Man and Machine: Gestiunea digitala a documentatiei proiectelor reduce costurile

Pe masura ce echipele se maresc si proiectele de constructii devin tot mai complexe, gestionarea corecta a documentelor trebuie sa fie o parte integranta a fluxului de lucru. Gestionarea deficitara a documentelor este in detrimentul unui proiect si poate duce la intarzieri, depasiri ale bugetului si refaceri de lucrari.

Pentru cei mai multi dintre noi, gestionarea documentelor de constructie este o parte inevitabila si necesara a procesului de lucru. Acestea fiind spuse, multe companii se straduiesc sa mentina controlul asupra volumului urias de documente ale proiectului. De la planurile de arhitectura si pana la notele de pe planse si RFI, o singura eroare intr-un singur document poate duce la greseli costisitoare in executie.

Firmele de constructii care nu detin un sistem de control al documentelor intampina o multitudine de probleme, precum fisiere care lipsesc, care nu se actualizeaza la nivelul intregii echipe sau care ajung pe maini gresite. Companiile care se confrunta in mod constant cu oricare dintre urmatoarele sapte probleme ar trebui sa ia in considerare utilizarea unui sistem de control al documentelor proiectului de constructie pentru a imbunatati fluxul de lucru pe toate planurile.

Potrivit unui raport FMI, datele si informatiile deficitare au costat industria constructiilor din SUA din anul 2018 peste 31,3 miliarde de dolari. Un numar mare de cereri de modificari sunt generate din cauza lipsei controlului asupra versiunilor pe desene si planuri. Cand muncitorii care asambleaza structura lucreaza pe un set vechi de planuri care nu reflecta ultimele modificari, greselile sunt practic inevitabile.

O cantitate substantiala de munca valoroasa este irosita in fiecare an in incercarea de a gasi anumite fisiere intr-o documentatie nestructurata compusa din sute sau mii de documente. Echipele de constructii au nevoie de raspunsuri rapide cand vine vorba de modificari de proiect sau de orice cerere de informatie (RFI) care apare in timpul constructiei. Este dificil sa gestionezi modificarile si sa raspunzi eficient in lipsa unui sistem centralizat de control al documentelor.

Multe dintre firmele de constructii care incearca sa utilizeze optiuni de stocare gratuite sau la preturi reduse, care nu sunt concepute special pentru controlul documentelor, pot ajunge sa isi distribuie fisierele creand informatii fragmentate. Optiunile de control al documentelor variaza in functie de servicii, facilitand bresele de securitate. Aceste servicii terte impun aproape intotdeauna o limita de stocare, chiar si pentru conturile platite, si accepta doar anumite tipuri de fisiere. Unele conturi de stocare sunt chiar uitate cu desavarsire dupa incheierea unui proiect, ducand la pierderea documentelor care devin necesare cand se ivesc probleme cu constructia.

Intarzierile de comunicare cauzate de problemele legate de controlul documentelor sunt foarte frecvente pe santier. Atunci cand un membru al echipei sau un subcontractant trebuie sa solicite accesul la documentele esentiale, neavand acces de la inceput, intarzierile de cateva ore sau chiar de cateva zile pot produce intarzieri ale proiectului fata de planul de executie. Mai mult, fisierele incompatibile si lipsa accesului de pe dispozitivele mobile existente pot de asemenea ingreuna comunicarea in cazul cererilor de modificare a planselor si a RFI-uri.

Cum proiectele de constructii genereaza in medie 56 de cereri de modificare pe parcursul proiectarii si executiei, nu exista nicio modalitate prin care procesele manuale sa poata tine pasul cu solicitarile aparute. Chiar si o intarziere de numai cateva ore in transmiterea modificarilor documentelor esentiale ale proiectului poate duce la pierderi de material si manopera.

Chiar daca industria constructiilor nu a fost vizata de incercarile de hacking la fel de mult ca firmele din domeniul sanatatii si al comertului cu amanuntul, au existat o multime de scurgeri de date serioase in ultimii ani in cadrul industriei. In 2017, peste 80% dintre companiile chestionate din domeniul constructiilor au raportat cel putin un caz de frauda.

Practicile deficitare ale controlului de documente reprezinta un punct slab in accesarea datelor sensibile. Practicile nesigure, cum ar fi utilizarea detaliilor de conectare comune partajate intre membrii echipei, pot duce la acces neautorizat atunci cand un singur dispozitiv sau cont este spart. Conturile individuale de utilizator pe nivel de acces reprezinta un mod mai sigur si mai eficient de protejare a datelor sensibile.

Pachetele de predare ar trebui sa includa cele mai recente versiuni ale tuturor fiserelor si planurilor de situatie, executie si sisteme interne ale cladirii. Din pacate pachetele de predare contin adesea doar o parte din datele pe care ar trebui sa le contina sau se bazeaza pe documente invechite si incorecte. Proprietarii si operatorii cladirii finalizate trebuie adeseori sa plateasca pentru lucrari independente de cercetare si inspectie pentru a colecta informatii exacte despre propriile lor cladiri.

