M247: Principala schimbare adusa de Covid a fost legata de modul de lucru

Pandemia de coronavirus ne-a dat peste cap vietile in nenumarate moduri, insa una dintre cele mai mari schimbari a fost legata de modul in care lucram. Peisajul angajatilor companiilor s-a schimbat atat de mult incat este dificil sa ne imaginam cum ar putea lucrurile sa revina complet la stadiul dinainte de pandemie. Dar este acesta un lucru negativ? Sau este un lucru normal pe care trebuie sa-l sarbatorim?

Orasele din intreaga lume arata foarte diferit in prezent. Migratia in masa catre lucrul de acasa in urma pandemiei COVID-19 a determinat ca centrele oraselor sa se afle intr-o confruntare cu un fel de criza de identitate.

Centrele de afaceri au fost in mare parte golite de legiunile de lucratori de birou care, cu doar un an in urma, faceau naveta in si din toate colturile orasului (si mai departe), inghesuindu-se pentru spatiu in transportul public inainte de a se aseza la coada la una din multiplele cafenele care au aparut peste noapte doar pentru a satisface nevoile lor dinaintea activitatii de lucru. Aceasta era povestea ce avea loc de luni pana vineri in fiecare oras de pe glob. O poveste care s-a sfarsit in Marea Britanie odata cu inceputul primei stari de urgenta nationale.

Pandemia de coronavirus a servit la determinarea folosirii unei scheme pilot aplicate si neasteptate pentru lucrul la distanta la scara larga. Chiar si cele mai progresiste afaceri, cu cele mai extreme planuri de continuitate a afacerii, nu si-au imaginat ceea ce s-ar putea intampla. Organizatiile mici si corporatiile multinationale au trebuit sa se miste rapid pentru a-si proteja angajatii si pentru a migra la un nou mod de lucru, totul in doar cateva zile, iar acesta a fost cu adevarat un test al sistemelor tehnologice pe care afacerile le aveau stabilite. La fel ca in cazul multor scheme pilot, si aceasta a furnizat cateva rezultate surprinzatoare.

Inaintea pandemiei, filozofia acceptata (cel putin printre liderii de afaceri traditionali) era ca birourile fizice aveau un rol crucial pentru productivitate, cultura companiei si obtinerea de talente. Cele mai mari si mai stralucitoare cladiri de birouri din locatii de top au devenit simboluri ale statutului social, semnaland prerogativele economice precum si cele de personal ale companiilor.

Aceste organizatii „traditionale” erau fixate pe ideea ca daca o forta de munca nu poate fi vazuta, inseamna ca aceasta nu lucreaza, si in mijlocul strigatelor pentru lucrul flexibil, acestia faceau tot posibilul sa prezinte birourile ca pe o propunere tot mai atractiva. Spatii deschise pentru colaborare. Sali de relaxare si mic dejun gratuit. Sali de sport si sali de jocuri la sediu. Totul se indrepta spre a determina oamenii sa vina la birou si spre a-i pastra acolo cat de multe ore pe zi este posibil. Prin urmare, cand a intervenit COVID-19 sa provoace aceste filozofii adanc inradacinate despre ceea ce aveau nevoie lucratorii, rezultatele au fost edificatoare.

A fost o surpriza fericita pentru multi lideri de afaceri sa realizeze ca, practic, faptul ca nu trebuiau sa faca naveta ore intregi in fiecare zi poate avea un efect de concentrare asupra lucratorilor. Productivitatea a fost neafectata sau crescuta, iar bunastarea lucratorilor a crescut exponential, deoarece acestia au descoperit un echilibru mai imbucurator si mai semnificativ intre viata personala si cea profesionala. Drumul cu metroul de dimineata a fost inlocuit cu plimbarea cainelui familiei sau o alergare de unul singur, cu toate beneficiile sale asupra sanatatii si starii mentale. Iar in timp ce oamenii incep munca mai tarziu, acestia sunt infinit mai concentrati, mai energizati si mai fericiti cand fac acest lucru. Efectul secundar este ca doua treimi din lucratori declara ca sunt mult mai productivi.

Oamenii se intreaba daca isi doresc sau daca chiar au nevoie sa se mai intoarca la birou odata ce pandemia ia sfarsit. Si chiar si cei mai traditionali lideri de afaceri incep sa se intrebe daca nu cumva ar fi mai buna o abordare flexibila.

Chiar inainte de distribuirea nationala a vaccinului, birourile vor trebui sa gaseasca un nou echilibru. Aceste birouri deschise arata acum mai putin ca niste spatii de colaborare si mai mult ca un focar care asteapta sa se intample. Lucratorii isi doresc sa aiba partitii, vor sisteme de tip unul inauntru unul afara in bucatarii si la toalete si doresc sa foloseasca scarile mai degraba decat liftul. Acestia isi doresc sa fie mai putini oameni in birou, punct.

