COALITIA pentru Dezvoltarea Romaniei arata noi probleme ale admistratiei fiscale

Coalitia pentru Dezvoltarea Romaniei (CDR) a cerut in repetate randuri investitii urgente in infrastructura Agentiei Nationale pentru Administrare Fiscala (ANAF) si a sprijinit de-a lungul timpului programul de modernizare derulat cu Banca Mondiala. Din pacate, acest program a esuat si Ministerul Finantelor Publice nu a reusit sa-l inlocuiasca cu alt program de investitii care sa adreseze deficientele majore pe care mediul de afaceri le intampina atunci cand interactioneaza cu ANAF. In consecinta, companiile din Romania se confrunta in practica cu o multime de probleme generate exclusiv de lipsa de digitalizare a administratiei fiscale. Tinem sa mentionam ca membrii CDR angajeaza peste un milion de persoane si sunt responsabili pentru jumatate din produsul intern brut al Romaniei. Enumeram in continuare cele mai importante probleme identificate de companiile membre in asociatiile care compun CDR.

- Fiscalizarea initiala a caselor de marcat se poate face fie depunand un document pe hartie, fie electronic, in Spatiul Privat Virtual (SPV), insa orice corectie a acestui document depus pe hartie (de exemplu, s-a gresit o adresa) nu se mai poate face decat electronic, in SPV. Dar SPV nu ar fi absolut necesar, pentru ca exista, in paralel, si Ghiseul.ro, unde se depun in continuare declaratiile cu semnatura electronica. Cu alte cuvinte, contribuabilul este obligat sa foloseasca SPV doar pentru a regulariza documentul depus pe hartie, pentru ca altfel, se poate si fara. Ar trebui sa existe un singur sistem electronic in care sa se faca toate operatiunile necesare, depunerii, verificarilor si platilor

- Pentru fiecare casa de marcat in functiune, se depune lunar, pana pe data de 20 ale lunii urmatoare, formularul A4200, care contine date despre vanzarile lunii precedente. Problema este ca nu se poate depune un formular centralizator pentru toate casele de marcat ale unei companii, ci se depune cate un formular pentru fiecare casa de marcat, iar procedura in sine este destul de greoaie, presupune instalarea a doua aplicatii, executarea unor pasi (in jur de 15!). La declaratia D394, de exemplu, se depun intr-un singur document zeci de mii de tranzactii. De ce acolo se poate si la casele de marcat nu?

- Pentru fiecare casa de marcat fiscalizata, dar neutilizata, se depune un alt formular, F4109, la fel, pentru fiecare casa de marcat in parte, formular care necesita tot doua aplicatii descarcate de pe site-ul ANAF si mai putini pasi - se trec datele companiei si numarul unic al casei de marcat.

- Pentru obtinerea datelor si depunerea declaratiilor este nevoie de un efort uman si material foarte mare, mai ales ca aceste declaratii se depun pana pe data de 20, nu pana pe 25, ca celelalte declaratii.

- Legislatia care le reglementeaza este foarte veche (OUG 77/99), scopul de atunci fiind acela de a reglementa incapacitatea de plata. Astfel, pentru a nu intra in incapacitate de plata, societatile se inregistrau in baza de date operata de IMI (Institutul de Management si Informatica) si comunicau acestuia datoriile si creantele, scopul fiind ca acestea sa fie compensate. Problema a fost dintotdeauna aceea ca trebuiau raportate lunar foarte multe date - facturile emise si cele primite, pe fiecare partener in parte, ceea ce facea imposibila raportarea marilor companii, cu milioane de clientisi mii de furnizori. Din acest motiv, cele mai multe companii au evitat compensarea prin IMI si au ales varianta compensarii pe hartie, folosind ordine de compensare, emise in dublu exemplar, semnate si stampilate de fiecare partener. Se pot compensa in aceasta varianta datorii si creante mai mici de 10,000 lei.

- Ordinele de compensare pe hartie se pot cumpara doar de la Trezoreria statului, iar un singur formular costa aproximativ 4 lei;

- Formularele de ordine de compensare trebuie completate (fata-verso), semnate si stampilate (desi stampila nu mai este obligatorie de 3 ani, nimeni nu le accepta fara stampila).