Vestea buna este ca, atunci cand este facut corect, managementul documentelor poate face diferenta dintre succesul si esecul proiectului. Gestionarea tuturor documentelor intr-un mod eficient, organizat, inseamna atat o afacere de constructii care functioneaza bine, cat si castigarea de noi proiecte.

Potrivit Consepsys, scopul sau „este de a impune procese si practici controlate pentru crearea, revizia, modificarea, emiterea, distribuirea si accesibilitatea documentelor”. Mai mult, un control bun al documentelor „garanteaza ca documentatia disponibila la punctele de lucru din cadrul unei organizatii beneficiaza de increderea utilizatorilor sai si contine informatii actualizate, fiabile, verificate si aprobate”.

Aceasta inseamna ca documentele si informatiile ar trebui sa corespunda urmatoarelor criterii:

- Asigurati-va ca documentele dvs. sunt gestionate, organizate si usor de cautat

- Includeti totul, de la proiecte, RFI-uri, specificatii, modele de proiectare, liste de verificari, contracte etc

- Stocati documente intr-un loc accesibil si sigur pentru fiecare angajat si parte interesata - instrumentele bazate pe cloud sunt ideale

- Asigurati-va ca accesul este permis pe tot parcursul ciclului de viata al constructiei - incepand de la proiectare si pana la inchiderea proiectului - astfel incat proprietarii, operarea si mentenanta sa il poata accesa mai tarziu. Este crucial sa aveti un sistem de control al documentelor de constructie pentru a va centraliza documentele de proiect. In plus, utilizarea unor instrumente digitale robuste pentru gestionarea documentelor de constructie poate duce la rezultate mai bune pentru proiecte, inclusiv la o crestere a productivitatii proiectului si a colaborarii, mai putine erori si modficari si mai putine riscuri.

Implementarea software-ului de constructie in fluxul dvs. de lucru permite luarea de decizii bazate pe date, creand transparenta care ii tine informati pe proprietarii de proiecte. Cu tehnologia care conecteaza procesele si fluxurile de lucru de-a lungul ciclului de viata al constructiei, practicarea unei bune gestionari a documentelor reprezinta un pas inainte.

Chiar de la inceput, un control mai bun al documentelor de constructie va ofera posibilitatea de a va asigura ca echipa dvs. lucreaza intotdeauna cu cele mai actualizate informatii. Ar trebui sa fie de la sine inteles ca lucrul cu date, documente si modele gresite iroseste timp, materiale si ore de lucru .

In trecut, planurile erau stocate intr-un teanc urias la birou si, de fiecare data cand se realiza o modificare, cineva trebuia sa se asigure ca fisierele centrale erau actualizate si ca toata lumea era informata. Astazi, tehnologia care digitalizeaza documentele de constructie si rationalizeaza procesul de gestionare a acestora usureaza pastrarea la zi a celor mai recente versiuni, ajutand la eliminarea hartiilor si permitand colaborarea intre partile interesate din proiect oricand si oriunde. Facand acest lucru digital, procesul de gestionare a documentelor este automatizat cu actualizari din teren, economisind timp, bani si eventuale dureri de cap.

Inainte observatiile erau urmarite in notele scrise de mana - care puteau fi ilizibile sau deteriorate. Daca acestea reveneau la birou (in siguranta), cineva trebuia sa actualizeze informatiile manual si sa le transmita mai departe catre partile interesate ale proiectului pentru a fi remediate. Chiar si cu modalitatile noi si imbunatatite de utilizare a tehnologiei pentru a ne asigura ca planurile sunt actualizate, este posibil sa comitem greseli in lipsa unui sistem corect de verificare si de control.

Din fericire, software-ul modern de constructii poate atenua aceste neplaceri prin crearea unui set unificat de planuri pe care toata lumea le poate accesa si actualiza de pe dispozitivele lor mobile, tablete si laptopuri. Acest lucru va asigura ca oriunde se afla echipa dvs. de proiect - in sau in afara santierului - are cele mai recente documente si modele pe care sa lucreze.

In plus, solutiile digitale pot crea o experienta perfecta in urmarirea markup-urilor, a RFI-urilor si a problemelor. Astfel, imbunatatirea controlului documentelor de constructie creeaza si o oportunitate de a imbunatati comunicarea, facand-o mai fluida in ambele directii: pe santier si in birou. Cu software-ul de constructii care conecteaza datele pe tot parcursul ciclului de viata - de la proiectare pana la operare - firmele pot incuraja echipele de proiect sa colaboreze in timp real. Software-ul de gestionare a documentelor bazat pe cloud pune imediat la dispozitie cele mai recente date pentru toate partile participante - fara upload si download consumatoare de timp.