Cel mai probabil, (daca nu au facut-o deja) unele organizatii vor implementa un sistem de rotatie care divizeaza forta de lucru in doua, cu o jumatate din aceasta lucrand de la distanta in anumite zile si cealalta jumatate lucrand la birou. Alte organizatii pot hotari ca exista anumite roluri care pot fi realizate 100% la distanta, 100% din timp. In toate aceste cazuri, stabilirea sistemelor pentru sustinerea lucratorilor si facilitarea colaborarii in echipa vor fi esentiale.

Din fericire, pentru organizatiile si afacerile de toate dimensiunile, uneltele pentru sustinerea lucrului flexibil si a colaborarii de la distanta nu numai ca exista deja, dar acestea au fost substantial dezvoltate pe parcursul acestui an. Toti marii jucatori precum Microsoft si Google au ascultat cu atentie si au lucrat din greu de-a lungul pandemiei si au reactionat rapid pentru a-si pastra ofertele robuste si relevante. Microsoft Teams a facut minuni pentru mentinerea afacerii, educatiei si grupurilor de comunitate, functionand cu toate motoarele pornite, iar G-Suite a adaugat o suita de noi integrari pentru a face lucrul in echipa un pic mai usor, in timp ce toata lumea este atat de divizata.

Fara indoiala, tehnologia are un rol crucial in privinta biroului din viitor. Detinerea sistemelor potrivite va fi vitala pentru a permite oamenilor sa se intoarca in siguranta la birou. Am mai spus anterior ca tot mai putini oameni vor lucra la birou pentru inca ceva timp, insa chiar si cei care pot fi convinsi sa revina vor avea nevoie de posibilitatea de a se muta de la un birou la altul pentru a permite curatarea profunda periodica. Iar asta inseamna ca trebuie sa fie stabilita tehnologia pentru a sustine atat lucratorii de la distanta cat si pe cei care se tot muta – si pentru a le permite sa lucreze impreuna. Lucratorii au nevoie sa poata sa-si ia laptopul si sa se mute in alta parte (fie acasa sau la un alt etaj din birou) si sa aiba tot ceea ce au nevoie la dispozitie. Pentru a mentine productivitatea, colaborarea si cultura biroului, granitele dintre a fi in persoana in birou si a lucra de la distanta trebuie sa dispara.

In ceea ce priveste procesele, va fi tentant pentru organizatii sa se reintoarca la practicile dinaintea pandemiei cand totul se incheie. Insa pentru ca afacerile sa-si mentina capacitatea de raspuns si sa ramana agile cu privire la viitoare focare, ar fi intelept sa-si reconfigureze procesele dintr-o prima perspectiva digitala. Acesta este singurul mod de a se asigura ca exista o fundatie puternica pentru un model de operare imbunatatit care asigura rezilienta si continuitatea afacerii, precum si echilibrarea celor mai bune aspecte ale lucrului in persoana si ale celui de la distanta.

Biroul dupa COVID ofera oportunitatea perfecta pentru organizatii de a se elibera de procesele mai putin optime si de aplicatiile existente care prolifereaza doar prin inertie. Managerii IT au puterea de a fi si mai creativi, de a economisi costuri si de a transforma locurile lor de munca in ceva mai bun.

Un birou hibrid al viitorului are beneficii nespuse pentru manageri, echipe si economie. Organizatiile vor trebui sa se gandeasca cu atentie la ce spatiu au nevoie, unde au nevoie de acesta si cum ar trebui sa-l configureze mai bine. Unii lucratori vor dori sa lucreze de acasa in majoritatea timpului – acestia pur si simplu nu vor dori sa revina la naveta. Iar daca afacerile vor sa pastreze tot talentul in care au investit si pe care l-au incurajat, vor trebui sa fie flexibile in asteptarile pe care le au de la echipele lor.

Mobilizarea de imobiliare mai ieftine pentru a oferi birouri satelit poate deveni ceva obisnuit, economisind bani pentru afaceri, dar si pentru lucratorii care, fara naveta, ar putea sa descopere un adaos de 3.000£ pe an in buzunarele lor. Acestia sunt bani pe care ii vor introduce inapoi in economie in alta parte.

Munca de teren a fost deja stabilita pentru biroul viitorului. Lucratorii au fost foarte directi privind ceea ce-si doresc sa se intample. Acestia vor ca rezultatele lor sa fie judecate in functie de valoarea pe care o creeaza, decat in functie de timpul pe care il acorda si trei sferturi doresc sa mentina nivelul de flexibilitate pe care COVID-19 l-a oferit.

Unele afaceri s-au angajat deja la „noul normal”, Twitter fiind printre primii care si-a anuntat angajatii ca pot lucra de acasa „pentru totdeauna”, daca asta este ceea ce-si doresc.

Ramane de vazut cum vor evolua lucrurile, insa iti putem spune ca este improbabil ca biroul sa mai arate vreodata la fel, iar viitorul muncii si al birourilor evolueaza in mod constant.