Whistleblowing: Sistemul de raportare a neregulilor de avertizorii de integritate

Sistemul de raportare a neregulilor de catre avertizorii de integritate poarta numele de whistleblowing. Concret, angajatii, colaboratorii sau chiar persoane din exteriorul unei organizatii, raporteaza fapte care incalca legea, care sunt incorecte sau lipsite de etica, indiferent daca au fost comise de angajatori sau de alti angajati. Raportarea neregulilor se face prin intermediul canalelor puse la dispozitie chiar de organizatie, conform legii, si poate atrage dupa sine sanctiuni disciplinare sau penale pentru cel raportat, daca investigatia confirma aspectele dezvaluite de raportor.

Persoana care face o astfel de raportare privind fapte sau actiuni care incalca legea si/sau etica se numeste avertizor de integritate sau whistleblower, indiferent daca evenimentele pe care le reclama au fost sau sunt comise chiar angajator sau colegi, iar organizatia face parte din sectorul public sau privat.

Calitatea de whistleblower nu este una atribuita oficial, ci revine by default persoanei care face dezvaluirile si care trebuie sa respecte cateva conditii pentru a putea fi catalogate drept raportari whistleblowing: sa fie realizate doar prin canalele de raportare puse la dispozitie de organizatie, sa respecte ordinea stabilita de lege, sa nu aiba drept scop obtinerea unor beneficii si sa nu vizeze conflicte personale sau profesionale intre raportor si raportat.

 

Primele actiuni ce pot fi considerate a fi whistleblowing dateaza inca din secolul VII, atunci cand legiuitorii au inceput sa apeleze la simpli cetateni pentru a detecta si destructura scheme si practici ilegale, oferindu-le acestora o parte din banii la a caror recuperare participau prin dezvaluirile lor.

Revenind in zilele noastre, Uniunea Europeana a aprobat in 2019 o directiva prin care companiile trebuie sa se supuna anumitor reglementari in ceea ce priveste protectia oferita avertizorilor de integritate si a stabilit ca dispozitiile din plan european sa fie transpuse in legislatia nationala pana la data de 17.12.2021, in asa fel incat dupa aceasta data sa produca efecte. Drept urmare, in 2021, Ministerul Justitiei din tara noastra a pus in dezbatere publica proiectul de lege privind „Protectia avertizorilor in interes public”. Desi Comisia Europeana a stabilit un termen tranzitoriu de doi ani necesar implementarii, la momentul scrierii acestui articol (februarie 2022), acesta nu a fost adoptat inca de catre Parlament – proiectul de lege se afla in dezbatere la comisiile de specialitate din cadrul Parlamentului. Comisia Juridica a avizat favorabil proiectul, formuland unele propuneri de modificare a diversi termeni.

Conform proiectului de lege aflat in dezbatere, vor intra sub incidenta legii si vor fi obligate sa se conformeze cu obligatiile impuse de aceasta:

(i) Autoritatile si institutiile publice;

(ii) Persoanele juridice de drept privat care au cel putin 50 de angajati;

(iii) Regiile autonome de interes national sau local, companiile si societatile nationale;

(iv) Societatile la care statul sau o autoritate a administratiei publice locale este actionar, indiferent de numarul de angajati.

 

Obligatiile prevazute de lege pentru acestea sunt, la momentul actual, urmatoarele:

conceperea, implementarea si managementul canalelor de inregistrare a raportarilor, astfel incat sa fie asigurata confidentialitatea identitatii whistleblower-ului si a oricaror alte persoane mentionate in raportare, alaturi de restrictionarea accesului la informatii pentru membrii neautorizati din organizatie;

obligatia de a transmite avertizorului confirmarea primirii raportarii sale, in cel mult sapte zile lucratoare de la primirea acesteia;

desemnarea unei persoane/departament/tert cu atributii in ceea ce priveste primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni complementare si solutionarea raportarilor, care sa actioneze cu obiectivitate si care sa aiba independenta in exercitarea acestor atributii;

