Man and Machine: Gestiunea digitala a documentatiei proiectelor reduce costurile

Pe masura ce echipele de specialisti din domeniul constructiilor se maresc, iar proiectele devin tot mai complexe, gestionarea corecta a documentelor trebuie sa devina o parte integranta a fluxului de lucru. Managementul deficitar al documentelor este in detrimentul unui proiect si poate duce la intarzieri, depasiri ale bugetului si refaceri de lucrari. Multe companii se straduiesc sa mentina controlul asupra volumului urias de documente. De la planurile de arhitectura si pana la notele de pe planse si RFI, o singura eroare intr-un singur loc poate duce la greseli ce se pot dovedi extrem de costisitoare in executie, cum ar fi: numar ridicat de modificari; timp de munca irosit; date si informatii fragmentate; intarzieri de comunicare; raspuns lent la cererile de modificare; brese de securitate; pachete de predare incomplete. Vestea buna este ca, atunci cand este facut corect, managementul documentelor poate face diferenta dintre succesul si esecul proiectului. Gestionarea acestora intr-un mod eficient, organizat, se concretizeaza atat printr-o afacere de constructii care functioneaza bine, cat si prin majorarea sanselor de castigare a unor noi lucrari.

 

Implementarea software-ului de constructii in fluxul de lucru al companiilor de profil permite luarea unor decizii bazate pe date, creand astfel transparenta care ii tine informati pe proprietarii de proiecte. Cu ajutorul tehnologiei care conecteaza procesele si fluxurile de lucru de-a lungul ciclului de exploatare a unei constructii, practicarea unei bune gestionari a documentelor reprezinta un pas inainte.

 

 

Inca de la inceput, un control mai bun al documentelor aferente unei constructii ofera beneficiarilor acestora posibilitatea de a se asigura ca echipa proprie lucreaza intotdeauna cu cele mai actualizate informatii. Ar trebui sa fie de la sine inteles ca operarea cu date, documente si modele gresite este mare consumatoare de timp, materiale si ore de lucru. In trecut, planurile unui proiect erau stocate la birou in teancuri uriase de hartii si, de fiecare data cand se realiza o modificare, cineva trebuia sa se asigure ca fisierele centrale erau actualizate si ca toata lumea era informata. Astazi, tehnologia care digitalizeaza documentele de constructie si rationalizeaza procesul de gestionare a acestora faciliteaza actualizarea pana la cele mai recente versiuni, contribuind la eliminarea hartiilor si permitand colaborarea intre partile interesate din proiect oricand si oriunde. Facand acest lucru in mod digital, procesul de gestionare a documentelor este automatizat cu actualizari din teren, economisind astfel timp, bani si eventualul disconfort legat de problemele uzuale in trecut. 

 

 

Inainte de implementarea solutiilor digitale, observatiile erau urmarite in notele scrise de mana, care puteau fi ilizibile sau deteriorate. Daca acestea reveneau la birou (in conditii de siguranta), cineva trebuia sa actualizeze informatiile prin metode manuale si sa le transmita mai departe catre partile interesate ale proiectului, pentru aplicarea remedierilor necesare. Chiar si in conditiile folosirii modalitatilor noi si imbunatatite de comunicare si utilizare a tehnologiei in vederea asigurarii ca planurile sunt actualizate, este posibila comiterea de greseli, in absenta unui sistem corect de verificare si de control. Din fericire, aplicatiile software moderne destinate constructiilor pot atenua toate neplacerile respective prin crearea unui set unificat de planuri, pe care toata lumea le poate accesa si actualiza de pe dispozitivele lor mobile, tablete si laptopuri. Aceasta modalitate de lucru garanteaza faptul ca oriunde se afla echipa de proiect - in interiorul sau in afara santierului - ea are permanent la dispozitie cele mai recente documente si modele pe baza carora sa lucreze. In plus, solutiile digitale pot crea o experienta perfecta in urmarirea markup-urilor, a RFI-urilor si a problemelor. Astfel un mai bun control al documentelor de constructii creeaza si o oportunitate de a imbunatati comunicarea, facand-o mai fluida in ambele directii: pe santier si in birou. Prin intermediul software-ului care conecteaza datele pe tot parcursul ciclului de exploatare - de la proiectare, la operare si pana la scoaterea din uz - firmele pot incuraja echipele de proiect sa colaboreze in timp real. Aplicatia de gestionare a documentelor bazata pe cloud pune imediat la dispozitie cele mai recente date pentru toate partile participante - fara upload si download, care sunt consumatoare de timp.