- Dupa aproape 20 de ani, legislatia in domeniul compensarii ar trebui revizuita. Ar trebui sa fie permise compensarile de datorii si creante reciproce, operate in varianta electronica intre companii, fara folosirea variantei prin IMI si fara documente pe hartie. Intrucat propunerea vizeaza datorii si creante existente, ea nu are implicatii asupra unor potentiale fraude la bugetul de stat, ci este menita sa simplifice operatiunea de compensare si sa imbunatateasca cash-flow-ul companiilor.

- In cazul unei companii mari fisa are cateva sute de pagini si sunt trecute in aceasta sume din 2005-2006. De ce nu sunt sterse datele mai vechi de termenul de prescriptie? Daca ar fi sterse datele prescrise din fisa, aceasta ar fi mai mica si mai usor de prelucrat.

- Una dintre problemele fisei este ca, datorita marimii, ea nu poate fi trimisa/transformata in Excel, poate fi primita doar intr-un format pdf blocat, ceea ce face imposibila orice incercare de prelucrare/reconciliere/cautare, etc. Mai mult, prescurtarile utilizate si o lipsa de codificare eficienta si clara a declaratiilor care sa asigure trasabilitate ar crea in continuare imposibilitatea efectuarii operatiunilor de verificare si reconciliere, chiar daca structura tabelara in format excel ar fi asigurata (Denumire declaratie/Data depunerii/Tip etc ar trebui marcate distinct).

- O alta problema este ca platile sunt alocate automat, printr-un algoritm, nu conform OPurilor, datorita existentei contului unic. Insa, desi exista cont unic, inca mai exista si conturi distincte pentru cateva impozite. Acest lucru inseamna ca nu se pot reconcilia platile facute de o companie cu ordine de plata cu sumele care apar in fisa, cu consecinta calcularii de majorari si penalitati la sume platite deja. Nu este o problema a fisei fiscale, ci a sistemului de alocare a platilor, dar efectul ajunge in fisa, sub forma sumelor care nu pot fi reconciliate cu OP-urile.

- O alta problema ar fi nesolutionarea situatiilor fiscale ale contribuabililor ca urmare a platilor fara obligatii inregistrate in fisele pe platitori si mentinerea in mod nejustificat a unor sume in contul „Decontari din operatiuni in curs de clarificare”. De cele mai multe ori aceste cazuri sunt determinate de o declarare eronata neintentionata din partea contribuabilului (nu a inclus un anumit tip de impozit in declaratie), plata a fost efectuata in perioada corespunzatoare, dar tinand cont de mecanismul de alocare descris mai sus, la momentul identificarii si depunerii declaratiilor rectificative contribuabilului ii sunt calculate dobanzi si penalitati (care pot fi de valori semnificative).

- De la 1 Ianuarie 2019, se presupune ca intreaga comunicare intre contribuabili/platitori (persoane fizice si/sau juridice) si ANAF se va realiza prin intermediul platformei prevazute pe ANAF, Spatiul Privat Virtual (SPV). Pana la 8 martie 2018 inregistrarea in SPV se realiza cu ajutorul formularului C800, o masura tranzitorie agreata de contribuabili.

- Inregistrarea in SPV, in cazul persoanelor juridice, va presupune completarea unui formular pe platforma dedicata a ANAF. Pentru a putea completa acest formular este obligatoriu ca, in prealabil, sa se detina un certificat digital (obtinerea acestuia presupune completarea formularului F150). Dupa completarea datelor de identificare a contribuabilului (i.e., nume, CUI, etc.) pe platforma dedicata in scopul inregistrarii in SPV, se cere urcarea unor documente in cazul in care acesti contribuabili sunt reprezentati de persoane imputernicite / reprezentante in vederea atestarii calitatii acestora. Ulterior, in urma completarii formularului, se va obtine un numar de inregistrare de la ANAF (electronic - prin e-mail).

- Problema apare in momentul in care, conform Ordinului nr. 660/2017, contribuabilul este obligat sa depuna documentele care atesta calitatea de reprezentant/imputernicit (in original sau in copie legalizata, dupa caz) la ghiseul ANAF (fie la organul de care apartine persoana juridica daca documentele depuse sunt autentice, fie la orice ghiseu daca documentele nu sunt in forma autentica).

