ASRO: Cum sa utilizam standardele pentru a face fata unei pandemii?

Nu exista nicio indoiala ca fiecare pandemie produce pagube organizatiilor din intreaga lume - nu numai ca apar probleme legate de scaderea (sau, in unele cazuri, cresterea) cererii de produse sau servicii, dar apar si probleme privind modul prin care o companie poate sa livreze respectivele produse si servicii. Aceasta trebuie sa se adapteze rapid la schimbari si sa gaseasca modalitati noi prin care sa-si continue eficient activitatea.

Trebuie lamurit, in primul rand, ce este o pandemie! Potrivit dictionarului Merriam-Webster, aceasta este definita drept „un focar al unei boli care apare pe o arie geografica larga si afecteaza o proportie deosebit de mare a populatiei.” Din punctul de vedere al operatiunilor de afaceri, pentru majoritatea companiilor acest lucru inseamna:

- clientii sau angajatii nu au contact cu respectivele companii;

- clientii sau angajatii au contact cu acestea, dar se tem pentru propria sanatate deoarece sunt mai vulnerabili in fata pandemiei.

In ceea ce priveste prima problema, companiile incep sa reactioneze, luand masuri in functie de necesitati. Angajatorii pot:

- acoperi lipsa contactului fizic cu clientii ori cu angajatii prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare;

- oferi posibilitatea angajatilor de a folosi locuri alternative pentru a lucra, precum adresa de domiciliu sau alte locatii convenite impreuna;

- folosi canale alternative pentru livrarea produselor lor, prin servicii de logistica externalizate.

Totusi, facand aceste schimbari, mediul de afaceri ajunge sa se confrunte cu mai multe provocari. Prin schimbarea drastica a modului de functionare a activitatii lor, continuitatea operatiunilor este pusa in pericol. Prin accesarea datelor de pe dispozitivele personale ale angajatilor si prin procesarea datelor prin diversi furnizori de servicii Cloud si parteneri logistici, securitatea informatiilor este, de asemenea, pusa in pericol. In sfarsit, acest nou mod de a face afaceri necesita diferite tipuri de abilitati atat din partea angajatilor, cat si a partenerilor din lantul de furnizare, astfel calitatea livrarii produselor si serviciilor fiind pusa in pericol.

Aducand in discutie cea de-a doua problema, legata de sanatatea si siguranta angajatilor sau a clientilor in cazul in care companiile vor continua sa interactioneze cu publicul, angajatorii vor avea nevoie de echipamente de protectie pentru personalul lor si vor introduce reguli de distantare sociala. Cu toate acestea, provocarile cu care se vor confrunta companiile in astfel de situatii vor fi legate de modul in care vor fi implementate solutiile si modul in care acestea vor satisface cerintele clientilor si pe cele ale partenerilor.

Exista insa o veste buna: standardele pot ajuta mediul de afaceri sa faca fata acestor provocari.

SR EN ISO 22301:2020 este standardul care va ajuta sa elaborati un sistem de management al continuitatii activitatii. Acesta defineste modul in care trebuie sa evaluati riscurile ce ar putea perturba operatiunile si lantul de aprovizionare, sa analizati cat de rapid trebuie sa va recuperati pentru a evita daunele semnificative si sa stabiliti ce fel de resurse sunt necesare pentru recuperare. Pe baza acestor informatii, trebuie sa cautati solutii optime care sa va permita recuperarea si elaborarea unui plan de continuitate al afacerilor in cazul unei pandemii.

Asadar, pentru a continua cu succes si fara intreruperi operatiunile zilnice, ar trebui sa analizati de cat personal aveti nevoie, cate echipamente, date, materii prime etc. sunt necesare si in cat timp aveti nevoie de toate acestea, ar trebui sa definiti modul in care le obtineti si, nu in ultimul rand, ar trebui sa descrieti pasii prin care va veti continua afacerea utilizand aceste resurse. In acest scop, trebuie sa efectuati evaluarea riscurilor si analiza impactului asupra afacerii, sa dezvoltati strategia de continuitate a afacerii si sa redactati planul de pandemie pentru afacerea dvs.

SR EN ISO/IEC 27001:2018 este standardul care va ajuta sa elaborati un sistem de management al securitatii informatiei. Acesta defineste, in prima faza, faptul ca trebuie sa aflati care sunt incidentele potentiale, iar mai apoi, ce tipuri de garantii trebuie sa implementati pentru a preveni incalcarea datelor.

Asadar, pentru angajatii care lucreaza de acasa, trebuie sa analizati ce tipuri de incidente pot avea loc: ce se intampla cu datele stocate pe computerele lor si cum/in ce fel pot fi acestea comunicate pe Internet. Doar dupa ce cunoasteti aceste situatii si urmarile lor puteti decide daca angajatii dvs. vor fi obligati sa utilizeze VPN, parole complexe, sa cripteze date, sa utilizeze doar servicii Cloud aprobate in prealabil, sa faca copii de rezerva in mod regulat etc. In cele din urma, ar trebui sa documentati regulile prin politici si proceduri, precum politicile de securitate IT.

