DELOITTE: Semnarea electronica a documentelor de munca, sfarsitul unei ere

Departamentele de resurse umane si-au inceput tranzitia catre era digitala in urma cu mai multi ani. Multe companii sunt dotate cu sisteme adecvate atat pentru o mai buna organizare a proceselor de recrutare pe o piata a muncii din ce in ce mai complexa, cat si pentru coordonarea cat mai eficienta a echipelor. Totodata, s-au schimbat si preferintele angajatilor, avand in vedere dezvoltarea exponentiala a muncii la distanta, cel putin in sectorul serviciilor. Noua tendinta, activata ori, dupa caz, accentuata de pandemia de COVID-19, a aratat ca salariatii isi doresc sa lucreze de la distanta cel putin o parte din programul obisnuit de munca, daca nu permanent.

Prin urmare, companiile au trebuit sa-si modifice deja organizarea resurselor umane si au permis dezvoltarea de instrumente capabile sa raspunda noilor cerinte.

Nu mai lipseau decat reglementarile exprese care sa incurajeze „oficial” angajatorii sa utilizeze semnatura electronica, implinind astfel un proces de digitalizare intr-un domeniu in care premisele induceau imposibilitatea renuntarii la suportul pe hartie (cum se putea inchipui, cu adevarat, o realitate in care nu scoti fizic contractul din dosar?). Si acest aspect a fost rezolvat, odata cu adoptarea Ordonantei de Urgenta nr. 36/2021 privind, intre altele, utilizarea semnaturii electronice in relatiile de munca. S-a raspuns, astfel, necesitatii stringente a angajatorilor de a avea reglementata expres posibilitatea de a semna electronic atat contractele individuale de munca, cat si celelalte documente emise in baza raportului de munca.

Aceasta reglementare este bine-venita, in primul rand, pentru a elimina orice interpretare pe care o puteau avea autoritatile in caz de control, referitoare la posibilitatea utilizarii semnaturii electronice calificate (pentru a semna, spre exemplu, contracte individuale de munca), insa si pentru a oferi siguranta angajatorilor care decid sa aplice noile prevederi legale cu privire la valabilitatea documentelor emise/incheiate. Astfel, pare ca vine, in sfarsit, timpul sa ne luam la revedere de la documentele pe suport de hartie.

Cum mentionam deja, cele mai multe companii sunt echipate cu sisteme HRMS (human resources management system - sistem de management al resurselor umane) pentru toate aspectele legate de salarizare, gestionare administrativa, a timpului de lucru si a activitatilor recurente ce tin de personal. Astfel de instrumente sunt tot mai des utilizate si in urmarirea indicatorilor de performanta, iar companiile se indeparteaza treptat de formatul pe hartie, care a constituit regula pentru toate documentele aferente relatiei de munca, in ciuda implementarii proceselor de resurse umane complet digitalizate.

Asistam, asadar, la finalizarea procesului de dematerializare inceput inca dinainte de instituirea starii de urgenta, care duce la simplificarea semnificativa a activitatii departamentelor de resurse umane si a recrutorilor si ofera si securitate, si confidentialitate.

In acest moment, intrebarea concreta este daca, potrivit prevederilor legale, contractul individual de munca se poate semna electronic. Raspunsul este da, dar trebuie utilizata „semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, insotita de marca temporala electronica sau marca temporala electronica calificata si sigiliul electronic calificat al angajatorului”, conform Regulamentului UE nr. 910/20143 (Regulamentul eIDAS).

O alta intrebare este daca se pot semna si alte documente la distanta. Si in acest caz, raspunsul este afirmativ, semnatura electronica putand fi folosita in domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca. Asadar, angajatorii si angajatii pot opta sa utilizeze tipurile de semnatura electronica in conditiile mentionate pentru intocmirea inscrisurilor din domeniul relatiilor de munca, respectiv la incheierea contractului individual de munca, pe parcursul executarii acestuia sau in legatura cu incetarea contractului individual de munca.

Mai mult, documentele semnate electronic in domeniul relatiilor de munca si al securitatii si sanatatii in munca vor putea fi utilizate de catre angajatori si in raporturile cu institutiile publice.

Este, totusi, de subliniat faptul ca partile trebuie sa utilizeze acelasi tip de semnatura, respectiv olografa sau electronica. Pe de alta parte, angajatorul nu poate obliga persoana selectata in vederea angajarii sau salariatul sa utilizeze semnatura electronica. In acest caz, documentele vor fi in continuare incheiate pe suport de hartie.

Dincolo de aspectele tehnice pe care le implica semnarea documentelor la distanta, este de mentionat faptul ca noua reglementare va permite pregatirea sosirii angajatului in companie si ii va usura acestuia integrarea, prin faptul ca nu va mai pierde primele zile la noul loc de munca in jurul managementului administrativ, completand si semnand documente, ci va avea mai mult timp pentru a se familiariza cu compania si cu misiunile care i-au fost atribuite, asa cum este si firesc.

In plus, posibilitatea semnarii electronice a documentelor reprezinta o solutie valoroasa in special pentru angajatii care lucreaza de la domiciliu/in regim de telemunca sau pentru companiile cu birouri in mai multe spatii geografice.

Implementarea semnaturii electronice in relatiile de munca trebuie sa aiba in vedere si o eventuala regandire a intregului flux de initiere, validare si semnare, respectiv o transpunere in mediul electronic a procesului care acum se deruleaza pe suport de hartie, pentru a respecta, in continuare, regulile stabilite in cadrul companiilor privind incheierea documentelor aferente relatiilor de munca. O abordare unitara poate aduce reale beneficii pentru angajatori, respectiv asistenta multidisciplinara: tehnica si juridica.

Semnatura electronica poate fi integrata cu usurinta in platformele existente in fiecare companie, permitand astfel gestionarea tuturor proceselor de resurse umane dintr-o singura aplicatie software si automatizarea integrala sau doar partiala a sarcinilor in functie de necesitati/propriile preferinte ale angajatorilor: flux de validare a documentelor, memento-uri automatizate pentru semnaturi electronice, urmarirea instruirii angajatilor, colectarea adeverintelor sau a concediilor medicale etc.

Prin urmare, semnarea electronica a contractului de munca si a altor documente ce tin de resurse umane este menita sa permita nu numai digitalizarea tuturor proceselor de resurse umane, ci si simplificarea considerabila si gestionarea resurselor umane, asigurand, in acelasi timp, procese contractuale sigure pentru angajatori, angajati, dar si pentru autoritati.