Conform Directivei Europene 2019/1937 privind protectia avertizorilor de integritate si a proiectului de Lege ce urmeaza a fi adoptat de Parlament in acest sens, orice forma de represalii impotriva raportorilor este strict interzisa. Printre masurile pe care organizatiile nu au voie sa le ia se numara:

suspendarea contractului individual de munca ori a raportului de serviciu;

concedierea;

modificarea contractului de munca sau a raportului de serviciu;

retrogradarea sau impiedicarea promovarii in munca si a dezvoltarii profesionale;

aplicarea unei sanctiuni disciplinare;

constrangerea, intimidarea, hartuirea sau ostracizarea;

discriminarea, crearea unui alt dezavantaj sau supunerea la un tratament inechitabil;

refuzul de a transforma un contract de munca pe o perioada determinata intr-un contract de munca pe durata nedeterminata, in cazul in care lucratorul a avut asteptari legitime ca i s-ar oferi un post permanent;

refuzul de a reinnoi un contract de munca pe o perioada determinata sau incetarea anticipata a unui astfel de contract;

cauzarea de prejudicii, inclusiv la adresa reputatiei persoanei in cauza, in special pe platformele de comunicare sociala, sau pierderi financiare, inclusiv sub forma pierderii oportunitatilor de afaceri si a pierderii de venituri;

includerea pe o lista sau intr-o baza de date negativa, pe baza unui acord sectorial sau la nivel de industrie formal sau informal, care poate presupune ca persoana in cauza nu isi va gasi, in viitor, un loc de munca in respectivul sector sau in respectiva industrie;

rezilierea inainte de termen sau anularea unui contract pentru bunuri sau servicii;

anularea unei licente sau a unui permis;

solicitarea efectuarii unei evaluari psihiatrice sau medicale.

Proiectul de lege care transpune Directiva Whistleblowing in legislatia nationala, este mentionat faptul ca raportarea trebuie sa curprinda cel putin: nume si prenume, date de contact, contextul profesional in care au fost obtinute informatiile, descrierea faptei susceptibile sa contituie incalcare a legii, probele in sustinerea raportarii si, dupa caz, semnatura.

Identitatea avertizorului de integritate va fi astfel cunoscuta doar de catre responsabilul desemnat, fie ca face parte din organizatie sau din afara ei, si, dupa caz, de managerul organizatiei, daca raportarea nu il vizeaza pe acesta. In cazul semnalarii de catre whistleblower a unor aspecte ce intrunesc elementele constitutive ale unei infractiuni, avertizorii pot beneficia de masurile de protectie prevazute de legea penala.

Avertizarea anonima efectuata de catre un angajat nu a fost pusa in discutie in cuprinsul Directiei Europene si nici cu ocazia intocmirii proiectului de lege privind protectia avertizorilor in interes public, dar contine prevederea care stabileste ca raportarea trebuie sa contina datele de identificare ale avertizorului, precum si alte date care sa ajute la identificarea competentei de solutionare a sesizarii.

 

Printre avantajele implementarii sistemului de raportare whistleblowing se numara:

posibilitatea managerilor de a identifica angajatii care comit sau care pregatesc comiterea unor fapte ilegale cu ocazia derularii activitatilor profesionale;

stabilirea unor modalitati de identificare pentru documente sau bunuri sustrase, recuperarea unor prejudicii, avand la baza activitatea companiei sau a unui colaborator;

descurajarea angajatilor care intreprind sau pregatesc astfel de actiuni ilicite in cadrul organizatiei unde isi desfasoara activitatea ;

managerul ia la cunostinta in timp util de existenta sau derularea unor actiuni ilicite in cadrul companiei si are posibilitatea de a stabili zonele de activitate/departamentele/procesele si procedurile vulnerabile ;

managerii pot dispune masuri pentru diminuarea sau eliminarea unor vulnerabilitati (identificate ca urmare a raportarilor sau a investigatiilor ulterioare), pentru a preveni comiterea unor fraude;

cresterea gradului de incredere in randul stakeholder-ilor;

dezvoltarea sanatoasa a companei;

consolidarea unei culturi antifrauda;

diminuarea majora a prejudiciilor cauzate de frauda interna, externa sau mixta.