- Decizia pare sa fie cel putin anacronica avand in vedere faptul ca scopul SPV este tocmai acela de a evita drumul / deplasarea pana la sediile ANAF si tinand cont de faptul ca acele documente au fost deja depuse online. Prin urmare, abordarea ANAF cu privire la inregistrarea contribuabililor in SPV este ineficienta si incalca scopul principal al acestui serviciu - si anume, comunicarea online intre autoritatisi contribuabili, fara a mai fi nevoie de prezentarea contribuabililor la ghiseele ANAF. Acest lucru ingreuneaza si prelungeste procesul de inregistrare. Sugeram eliminarea acestui pas suplimentar si implementarea unor verificari online.

- In ceea ce priveste utilizarea spatiului privat virtual, in momentul in care un contribuabil isi schimba furnizorul de servicii contabile/ fiscale, metoda de schimbare a drepturilor de utilizare a SPV este foarte dificila si inconsistenta. Propunem in acest sens, un sistem care sa permita o modificare simpla si eficienta, eventual prin crearea unui utilizator primar (e.g. administratorul companiei) care sa poata aloca/ elimina utilizatori pe baza semnaturii lor digitale.

- Mai mult, SPV ar trebui sa implementeze un sistem de notificare (pe e-mail) care sa contina informatii esentiale precum: Numele contribuabilului, CIF-ul si tipul documentului receptionat. Acest lucru ar face mult mai simpla identificarea contribuabilului caruia ii este adresata notificarea, pentru situatia in care o singura persoana este imputernicita sa gestioneze SPV-ul mai multor persoane juridice.

- De asemenea, ar fi extrem de utila o optiune care sa permita adaugarea mai multor adrese de e-mail suplimentare, adrese care sa poata primi notificari cu privire la documentele incarcate in SPV.

- Codul de securitate sa fie trimis la una sau mai multe adrese selectate de catre contribuabil in acest sens. Informatia disponibila in SPV pentru persoane fizice cu privire la obligatii fiscale si plati nu este la zi. De exemplu, daca se solicita o situatie fiscala in ianuarie 2019 aceasta este disponibila in SPV la 30 noiembrie 2018, in cel mai bun caz. Mai mult, este de dorit ca 5 informatia sa fie disponibila in timp real exact ca la fisa fiscala pe platitori in cazul societatilor comerciale si nu lunar

Avand in vedere ca informatia cu privire la rezidenta fiscala exista in baza de date a ANAF ar trebui ca cererea pentru obtinerea certificatului de rezidenta fiscala sa fie facuta online iar certificatul sa fie emis pe loc tot online.

In mod similar, cel putin pentru inceput unde la nivelul impozitelor pe salarii informatia privind impozitul retinut si platit este disponibila in baza de date ANAF, ar trebui ca documentele care se anexeaza cererii pentru atestarea impozitului platit in Romania de persoanele fizice nerezidente sa fie limitate la certificatul de rezidenta fiscala si sa nu se mai solicite documente care sa certifice informatii deja existente in baza de date ANAF ca de exemplu: certificate cu salarial obtinut si copii OP plati bugetul de stat etc.

- In data de 25, serverele ANAF sunt supraincarcate, iar recipisele sunt emise cu foarte mare intarziere. Acest intreg proces de verificare necesita foarte mult timp.

- De asemenea, la momentul incarcarii declaratiilor fiscale, ar fi foarte utila optiunea de incarcare multipla, in urma careia sa fie emis un raport in excel / pdf cu indexul aferent denumirii fiecarei declaratii incarcate. Aceasta optiune ar diminua considerabil timpul de incarcare al declaratiilor fiscale si o prelucrare mai eficienta de catre sistemele ANAF.

