PwC: Inventarul si cuantificarea pierderilor asociate Covid-19. Ce trebuie facut?

Dupa aproape doua luni de lockdown, majoritatea statelor au anuntat relaxarea restrictiilor si reluarea treptata a activitatilor sociale si economice. Criza generata de pandemia de coronavirus a generat si va continua sa genereze pierderi imense organizatiilor care au trebuit sa-si restranga sau sa-si sisteze activitatea. Printre cele mai afectate companii sunt cele din domeniile HoReCa, transporturi de persoane, constructii si imobiliare, comert traditional nealimentar, fashion. Reducerea cererii si a incasarilor, sincopele la nivelul lantului logistic, anularile si intarzierile de comenzi, prelungirea duratelor de executie si a termenelor de plata, costurile suplimentare sunt doar cateva din motivele care vor sta la baza cererilor de despagubiri si daune.

In aceste conditii, toate companiile afectate pot sa aiba in vedere mecanisme de recuperare a pierderilor suferite, iar in acelasi timp trebuie sa considere potentiale solicitari de pierderi care li se vor adresa, rezultand in presiuni mari pe finantele firmelor, asiguratorilor, dar si ale statului.

Mai exact, solicitarile pot fi facute de la parteneri de afaceri, in cadrul politelor de asigurare, de la guverne ca urmare a decretelor si / sau masurilor luate sau in cadrul tratatelor bilaterale de investitii.

Din punct de vedere al mecanismelor care vizeaza recuperarea pierderilor, fie ele pierderi efective (damnum emergens) sau beneficiii nerealizate (lucrum cessans), exista in general obligatia partii vatamate de a demonstra pierderile suferite – mai exact, aparitia/existenta si cuantumul pierderilor, precum si legatura de cauzalitate dintre pierdere si evenimentul care a generat pierderea sau incalcarea de obligatii (de exemplu, ce pierderi au fost cauzate ca urmare a masurilor guvernamentale, in cazul solicitarilor de despagubiri de la guvern). De asemenea, partea vatamata va trebui sa demonstreze ca a intreprins masuri rezonabile pentru diminuarea pierderilor suferite si sa arate daca aceste pierderi au fost compensate integral sau partial prin alte modalitati.

La acest moment, lichiditatea si gestionarea fluxurilor de numerar este cea mai mare problema a companiilor, insa ele trebuie sa aiba in vedere pregatirea din timp a etapei de remediere, sa stranga dovezi in legatura cu potentialele pierderi, deoarece ulterior, poate fi dificila, daca nu imposibila, reconstituirea si identificarea tuturor informatiilor relevante.

Mecanismele legale ar putea fi neclare la acest moment, insa este important de stiut care sunt pasii care trebuie urmati pentru cuantificarea si sustinerea economica a pierderilor. Procesul de cuantificare a pierderilor este similar, indiferent de tipologia lor, si trebuie initiat din timp:

1. Analiza contractelor care pot conduce la solicitari de recuperari de pierderi efective sau de beneficii nerealizate, sau pot da nastere unei obligatii de a compensa un partener contractual. De asemenea, este important sa se examineze clauzele contractelor care fac referire la situatii de genul celei curente si care ar putea conduce la limitarea sau anularea dreptului la despagubiri.

2. Identificarea documentelor necesare pentru sustinerea pierderilor, precum si a termenelor de depunere a cererii/cererilor de recuperare de pierderi/cererii de despagubire, inclusiv a documentatiei aferente. Daca nu este clar ce informatii sunt necesare, aceste aspecte trebuie discutate cu compania de asigurari sau brokerul de asigurari, daca este cazul, si cu un consilier juridic.

3. Definirea unor procese interne care sa asigure stocarea intr-un loc sigur a informatiilor necesare. Este mai prudent sa existe mai multe date, decat sa lipseasca documente relevante.

4. Daca solicitarile de despagubiri includ beneficiii nerealizate sau pierderi indirecte/derivate, este recomandata contractarea din timp a serviciilor unui expert si consultarea lui cu privire la documentele necesare pentru determinarea pierderilor/solicitarilor de despagubiri/daune. Documentele justificative necesare pot varia in functie de metoda de calcul aplicata, care poate varia de la caz la caz. De asemenea, trebuie luata in considerare perioada pierderilor si daca exista pierderi permanente care trebuie sa fie evaluate.

5. Cererea de despagubiri/recuperare pierderi trebuie realizata in timp util, in termenii contractuali, termenii specificati in polite si/sau regulamentul aplicabil. De asemenea, cererea trebuie pregatita cat mai minutios posibil si este recomandabil sa fie facuta impreuna cu consilierii juridici.

Sectorul HoReCa este unul dintre cele mai afectate de aceasta criza, cifrele de afaceri in acest domeniu fiind asteptate sa scada cu peste 50% in acest an, iar executarea contractelor va fi controversata. In acest context, firmele din domeniu se vor confrunta cu siguranta atat cu cereri de despagubiri, cat si de solicitari de daune.

Pentru o mai buna intelegere prezentam cazul unei companii care opereaza un hotel si un restaurant de lux, care vizeaza in principal clienti straini. Pe langa oaspetii hotelului, restaurantul hotelului a fost deschis si altor clienti, care reprezentau aproximativ 50% in vanzari. Compania a suferit pierderi financiare semnificative, ca urmare a masurilor extraordinare impuse dupa declansarea COVID-19: hotelul a fost inchis si toate rezervarile au fost anulate, restaurantul a trebuit inchis pentru public, rezultand o scadere a vanzarilor si, in plus, restaurantul a trebuit sa arunce sau sa doneze o parte din stocul pe care nu-l putea folosi.

Pentru a atenua scaderea vanzarilor, restaurantul a inceput sa ofere clientilor sai posibilitatea de a comanda mancare cu livrare la domiciliu, insa acestea genereaza doar aproximativ 30% din veniturile de dinainte de criza. Din cauza restrangerii activitatilor comerciale, compania si-a redus achizitiile de bunuri si servicii, precum si costurile cu forta de munca, prin disponibilizari si concedii impuse. Revenind la relatiile contractuale, compania are un contract cu furnizorul principal de produse alimentare, iar in acesta este prevazuta o valoare minima de produse ce trebuie achizitionate lunar, iar in caz contrar, furnizorul are dreptul sa solicite plata unei penalitati.

Ce documentatie trebuie avuta in vedere pentru pregatirea solicitarilor de despagubiri si daune?

- costului produselor perisabile / expirate care nu mai sunt utilizabile din cauza limitarii / inchiderii activitatilor comerciale, inclusiv dovada eliminarii / donatii;

- costurilor suplimentare care nu ar fi avut loc daca nu ar fi fost criza (cerinte sporite de curatenie, necesitati de dezinfectare, achizitia de echipamente de protectie);

- rezervarilor anulate si extraselor bancare care confirma restituirea depozitelor;

- penalitatilor, sanctiunilor, dobanzii pentru intarzieri la plata, inclusiv consecintele nerespectarii angajamentelor/obligatiilor bancare (bank covenants);

- sanctiunilor din partea partenerilor comerciali in legatura cu/cauzate de criza;

- dobanzilor pentru intarzieri la plata, inclusiv consecintele nerespectarii angajamentelor/obligatiilor bancare (bank covenants);

- planurilor de afaceri si de marketing, bugetelor companiei inainte si dupa criza, precum si cash-flow-ul companiei inainte, in timpul si dupa criza ;

- masurilor luate in vederea atenuarii efectelor crizei, dar si impactul masurilor statului asupra limitarii pierderilor cauzate de criza, etc.