CBRE: 10 solutii de impact pentru reducerea cheltuielilor cu spatiile de birouri

In actualul context economic, marcat de inflatia in crestere, de surse reduse de capital, dar si cu multiple provocari de business, specialistii CBRE vin cu recomandari si propun companiilor 10 initiative pentru a reduce cheltuielile cu spatiile de birouri.

“Traim o perioada economica dura, marcata pe de-o parte de multa incertitudine, iar pe de alta parte, de un cost al vietii tot mai ridicat. Daca la nivel individual ne confruntam cu un cos zilnic de cumparaturi vizibil mai modest dar la costuri mai mari, la nivel de business, companiile se lupta cu riscuri in crestere, cu piete in scadere si cu majorari ale costurilor operationale. Unul dintre acestea, deloc neglijabil, este costul reprezentat de portofoliul imobiliar. Din fericire, exista solutii de gestionare a acestuia, pe care consultantii CBRE le recomanda pe baza experientei atat locale cat si globale. Ne bucuram sa oferim din know-how-ul echipei noastre solutii pentru mediul de business din Romania, intr-un exercitiu de solidaritate care nu va ramane singular”, declara Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE Romania.

 

Birourile trebuie adaptate la realitatile programului de lucru hibrid, iar costurile redimensionate in consecinta, insa doar dupa o analiza corecta a datelor disponibile privind stilul ales de lucru hibrid si a tiparului de utilizare a spatiilor companiei. Este posibil sa fie nevoie de mai putin spatiu de lucru privat ("spatiu pentru mine"), de exemplu, si mai mult spatiu comun pentru colaborare in echipa ("spatiu pentru noi") in designul biroului. In acest sens, studiile CBRE inregistreaza deja o reducere cu 25% a spatiului "pentru mine" la nivel global, in ultimul an. Intelegerea modului in care munca hibrida are un impact asupra cererii de spatiu va permite companiilor sa faca schimbari inteligente in ceea ce priveste standardele de spatiu. Aceste informatii vor contribui in luarea unor decizii corecte, precum atenuarea riscului de a renunta la prea mult spatiu doar pentru a fi necesar ulterior sa inchirieze din nou la tarife mai mari. In acelasi timp echipeaza companiile cu datele potrivite pentru a consolida in mod rational sediile si a obtine astfel reduceri ale costurilor de utilizare a spatiilor.

“In Bucuresti, se adauga si riscul creat de limitarea optiunilor in ceea ce priveste spatiile noi de birouri de clasa A, generat de livrarile extrem de limitate de cladiri de birouri noi in urmatorii ani, precum si o cerere superioara ofertei in zonele centrale din Capitala. Pentru a obtine conditii comerciale avantajoase este absolut necesar ca procesul de analiza sa fie demarat de companie cu minimum 18 luni inainte de expirarea contractului de inchiriere si sa fie explorate solutii creative precum descentralizarea sediului in functie de rolurile operationale, semnarea de contracte de pre-inchiriere sau asigurarea faptului ca proprietarii se angajeaza prin contract sa isi aduca spatiile la standardele tehnice actuale in cazul contractele de inchiriere din imobile cu vechime mai mare pe piata ”, adauga Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE Romania.

 

O alta strategie de adaptare la conditiile economice actuale este crearea unui plan de eficientizare a suprafetelor pornind de la necesitatile de business, forta de munca disponibila, conditiile pietei imobiliare si obiectivele de sustenabilitate. Optimizarea portofoliului imobiliar conduce deopotriva la eficientizarea costurilor dar si la reducerea amprentei de carbon.

 

Cladirile detinute de companie pot deveni un pasiv pe masura ce imbatranesc din cauza ineficientei operationale si a caracteristicilor de design si dotarilor invechite care nu favorizeaza atragerea de personal. Companiile ar putea sa ia in considerare vanzarea etapizata a activelor imobiliare si sa gaseasca solutii de sale-leaseback, care transfera catre investitori riscul spatiilor goale, precum si responsabilitatea infuziilor ulterioare de capital si a operatiunilor de mentenanta. O astfel de abordare conduce la reducerea costurilor operationale, imbunatateste cash-flow-ul companiei si consolideaza bilantul financiar al acesteia.

“Procesele de tip sale-leaseback permit companiilor care detin o proprietate sa deblocheze capitalul blocat si le ofera venituri importante pentru a reinvesti in activitatea de baza.”, explica Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE Romania.

 

Pentru a rezolva problema fortei de munca si a asigura un business sustenabil, bazat pe recunoasterea performantei, companiile multinationale isi pot muta activitatea pe piete ce le sunt mai favorabile. Pietele emergente sunt de obicei acelea care pot asigura pe termen lung forta de munca si care se dovedesc rezistente in conditii de risc economic si pot asigura accesul la energie verde.