- In foarte putine cazuri inspectorii ANAF ajung sa raspunda intrebarilor sau solicitarilor pe e-mail. Interactiunea ar fi mult mai usoara prin intermediul unui astfel de canal de comunicare. Mai mult, in acest sens, ar trebui implementata la nivelul fiecarei directii generale o lista oficiala cu datele de contact ale fiecarui inspector de litera pentru a putea fi mai usor de contactat. Aceasta abordare ar scurta foarte mult procesul de informare (si gasire) a inspectorului responsabil asupra contribuabilului in cauza.

In prezent, legislatia existenta contine prevederi clare doar despre factura electronica. Desi exista prevederi referitoare la semnatura electronica (legea 451/2001 si legea 455/2004) 6 si la arhivarea electronica (legea 145/2007), totusi, aceste prevederi nu sunt corelate cu prevederile altor legi (ex. OMF 2634/2015 privind documentele financiar-contabile), iar in practica, inspectorii fiscali considera ca doar documentele pe hartie (chitante, ordine de plata, documente de insotire a marfii, etc) pot fi considerate documente justificative. Mai mult, exista inca tendinta inspectorilor de a respinge deductibilitatea fiscala a unei cheltuieli efectuate pe baza unui document care nu are intocmai modelul prevazut prin ordinul 2634/2015, desi conform acestuia, modelele sunt orientative, iar continutul documentelor poate fi adaptat de fiecare companie, cu conditia reflectarii fidele a operatiunilor continute. Ca urmare, companiile se confrunta cu un blocaj, in sensul in care, desi ele isi pot converti documentele pe hartie in documente electronice, asa cum prevede Ordinul 2634/2015, pentru a-si optimiza costurile privind depozitarea si arhivarea documentelor, totusi, aceste documente electronice nu sunt recunoscute si acceptate de catre inspectorii fiscali, argumentul principal fiind ca cele convertite nu sunt documentele originale. Consideram ca aceasta abordare nu reflecta nici realitatea anului 2019, in care accentul se pune pe digitalizare, dar nici prevederile legale existente, care permit atat ca documentele electronice convertite sa fie considerate drept documente originale, cat si ca modelele documentelor sa fie adaptate de catre fiecare companie, cu conditia ca acestea sa reflecte intocmai realitatea economica a tranzactiilor desfasurate pe baza acestor documente. Aceste documente electronice ar putea fi mult mai usor de consultat si de verificat si de catre inspectorii ANAF, ceea ce ar eficientiza si activitatea lor, nu doar a contribuabililor.

- Nu exista un sistem omogen, la nivelul tarii, pentru a gestiona impozitele, nici macar impozitele la bugetul statului, fara sa vorbim de taxele locale. Orice amenda luata in orice oras din tara ar trebui sa ajunga in fisa pe platitor si sa poata fi platita, iar informatia de plata sa ajunga si ea in fisa pe platitor. Acum, orice amenda luata in tara, chiar daca este platita local, dar OP-ul nu ajunge la fiscul local, are ca rezultat poprirea contului, desisuma a fost platita.

- Exista numeroase cazuri in care se primesc direct somatii, fara sa se fi primit inainte o decizie de impunere. Poprirea, o data trimisa, este trimisa la toate bancile, asa incat, pentru a evita blocarile conturilor, dovada de plata trebuie trimisa si ea la toate bancile. La nivel local nu exista varianta discutiei cu contribuabilul, in care autoritatile ar putea sa clarifice problema telefonic, inainte sa treaca la blocarea conturilor.

- Desfasurarea activitatii de vamuire este ingreunata de lipsa unui sistem simplificat, ce ar putea permite utilizarea schimbului electronic de informatii cu operatorii (system to system), atat pentru operatiunile de import cat si de export. In contextul pe care il anticipam ca urmare a iesirii Marii Britanii din Uniunea Europeana, volumul operatiunilor 7 vamale va creste semnificativ si constrangerile logistice vor deveni si mai birocratice. Totodata, conform regulamentelor vamale europene, incepand cu 2020, utilizarea unei interfete IT devine obligatorie pentru toate statele membre UE. In lipsa acesteia, un mare numar de articole de lege ar fi practic imposibil de aplicat. Sugeram luarea in considerare a unor masuri care sa sprijine procesul de eficientizare al actualelor proceduri de vamuire si luarea in calcul a introducerii unui astfel de sistem simplificat cat mai rapid.