Se intampla rar sa treaca o zi fara ca cineva de la locul de munca sa nu aiba probleme sau sa nu aiba nevoie de un raspuns care nu se regaseste in planuri. Indiferent daca este vorba despre un obstacol neasteptat in calea constructiei, o discrepanta intre plan si realitate sau un conflict intre doua aspecte ale proiectului, problemele si RFI-urile fac parte din proiect, la fel ca si gestionarea lor. Inaintea solutiilor digitale, la fel ca si markup-urile, problemele trebuiau scrise manual, transportate fizic, apoi livrate proiectantilor si proprietarului. Cand se lua o hotarare, aceasta era apoi comunicata inapoi contractantului, care probabil astepta pe santier.

Documentarea manuala duce la pierderea comunicarii si la probleme suplimentare, precum intarzierile. De fapt, documentatia inexacta este factorul principal care contribuie la modificari, reprezentand 55% din cereri. In functie de dimensiunea problemei, etapele gresite ale comunicarii pot pune un proiect in asteptare pana cand problema este remediata, ducand la pierderea a nenumarate ore de productivitate.

Gestionarea documentelor de constructie bazata pe cloud usureaza procesul oferind un mod usor de inregistrare a problemelor direct in model, notificand imediat persoanele responsabile. Acest lucru faciliteaza comunicarea si garanteaza faptul ca toata lumea lucreaza la aceleasi probleme si solutii in timp real, atat la birou, cat si pe santier. In concluzie, acest lucru economiseste timp si micsoreaza timpul de raspuns in rezolvarea problemei.

Eliminarea necunoscutelor si luarea deciziilor bazate pe informatii concrete cresc increderea si eficienta. Aplicatiile de management de constructii ne ofera o imagine a proiectelor noastre asa cum nu am mai avut pana acum, furnizand analize privind eficienta, performanta si planificarea. Accesul la analize duce la o mai buna luare a deciziilor, evitand adesea intarzierile neprevazute. 

Un alt avantaj al tehnologiei bazate pe cloud este ca, atunci cand datele proiectului se afla intr-un registru central, le ofera managerilor de proiect puterea de alocare si de control al accesului la date, eliminand stocarea. Aceasta inseamna ca antreprenorii generali pot atribui probleme direct subcontractorilor si pot raporta in timp real la birou implementarea solutiilor.

Un proprietar entuziast poate dori detalii mai aprofundate privind modul in care proiectul progreseaza. Desi trebuie sa fie informati cu privire la starea proiectului, ei nu sunt intotdeauna familiarizati cu modul in care proiectele avanseaza. Cand solicita o actualizare detaliata a progresului unui proiect, inseamna adesea ca cineva are sarcina sa gaseasca si sa compileze documentele, modelele, fisierele si rapoartele relevante, iar apoi sa-si faca timp pentru a se intalni cu proprietarul si a revizui totul. Instrumentele software usureaza acest proces, oferind clientilor si partilor interesate claritate si vizibilitate completa asupra unui proiect de la inceput si pana la sfarsit.

 Aplicatiile concepute special pentru constructii, care fac toate informatiile de proiect - inclusiv desenele 2D, modelele 3D precum si alte fisiere - disponibile in timp real proprietarilor si altor parti interesate, gestioneaza aceasta parte a procesului , fara a lua din timpul pretios al echipei tale. Solutiile bazate pe cloud se asigura ca exista o singura sursa de adevar si ca toata lumea are informatiile de care are nevoie pentru a-si face treaba cu incredere, ceea ce inseamna ca proprietarii de proiecte vor avea incredere in calitatea produsului final la momentul predarii.

Lucrul pe hartie ar putea deveni in viitorul apropiat un concept invechit, dar documentele vor fi inca o parte necesara a constructiei. Asa cum BIM ne-a imbunatatit abordarea fata de constructie, tot asa progresele din gestionarea documentelor vor permite imbunatatiri in modul in care colectam, stocam si procesam datele critice ale proiectului pentru a optimiza fluxurile de lucru. Un control mai bun al gestionarii documentelor de constructie duce la luarea unor decizii mai informate, la eficienta, calitate si transparenta, la urmarirea cu o mai mare precizie si incredere a planificarii proiectului.

Ati ajuns unde sunteti pentru ca iubiti ceea ce faceti si pentru ca sunteti buni la asta. Stiti cum sa formati o echipa, unde sa gasiti materialele potrivite si sa faceti tot ce este necesar pentru demarea unui proiect. Acum, cu cele mai noi tehnologii, puteti reduce cantitatea de timp si resurse pe care le consumati pentru gestionarea documentelor, cu unele beneficii adaugate pe parcurs, si va puteti intoarce la ceea ce va place cel mai mult: constructiile.

 

 ***

Specialistii Man and Machine sunt la dispozitia tuturor celor interesati in implementarea solutiilor Autodesk Construction Cloud ™, prin care se asigura eficientizarea proceselor de gestionare a documentelor, oferind echipelor de constructii acces facil la toate informatiile despre proiect, de pe orice dispozitiv, inlesnind, astfel, colaborarea perfecta intre acestea. Pentru informatii suplimentare click aici!