 

 

Rareori se intampla sa treaca o zi fara ca cineva de la locul de munca sa nu aiba probleme sau sa nu aiba nevoie de un raspuns care nu se regaseste in planuri. Indiferent daca este vorba despre un obstacol neasteptat in calea proiectului, o discrepanta intre plan si realitate sau un conflict intre doua aspecte ale lucrarii, problemele si RFI-urile fac parte din proiect, la fel ca si gestionarea acestora. Inainte de implementarea solutiilor digitale, la fel ca si markup-urile, problemele trebuiau scrise manual, transportate fizic, apoi livrate proiectantilor si proprietarului. Dupa ce se lua o hotarare, aceasta era ulterior comunicata contractantului, care o astepta pe santier. Documentarea manuala duce la pierderea comunicarii si la o serie de alte probleme suplimentare, dintre care cele mai grave sunt intarzierile. De fapt, documentatia inexacta este factorul principal care contribuie la modificari, reprezentand 55% din cererile ce au acest obiect. In functie de dimensiunea problemei, etapele gresite ale comunicarii pot pune un proiect in asteptare, pana cand problema este remediata, ducand, in consecinta, la pierderea de timp si scaderea productivitatii. Gestionarea documentelor de constructii bazata pe cloud usureaza procesul, oferind o modalitate simpla de inregistrare a problemelor direct in model, notificand imediat persoanele responsabile. Acest lucru faciliteaza comunicarea si garanteaza faptul ca toata lumea lucreaza la aceleasi probleme si solutii in timp real atat la birou, cat si pe santier. In concluzie, se economiseste timp pretios si se micsoreaza durata perioadei in care este formulat un raspuns ce asigura rezolvarea problemei.

 

 

Eliminarea necunoscutelor si adoptarea unor decizii bazate pe informatii concrete duc in mod cert la consolidarea increderii si cresterea eficientei proceselor de lucru. Aplicatiile de management al constructiilor ofera o imagine a proiectelor asa cum nu a mai existat pana in prezent, furnizand analize utile cu privire la eficienta, performanta si planificare. Accesul la analize imbunatateste in mod net procesul de luare a deciziilor, evitand adesea intarzierile neprevazute. Un alt avantaj al tehnologiei bazate pe cloud este ca, atunci cand datele proiectului se afla intr-un registru central, le ofera managerilor de proiect puterea de alocare si de control al accesului la date, eliminand stocarea lor. Aceasta inseamna ca antreprenorii generali pot atribui probleme direct subcontractorilor si au posibilitatea de a raporta la birou, in timp real, implementarea solutiilor.

 

Un proprietar exigent poate dori detalii mai aprofundate referitoare la modul in care proiectul progreseaza. Desi, in general, beneficiarii trebuie sa fie informati cu privire la starea proiectului, ei nu sunt intotdeauna familiarizati cu modul de raportare a ritmului in care proiectele avanseaza. Cand solicita o actualizare detaliata a progresului unei lucrari, inseamna adesea ca cineva primeste sarcina de a gasi si de a compila documentele, modelele, fisierele si rapoartele relevante, urmand ca ulterior sa-si faca timp pentru a se intalni cu proprietarul si a revizui totul. Instrumentele software accelereaza acest proces, oferind clientilor si partilor interesate claritate si vizibilitate completa asupra unui proiect, de la inceput si pana la sfarsit. Aplicatiile concepute special pentru constructii, care fac toate informatiile de proiect - inclusiv desenele 2D, modelele 3D, precum si alte fisiere - puse in timp real la dispozitia proprietarilor si altor parti interesate, gestioneaza aceasta parte a procesului, fara a consuma din timpul pretios al echipei de profesionisti care participa la realizarea proiectului. Prin solutiile bazate pe cloud, se asigura ca exista o singura sursa de informare bazata pe date reale si adevarate, iar toata lumea are informatiile de care are nevoie pentru a-si indeplini sarcinile cu incredere. Aceasta inseamna ca proprietarii de proiecte vor avea incredere in calitatea produsului final, la momentul predarii acestora.

 

 

Lucrul pe hartie ar putea deveni, in viitorul apropiat, un concept invechit, insa trebuie subliniat ca documentele vor fi, inca, o parte necesara a constructiei. In mod similar felului in care BIM (Building Information Modeling) a imbunatatit abordarea fata de proiecte, progresele din domeniul gestionarii documentelor vor permite imbunatatiri in modul in care sunt colectate, stocate si procesate datele critice ale unei lucrari, pentru a optimiza fluxurile de lucru. Un control mai bun al gestionarii documentelor de constructii duce la luarea unor decizii mai informate, la eficienta, calitate si transparenta, la urmarirea cu o mai mare precizie si incredere a planificarii proiectului. Progresul companiilor din domeniu este asigurat, de cele mai multe ori, de performanta echipelor ce activeaza in cadrul acestora, precum si de dedicatia cu care specialistii respectivi isi indeplinesc sarcinile. Ei au stiinta de a lucra in echipe bine sudate, de a identifica cele mai potrivite materiale si de a intreprinde tot ceea ce este necesar pentru demararea si derularea unui proiect. In prezent, beneficiind de cele mai noi tehnologii, se pot reduce timpul si celelalte resurse consumate pentru gestionarea documentelor, cu beneficii nete adaugate pe parcurs. Astfel, expertii au oportunitatea de a se intoarce la ceea ce le place cel mai mult: constructiile.

 

Specialistii Man and Machine sunt la dispozitia tuturor celor interesati in implementarea solutiilor Autodesk Construction Cloud™, prin care se asigura eficientizarea proceselor de gestionare a documentelor, oferind echipelor de constructii acces facil la toate informatiile despre proiect, de pe orice dispozitiv, inlesnind, astfel, colaborarea perfecta intre acestea.