In ultimii ani, livrarea in stil clasic a unor calculatii si rapoarte salariale standard nu a mai fost suficienta pentru procesul decizional. Cu atat mai mult, in contextul “pandemiei Covid”, companiile au avut nevoie de analize mai complexe si in acelasi timp usor interpretabile, pentru a lua decizii rapide privind structura de personal si cheltuielile aferente.Comparatia dintre buget si datele in timp real este o analiza ce capata o importanta din ce in ce mai mare in procesul decizional al managerilor si liderilor, iar accesul facil la astfel de date devine esential. Astfel a aparut nevoia de vizualizare a datelor de salarizare ale intregii organizatii si de vizibilitate a tuturor proceselor de salarizare la nivel global. Acest lucru pare un obiectiv greu de atins in conditiile in care cele mai multe companii utilizeaza programe software diferite in fiecare tara si chiar furnizori de servicii de salarizare diferiti. Managerii ajung astfel sa aiba de-a face cu o multime de formate de rapoarte diferite pe care trebuie sa le analizeze. In mod traditional, departamentele interne desfasoara multa munca de rutina pentru uniformizarea acestor rapoarte si consolidarea catre grup.
In cazul companiilor internationale sau multinationale, uniformitatea in raportarea pe care o fac subsidiarele devine importanta, deoarece rezultatele sunt mai usor si mai rapid de accesat, comparatiile fiind relevante.
O solutie alternativa actuala este implementarea unei platforme globale de salarizare – o platforma unica ce ofera tablouri de bord care creeaza vizibilitate asupra activitatilor de procesare a salariilor pentru toate tarile/entitatile din grup.
Ce este o Platforma Globala de Salarizare?
O astfel de solutie tehnica este dezvoltata sa actioneze ca un liant intre sisteme diferite, sa creeze automat rapoarte uniforme, folosind ca sursa de date simple state de plata in format excel, generate de programul local din fiecare tara .
Desi configurarea platformei poate fi un proces de durata, rezultatul implementarii asigura un nivel superior de vizualizare a datelor
Pe langa obiectivul principal de uniformizare in raportare, o astfel de platforma vine la pachet si cu alte avantaje, reprezentand o experienta consecventa la nivel global, cu respectarea concomitenta a regulilor de conformitate locala:
- Standardizeaza procedurile si controlul proceselor de salarizare- economie considerabila de timp;
- Elimina schimbul de informatii pe email- inputul si outputul salarial se realizeaza prin upload si download din platforma, in conditii de securitate a datelor;
- Asigura vizualizarea in timp real a procesului de calcul salarial – se transmit notificari automate pe email direct persoanelor responsabile de fiecare activitate;
- Asigura interfata cu o arie larga de sisteme de resurse umane si financiare.
Care sunt ingredientele unei implementari de succes?
Sunt trei actori implicati intr-o astfel de implementare: echipa de proiect a companiei, echipa tehnica de configurare a platformei si furnizorul local de servicii de salarizare, fiecare cu un rol diferit. Centrul intereselor il reprezinta, insa, nevoile companiei: intelegerea specificului local, definirea legaturilor dintre elementele statului de plata local si rapoartele platformei globale si in final, vizualizarea datelor din calculul salarial in tabloul de bord, prin rapoartele uniform dezvoltate (rapoarte de cost, variatii lunare, note contabile, rapoarte privind personalul activ la nivel de individ, tara sau intreaga organizatie, rapoarte KPI privind derularea in timp a calculatiei salariale, precum si interfata de tipul “Employee Self Service” pentru salariati).
Odata configurarile tehnice ale platformei incheiate, urmeaza etapa de testare: un calcul salarial ipotetic pentru una sau doua luni, inainte de prima luna de utilizare efectiva. Cu cat scenariile de testare sunt mai complexe, cu atat se asigura un grad mai inalt de confort in utilizarea platformei.
Expertiza locala ramane un factor important
Dincolo de obiectivul cheie de armonizare a rapoartelor de salarizare si de avantajele evidente oferite de solutiile globale pentru procesele de salarizare, acestea trebuie sa asigure conformitatea cu legislatia locala. In acest sens, rolul echipei locale este covarsitor in etapa de implementare. Prezentarea obligatiilor de raportare locala si a termenelor legale aferente reprezinta punctul de start pentru construirea de solutii viabile. In cazul Romaniei, astfel de cerinte de raportare si procese specifice tarii sunt: pregatirea si depunerea declaratiilor lunare privind taxele salariale, decontarea sumelor din concedii medicale de la Casele de Sanatate, precum si raportarile la Inspectoratele Teritoriale de Munca, procese care raman in sarcina furnizorului local de servicii.
