EY: Ce ar trebui sa ia in calcul companiile la inchiderea de an financiar

Anul 2021 si inceputul lui 2022 au venit cu cateva modificari importante in domeniul contabilitatii, cu impact asupra companiilor la inchiderea acestui an financiar: modificari in planul obligatoriu de conturi, noutatile intervenite pentru entitatile care opereaza planuri de beneficii de tipul Stock Option Plan (SOP) acordate direct de societatea mama sau de catre o alta entitate din grup si cele referitoare la obligatiile de organizare a contabilizarii in Romania pentru persoanele juridice straine, care au locul conducerii efective in Romania. Practic, modificarile vin din necesitatea de a lamuri anumite tratamente contabile, pentru a asigura o mai buna comparabilitate intre diversele entitati raportoare, din nevoia de reglementare a unor cerinte contabile derivate din legislatia fiscala referitoare la calculul impozitului pe profit si din necesitatea de a evidentia informatii detaliate la nivel de tranzactie pentru anumite tipuri de cheltuieli.

 

In cursul anului 2021, au fost publicate reglementari noi cu privire la contabilizarea beneficiilor sub forma de actiuni ale societatii mama sau ale altei societati din grup acordate gratuit angajatilor societatii romanesti. Astfel, daca pana la intrarea in vigoare a OMF 410/2021, entitatile care aplica Ordinul 1802/2014 contabilizau in conturile de capitaluri proprii numai benficiile sub forma actiunilor proprii acordate angajatilor, incepand cu martie 2021, aceasta cerinta se aplica si in cazul in care societatea acorda beneficii sub forma actiunilor sau a altor elemente de capitaluri proprii ale societatii mama sau ale altor entitati din grup.

In octombrie 2021, a fost adusa o clarificare suplimentara si s-a reglementat faptul ca, in situatia in care acordarea de beneficii sub forma actiunilor societatii mama catre angajatii societatii din Romania presupune obligatii de plata pentru entitatea din Romania pentru instrumentele de capitaluri proprii acordate angajatilor sai, entitatea romaneasca va contabiliza distinct acordarea instrumentelor de capitaluri proprii (in contul de capitaluri proprii) de angajamentul de rambursare din cadrul grupului (datoria de plata).

Intr-un prim pas, societatea va trebui sa analizeze planurile de acordare de beneficii pe care le opereaza si sa determine informatiile relevante pentru inregistrarea in contabilitate. Din ce am vazut pana acum in practica, in trecut astfel de informatii nu erau intotdeauna disponibile in departamentul financiar, in special in situatiile in care nu exista angajamente de rambursare intre entitatea locala si societatile din grup.

Asadar, odata ce planurile de acordare de beneficii au fost identificate, in pasul urmator, va trebui determinata valoarea justa la data acordarii beneficiilor sub forma de instrumente de capitaluri, aceasta fiind data la care entitatea si angajatii inteleg si accepta termenii si conditiile tranzactiei. In cazul in care acordul este supus unui proces de aprobare ulterior (de exemplu, de catre actionari), data acordarii beneficiului este data la care se obtine aprobarea respectiva.

In masura in care instrumentele de capitaluri proprii nu sunt listate pe o piata reglementata, determinarea valorii juste la data acordarii va trebui facuta de catre profesionisti in evaluare utilizand modele si tehnici de evaluare general acceptate, pentru instrumentele financiare pentru care nu se poate identifica cu usurinta o piata credibila.

Pentru instrumentele de capitaluri proprii acordate, care intra in drepturi doar dupa indeplinirea de catre angajati a unei perioade specificate de servicii, cheltuielile aferente sunt inregistrate pe masura prestarii serviciilor, pe parcursul perioadei pentru satisfacerea conditiilor de intrare in drepturi, in contrapartida cu conturile de capitaluri proprii.

Suma inregistrata drept cheltuieli intr-un exercitiu financiar va avea in vedere estimarea numarului de instrumente de capitaluri proprii care vor intra in drepturi.

Aceste cheltuieli cu instrumentele de capitaluri proprii care se inregistreaza in contabilitate incepand din 2021, se vor raporta in situatiile financiare in categoria cheltuielilor salariale si vor afecta profitabilitatea operationala a societatii romanesti, chiar daca societatea din Romania nu are obligatii de plata pentru aceste instrumente de capitaluri. De aici poate aparea necesitatea de re-analizare a metodologiei aplicate pentru stabilirea valorii de piata a tranzactiilor cu parti afiliate efectuate de aceste societati.