 

Este important pentru companii sa aba o perspectiva exacta asupra cheltuielilor totale de ocupare, pentru ca managerii sa poata analiza sanatatea portofoliilor lor, asigurandu-se ca iau decizii de afaceri cu impact, cu informatii complete si la timp. Provocarea pentru majoritatea echipelor de real estate din companii consta in faptul ca datele de portofoliu sunt adesea distribuite intre diverse tehnologii generice, furnizori de servicii si regiuni globale. Integrand datele intr-un mod securizat, standardizand procese, si beneficiind de o guvernanta a datelor si analize cuprinzatoare, se poate obtine o mai buna intelegere a costurilor de ocupare la nivel global si regional. Se pot lua decizii mai bune atunci cand companiile dispun de o intelegere completa, de ansamblu, a datelor privind ocuparea, cheltuielile, proiectele de capital si operatiunile.

 

Consultantii CBRE recomanda companiilor sa ia in calcul posibilul deficit de capital si sa prioritizeze proiectele esentiale de business. Pe masura ce companiile se pregatesc pentru incertitudinea economica, unul dintre primele domenii pe care le analizeaza este cel al cheltuielilor de capital in intreaga organizatie. Din perspectiva imobiliara, acest tip de cheltuieli includ modernizarea si reconditionarea instalatiilor, inlocuirea activelor si a echipamentelor, precum si constructiile noi - pe toata clasa de active disponibile (de exemplu, birouri, industrial, retail, productie, medical, centre de date).

 

Investitiile in eficienta energetica si in resurse regenerabile sunt esentiale: companiile pot recurge la utilizarea de carburanti si sisteme de iluminat care sa scada costurile si consumul de energie, pot apela la facilitatile fiscale existente pentru utilitati, pot reduce expunerea la tarifele comunitare, si pot gasi solutii suplimentare de economisire a energiei. De exemplu, inlocuirea HVAC (sistemul de incalzire, ventilare si aer conditionat) poate conduce la economii de 20-30% si ajuta astfel la atingerea obiectivelor de reducere a costurilor operationale. CBRE colaboreaza la nivel global cu o companie din domeniul serviciilor financiare, avand un parteneriat puternic axat pe reducerea impactului asupra mediului si a consumului de energie al acestei banci. Unul dintre proiectele derulate a presupus schimbarea sistemelor de iluminat cu unele bazate pe LED-uri in peste 1.450 de locatii, ceea a ce a generat o reducere anuala de 11,5 milioane de euro, asociata cu reducerea costurilor cu energia si economii suplimentare de operare si intretinere. Mai mult, investitiile realizate pana in prezent au redus 59K tone de emisii si au economisit 83,4M KWH.

 

In contextul in care companii din intreaga lume isi asuma angajamente de sustenabilitate, trebuie sa elaboreze o serie de strategii complexe de reducere a amprentelor de carbon in propriile sedii, contribuind si la diminuarea costului total de ocupare. O solutie reprezinta cautarea de noi formule de achizitionare a energiei si incheierea de contracte en-gros in contextul unei piete volatile si a unei cereri crescute pentru energia regenerabila. Datele problemei s-au schimbat si focusul s-a mutat de la “cat pot sa economisesc” la “cum pot sa reduc expunerea la viitoarele cresteri de pret”.

 

Cresterea nivelului de munca hibrida reduce gradul de ocupare a birourilor, ceea ce, la randul sau, reduce nivelul necesar de servicii de intretinere. Ajustarile serviciilor ar trebui sa corespunda utilizarii reale a spatiului. Resursele alocate pentru servicii de securitate, de curatenie, de inginerie a cladirii, de peisagistica cat si anumite aspecte ale sistemului HVAC pot fi calibrate pentru a corespunde utilizarii spatiului. Este recomandabil sa existe un contract umbrela pe intreg portofoliul imobiliar, avand in vedere gradul fluctuant de ocupare a spatiilor. Abordarea de tip platforma pe care serviciile de property management ale unei companii precum CBRE o ofera clientilor sai conduce la economii pentru proprietarii de cladiri de pana la 23%, economii care se reflecta si in service charge-ul companiilor chiriase.

Adaptarea la noua realitate din sectorul imobiliar comercial. Este necesara o analiza organizationala complexa pentru a incerca extinderea modelului propriu, pentru a consolida portofoliul de furnizori, a elimina pozitiile redundante, a restructura organizatia si, in cele din urma, pentru a dezvolta un model optim pentru toate organizatiile partenere. De exemplu, prioritatile de top ale companiilor chiriase includ initiative importante pentru reducerea costurilor, reducerea emisiilor de carbon, imbunatatirea experientei angajatilor si reducerea portofoliului imobiliar. Acestea necesita crearea unor roluri de agenti de schimbare, cum ar fi responsabilii de gestionare a programului Net-Zero, consultantii de Workplace, expertii in Change Management si Strategii de Portofoliu.

“Exista un numar foarte mic de companii de consultanta cu experienta de prima clasa si servicii complete, precum CBRE, care au deja resurse interne specializate si sunt capabile sa rezolve aceste provocari, de aceea este crucial pentru companii sa selecteze cu atentie partenerii cu care colaboreaza pe acest segment.”, concluzioneaza Andrei Gavrilovici, Senior Consultant, Corporate Real Estate la CBRE Romania.