cheltuieli pe anul urmator pana la data de 31 iulie 2020.

Prevederile ordonantei se aplica adunarilor generale ale actionarilor sau asociatilor, adunarilor generale ale detinatorilor de obligatiuni, si adunarilor organelor colective de administrare, de supraveghere si directoratului. Societatile listate nu fac obiectul Ordonantei 62/2020.

 

Actul normativ se aplica (i) adunarilor generale convocate si tinute pe durata starii de urgenta, (ii) adunarilor generale convocate anterior intrarii in vigoare a Ordonantei 62/2020, dar care sunt tinute ulterior instituirii starii de urgenta, (iii) adunarilor generale convocate pe durata starii de urgenta, dar tinute ulterior incetarii acestei stari si (iv) adunarilor generale convocate si intrunite in primele doua luni dupa incetarea starii de urgenta.

In cazul adunarilor organelor de administratie aceasta perioada este de 30 de zile.

Ordonanta 62/2020 reglementeaza si cazul specific al adunarilor generale desfasurate intre data instituirii starii de urgenta, dar inainte de intrarea in vigoare a acesteia (i.e. 16 martie – 7 mai 2020), ale caror hotarari sunt considerate valide din perspectiva modalitatilor de desfasurare si exercitare a dreptului de vot, daca aceste modalitati se regasesc printre cele incluse in Ordonanta 62/2020 si daca a existat unanimitate intre actionari/asociati cu privire la folosirea lor.

 

Organul de administratie competent sa efectueze convocarea AGA are, astfel, posibilitatea sa utilizeze mijloace de comunicare la distanta in acest scop. Actionarii/asociatii trebuie sa comunice adresa postala/de e-mail sau, daca acestea sunt inscrise in Registrul asociatilor/actionarilor, pot fi folosite adresele respective.

Se pot alege una sau mai multe modalitati combinate de convocare, printre care mentionam scrisoarea recomandata, curierul, scrisoarea transmisa pe cale electronica, la care este atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa sau telefaxul. Lista nu este exhaustiva.

Suplimentar, anuntul de convocare se va publica si pe pagina de internet a societatii, daca exista, si va fi transmis si prin e-mail, daca sunt cunoscute adresele actionarilor/asociatilor.

Aceleasi reguli de convocare se aplica si in cazul publicarii ordinii de zi completata cu punctele transmise de actionari/asociati, care, la randul lor, pot fi transmise prin mijloace de comunicare la distanta.

Informatiile si documentele referitoare la subiectele inscrise pe ordinea de zi se vor publica/transmite in ordinea urmatoare: pe pagina de internet a societatii sau, daca nu exista o astfel de pagina, prin email sau, daca asociatii/actionarii nu au o adresa de email, la cerere, prin posta sau curier.

 

In perioada de aplicare a Ordonantei 62/2020, adunarile generale ale actionarilor/asociatilor pot avea loc, chiar daca actul constitutiv nu prevede sau interzice, si prin corespondenta sau prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta.

Desfasurarea adunarilor generale prin corespondenta

In cazul adunarilor generale tinute exclusiv prin corespondenta nu se aplica regulile care implica prezenta fizica a actionarilor/asociatilor, iar organul de administratie nu este obligat sa participe la adunarea generala a actionarilor/asociatilor.

Votul actionarilor/asociatilor se transmite, pana la data tinerii sedintei, prin modalitatea aleasa in convocator, prin scrisoare recomandata, servicii de posta sau curier ori prin scrisoare transmisa pe cale electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa.

Desfasurarea adunarilor generale prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta

Ordonanta 62/2020 mentioneaza posibilitatea tinerii adunarilor generale prin teleconferinta sau videoconferinta sau alte mijloace electronice de comunicare directa la distanta. Aceste mijloace trebuie sa indeplineasca o serie de conditii tehnice pentru a asigura, printre altele, posibilitatea identificarii participantilor, transmisiunea continua si in direct a adunarii generale, inregistrarea acesteia si exprimarea votului in cursul adunarii (inclusiv in mod secret, acolo unde este cazul).

Procurile reprezentantilor actionarilor/asociatilor vor fi transmise la locul indicat in convocare prin mijloace similare cu cele mentionate mai sus, precum scrisoare recomandata, posta, curier sau e-mail. In cazul transmiterii prin e-mail procurile trebuie semnate cu semnatura electronica extinsa.

Intocmirea procesului-verbal al sedintei si semnarea hotararii adunarii generale

Ordonanta 62/2020 prevede obligatia intocmirii si semnarii procesului-verbal al sedintei de catre presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare, presedintele directoratului sau, dupa caz, persoana imputernicita de acesta. In cazul adunarilor generale tinute prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, procesul verbal va fi semnat si de catre un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, in lipsa, de catre un angajat al societatii, iar in cazul adunarilor generale tinute exclusiv prin corespondenta, acesta va fi semnat si de catre un angajat al societatii (daca acest lucru este posibil).

Hotararea adunarii generale va fi certificata semnata cu semnatura olografa sau cu semnatura electronica extinsa de catre presedintele consiliului de administratie, administratorul cu puteri de reprezentare sau presedintele directoratului, dupa caz.

 

In contextul creat de noul act normativ, este recomandata obtinerea de catre societate si, in masura in care este posibil, de catre actionari/asociati, a unei semnaturi electronice extinse. In acelasi timp, este necesara comunicarea de catre actionari/asociati a datelor lor actualizate privind adresa postala si adresa de e-mail, deoarece Registrul actionarilor/asociatilor nu contine, de obicei, aceste informatii sau contine informatii neactualizate.

In plus, organele societatilor trebuie sa intocmeasca proceduri detaliate de convocare si tinere a adunarilor generale pe perioada de aplicabilitate a Ordonantei 62/2020.

In cazul in care adunarea generala se tine prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta, este necesara identificarea unei platforme care garanteaza respectarea tuturor conditiilor tehnice necesare.

In cazul in care aceste cerinte nu sunt respectate, hotararile adunarilor generale vor putea fi contestate si invalidate pe motiv ca nu au fost asigurate drepturile de participare la deliberarile adunarii si de vot ale actionarilor/asociatilor.