Dezavantajele implementarii sistemului de raportare whistleblowing sunt minime, daca nu chiar inexistente, si fac referire la angajatii implicati in comiterea unor fapte ilicite, care pot suporta anumite repercusiuni in urma implicarii in savarsirea unor incalcari ale legii in legatura cu serviciul.

 

Prin implementarea Directivei UE, asa cum a fost ea adoptata de Comisia Europeana, s-a creat oportunitatea companiilor din mediul privat de a colabora cu terte persoane pentru a sprijini integrarea unor masuri cu scopul dezvoltarii nivelului de integritate a angajatilor, precum si de a-i incuraja sa sesizeze faptele ilicite din interior, si nu numai.

Identificarea si punerea in aplicare a unor masuri si proceduri eficiente de protectie a avertizorilor creste gradul de confidentialitate asupra identitatii raportorului, a persoanei vizate si a abaterii semnalate.

Acest context este unul favorabil derularii unor activitati de investigatii business intelligence, astfel incat companiile din mediul privat pot apela la serviciile noastre in vederea efectuarii unor investigatii antifrauda, pentru identificarea cauzelor si imprejurarilor savarsirii unor fapte ilicite, precum si pentru fundamentarea deciziei de actiune a managerului fata de cei implicati, ori, dupa caz, pentru sesizarea autoritatilor competente.

In plus, colaborarea cu o agentie de investigatii corporate, asa cum este si SPIA, ofera managerilor posibilitatea ca, la finalizarea investigatiilor private efectuate, sa detina majoritatea elementelor necesare pentru a lua decizii referitoare la corectitudinea aspectelor semnalate de whistleblower.

Avand in vedere ca Directiva Europeana Whistleblowing permite externalizarea responsabilitatii pentru primirea, inregistrarea, examinarea, efectuarea de actiuni subsecvente si solutionarea raportarilor inregistrate privind sesizarile angajatilor, este posibila crearea unui sistem comun de raportare pentru mai multe companii, mai ales daca acestea fac parte din acelasi grup, au domenii de activitate similare sau daca se afla in relatii comerciale.

Printre avantajele pe care companiile la au in colaborarea cu un investigator privat intr-o raportare whistleblowing, se numara:

verificarile sunt efectuate de persoane cu expertiza in domeniu;

este asigurata protejarea totala a identitatii avertizorului de integritate sau a tertelor persoane indicate in sesizare;

patrunderea investigatorului in mediul de lucru ce are legatura cu aspectele sesizate;

derularea verificarilor cu respectarea cadrului normativ in vigoare, ceea ce face ca raportul privind rezultatul investigatiilor sa poata constitui proba intr-o actiune in instanta;

agentia de investigatii corporate asigura in intregime suportul tehnic si logistic;

disponibilitatea investigatorilor SPIA de a se deplasa la sedii secundare sau alte locatii,pentru completarea datelor necesare in investigatia antifrauda;

accesul unui numar limitat de persoane din companie la datele rezultate in urma investigatiilor;

confidentialitatea datelor obtinute in urma investigatiilor, in raport cu alti angajati din

cadrul companiei si cu alte persoane;

scaderea volumului de activitate pentru angajatii companiei, prin degrevarea lor de actiuni de investigatii, ce necesita specializare si expertiza;

rezultatul investigatiei este pus la dispozitie intr-un timp relativ scurt;

sunt obtinute date complete asupra aspectelor semnalate;

sunt identificare aspecte noi ce au legatura cu sesizarea sau cu angajatul implicat;

efectuarea verificarilor este facuta cu celeritate;

identificarea unor vulnerabilitati existente in activitatea companiei;

stabilirea cu certitudine a implicarii/neimplicarii unor angajati;

consultanta de specialitate acordata pe parcursul derularii investigatiei si ulterior acesteia.