 

De la mijlocul lui 2021, companiile straine care sunt rezidente fiscal in Romania, conform locului conducerii efective sunt obligate sa isi organizeze contabilitatea conform regulilor romanesti. Inca din 2016 aceste companii straine rezidente fiscal in Romania sunt obligate la plata impozitului pe profit in Romania, dar pana in 2021, legea nu le obliga si la organizarea contabilitatii in Romania. Cum calculul impozitului pe profit are la baza evidentele contabile, in practica aceste societati trebuiau sa decida daca folosesc ca baza evidentele contabile intocmite conform regulilor din statele unde sunt infiintate sau pregatesc un set aditional de evidente contabile in Romania, aplicand aceleasi reguli ca societatile romanesti.

Printr-un ordin emis in iulie 2021, s-a clarificat modul de organizare a contabilitatii de catre aceste societati si s-a reglementat ca primele situatii financiare intocmite in Romania de catre persoanele juridice straine care au locul conducerii efective in Romania corespund datei de 31 decembrie 2021 sau primului exercitiu financiar ales care incepe ulterior datei de 1 ianuarie 2021.

De asemenea, s-a stabilit ca in primul exercitiu financiar de aplicare a noilor reglementari, persoanele juridice straine care au locul de exercitare a conducerii efective in Romania trebuie sa raporteze informatiile determinate potrivit reglementarilor contabile aplicabile in statul in care au fost infiintate, dar evaluate pe baza cursului de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei. 

Pentru conversia rulajelor corespunzatoare operatiunilor derulate in exercitiul financiar de raportare se foloseste cursul de schimb de la data tranzactiilor.

Atunci cand aceasta prevedere nu poate fi aplicata, companiile pot utiliza cursul mediu. Diferenta dintre rezultatul determinat in functie de cursul mediu sau cursul de schimb de la data tranzactiilor si rezultatul la cursul de inchidere se inregistreaza pe seama rezultatului reportat, analitic distinct. Deja, din al doilea exercitiu de raportare, operatiunile derulate se vor contabiliza potrivit prevederilor generale.

In schimb, companiile rezidente fiscal in Romania nu vor aplica prevederile referitoare la obligatia de auditare si nici cele referitoare la intocmirea situatiilor financiare anuale consolidate.

 

Desi pot parea o banalitate, modificarile aduse de Ordinul 85/2022 la planul de conturi obligatoriu devin foarte importante din perspectiva noii raportari SAF-T (Fisierul Standard pentru Audit Fiscal sau Declaratia 406, cum a fost numita).

Mai exact, planul de conturi reprezinta unul dintre nomenclatoarele obligatorii prevazute in schema de raportare SAF-T, iar completarea corecta a campurilor, care sa respecte cerintele administratiei fiscale este absolut necesara. De exemplu, in situatiile in care codificarea conturilor contabile nu respecta radacina de cifre prevazuta de planul de conturi, vor aparea erori de validare a declaratiei.

Separat, daca privim pasii rapizi catre digitalizare realizati odata cu implementarea raportarii SAF-T, constatam ca si informatia contabila, care este in foarte mare masura baza raportarilor fiscale, devine disponibila in timp aproape real autoritatii fiscale.

De aceea, adaptarea in timp real a sistemelor ERP ale societatilor la cerintele legislatiei contabile devine imperioasa, mai ales in contextul aparitiei de noi raportari.

Date fiind toate modificarile de raportare introduse de digitalizare in relatia cu autoritatile fiscale, recomandam departamentelor de contabilitate si taxe sa colaboreze cu departamentele financiare, IT si de resurse umane, pentru a asigura disponibilitatea datelor si resurselor, astfel incat informatiile relevante sa fie colectate si transformate, iar raportarile sa fie automatizate pentru a putea fi finalizate in timp util si de o maniera eficienta. Interconectarea si standardizarea fluxurilor de date si a proceselor operationale din cadrul proceselor de prognoza fiscala, provizionare fiscala si conformitate fiscala pot reduce ineficientele si riscurile.

De asemenea, am spune ca este important ca departamentele de contabilitate si taxe sa fie implicate din timp in demersurile de proiectare si definire, impreuna cu colegii din departamentul de IT, pentru a identifica necesarul de date si fluxuri operationale si pentru a anticipa efectele schimbarilor. Atunci cand functia de raportare fiscala nu este implicata in proiectarea si definirea modificarilor de sistem, departamentele de contabilitate si taxe sunt frecvent nevoite sa efectueze in continuare transformari de date dupa implementarea unor modificari costisitoare ale sistemelor.

Cu alte cuvinte, inchiderea anului 2021 si inceputul anului 2022 vin cu provocari atat in ceea ce priveste modificari ale tratamentelor contabile cu impact evident asupra stabilirii obligatiilor fiscale pentru impozitul pe profit, dar si cu provocari generate de obligativitate a raportariii informatiilor contabile detaliate ca parte a raportarii SAF-T. Sunt schimbari semnificative de paradigma care impacteaza profund functia contabila si fiscala si au implicatii pe termen lung.