SR EN ISO 9001:2015 este standardul care va ajuta sa dezvolti un sistem de management al calitatii. Acesta defineste, printre altele, modul in care trebuie sa va instruiti personalul pentru activitatea pe care o indeplineste si cum sa va selectati furnizorii si partenerii.

In acest caz, ar trebui sa analizati ce tipuri de abilitati sunt necesare pentru a va opera afacerea pe parcursul unor situatii neprevazute si sa incepeti sistematic sa va pregatiti personalul. Astfel, trebuie sa stabiliti: noi canale de comunicare pe care sa le utilizati cu clientii sau cu colegii dvs., reguli pentru activitatea realizata la distanta, in asa fel incat aceasta sa fie indeplinita intr-un mod eficient si sigur, dar si reguli privind modul de lucru la fata locului, respectand distantarea sociala etc.

Pentru furnizori si parteneri, trebuie sa elaborati criterii clare pentru a ii putea selecta doar pe cei care nu va vor pune in pericol lantul de aprovizionare. De exemplu, selectati doar acei furnizori si parteneri care au reguli stricte pentru sanatate si siguranta, care au instruit personalul in distantarea sociala, care au dezvoltat canale de comunicare online etc.

SR ISO 45001:2018 este un standard care va ajuta sa creati un sistem de management al sanatatii si securitatii in munca. Acesta defineste modul in care puteti asigura locuri de munca sigure si sanatoase prin prevenirea traumatismelor si imbolnavirilor determinate de munca, precum si prin imbunatatirea proactiva a performantei referitoare la sanatatea si securitatea in munca.

Unul dintre cele mai importante aspecte ale cerintelor SR ISO 45001 care va poate sprijini in protejarea personalului in cazul unei pandemii este reprezentat de identificarea pericolelor si a riscurilor asociate, astfel incat acestea sa poata fi controlate pentru a imbunatati sanatatea si siguranta. Identificarea pericolelor se realizeaza cel mai bine folosind cunostintele fortei de munca pentru a gasi cele mai bune solutii. Implicarea personalului in aceasta activitate si in rezolvarea problemelor alaturi de dvs. va spori gradul de incredere printre angajati, iar solutiile implementate ii vor face pe acestia sa se simta in siguranta la locul de munca. Aceasta incredere se va reflecta, mai apoi, si in relatia cu clientii companiei, care vor depasi teama de a intra in contact cu angajatii pentru ca vor fi asigurati ca sunt puse in practica toate regulile de protectie a sanatatii atat pentru angajati, cat si pentru clienti.

Pentru a lua masuri impreuna cu personalul dvs., puteti incepe cu o sesiune de brainstorming. Un exemplu ar fi gasirea de cat mai multe raspunsuri si solutii la intrebarea: „Care sunt pericolele cu care ne confruntam in fiecare proces si unde putem reduce aceste pericole pe durata intregii perioade de criza?”

In timpul unei pandemii, acest lucru va poate ajuta sa identificati si sa implementati rapid modificarile pe care trebuie sa le faceti pentru a ramane in siguranta la locul de munca, precum: distantarea sociala, introducerea unor masuri suplimentare de dezinfectare si curatare, utilizarea cat mai redusa si chiar eliminarea documentelor tip hartie si a platile in numerar, cu scopul de a evita contactul direct dintre persoane, si pregatirea si instruirea inlocuitorilor pentru a putea indeplini noi roluri sau noi locuri de munca, in cazul in care vreun angajat va fi afectat de pandemie si nu isi va mai putea continua activitatea la locul de munca.

Cand oamenii se simt in siguranta, vor functiona mai bine - in unele cazuri, productivitatea va fi chiar mai mare decat la locul de munca; aceasta abordare pozitiva va fi resimtita si de clienti, care vor incepe sa prefere o astfel de companie in fata concurentei.

Avand in vedere ca o pandemie nu este ceva programat, de multe ori regulile pentru astfel de evenimente sunt create „in mers”. Cu toate acestea, SR EN ISO 22301, SR EN ISO/IEC 27001, SR EN ISO 9001 si SR ISO 45001 contin linii directoare pregatite care pot fi aplicate eficient chiar si in situatii si circumstante imprevizibile.

La urma urmei, peste 3 milioane de companii din intreaga lume au implementat deja unele dintre standardele de management ISO si, dintre acestea, aproximativ 1,5 milioane au obtinut certificarea.

Standardele sunt cele mai utilizate instrumente care ajuta companiile sa se organizeze mai bine - si sunt un suport real in depasirea unei crize ce a aparut din cauza unei pandemii.

Pachetul de standarde pe care orice companie trebuie sa il detina il gasiti in magazinul online asro cu o reducere de 10 % - Pachet standarde situatii de criza