Odata cu apropierea verii, din ce in ce mai multi oameni se gandesc la vacante. In conditiile in care restrictiile au fost complet ridicate, apetitul pentru concedii este cu atat mai mare.Nu este deloc surprinzator, deci, ca mijlocul anului este in mod traditional perioada in care din ce in ce mai multi angajati isi programeaza concediile. Cu toate acestea, atmosfera din birouri poate fi una nu chiar… senina.
Ce este de facut in aceste cazuri pentru ca productivitatea sa nu scada si, in acelasi timp, pentru ca angajatii sa plece in vacantele binemeritate si sa fie mentinuta o atmosfera placuta in echipa?
Frictiuni din cauza concediilor?
Concediul anual de odihna este, fara indoiala, cea mai asteptata perioada de catre toti angajatii, dar poate fi, de asemenea, cea mai mare cauza a frictiunilor la locul de munca. Spre exemplu, in cadrul unui studiu derulat in 2013, officebroker.com a intervievat 500 de angajati cu privire la drepturile lor de concediu si a descoperit ca 1 din 20 isi rezervase strategic concediul doar pentru a enerva un coleg. In plus, 13% dintre angajati au dezvaluit ca nu si-ar impartasi niciodata intentiile de concediu de teama ca nu cumva colegii sa rezerve in acelasi timp.
In 2022, subiectul concediului anual de odihna este mai actual ca niciodata. Odata cu ridicarea restrictiilor impuse in timpul pandemiei - atat la nivel national, cat si la nivel global -, angajatii se grabesc acum sa recupereze calatoriile in care nu au mai putut pleca in ultimii doi ani. De asemenea, numai in luna iunie sunt doua sarbatori legale, care sunt prilej de creat „punti” si de mini-vacante.
Din aceste motive, este posibil sa se creeze situatii tensionate cauzate de suprapuneri de concedii, carora echipa de management le-ar putea face fata cu greu.
Asadar, ce poti face, in calitate de manager de resurse umane, pentru a-ti ajuta organizatia sa gestioneze in mod echitabil cererile de concediu in urmatoarele luni, asigurandu-te in acelasi timp ca exista destui angajati pentru a mentine productivitatea in companie?
1. Stabileste o procedura clara cu privire la concedii
In primul rand, asigura-te ca este foarte clar pentru toata lumea care este procedura corecta pentru programarea concediului de odihna.
Daca angajatii stiu exact cate zile de concediu au la dispozitie, care sunt perioadele in care nu este posibil sa isi ia concediu (perioade aglomerate) sau cand trebuie sa isi ia liber (cand organizatia este inchisa, de exemplu), probabilitatea aparitiei problemelor scade.
Nu uita sa iti informezi angajatii cu privire la numarul de persoane din aceeasi echipa care pot fi libere simultan, daca exista oameni ale caror concedii nu se pot suprapune, sau daca anumiti angajati au prioritate in acest sens.
Asigura-te ca oamenii pot accesa foarte usor politica privind concediile anuale - de preferat in soft-ul HR - si ca exista o procedura bine stabilita cu privire la aprobarea/respingerea cererilor de concediu.
2. Fii prevazator si planifica din timp
Gestionarea concediilor anuale este o sarcina care le provoaca adesea mari batai de cap managerilor de resurse umane. „Jonglatul” cu solicitari de vacante care se bat cap in cap si asigurarea ca exista suficienti oameni pentru a mentine activitatea companiei pot fi un cosmar de logistica. De aceea, implementarea si utilizarea unui software bun de gestionare a resurselor umane te poate scuti de irosirea timpului si de mai mult stres.
Un modul eficient de gestionare a fluxurilor de solicitare si aprobare a absentelor iti poate permite sa vizualizezi in timp real calendarul si sa stii exact cine si cand este liber. Astfel, ca manager de resurse umane, poti depista rapid daca urmeaza sa existe concedii care se suprapun.
3. Incurajeaza angajatii sa isi programeze concediile din timp
Incurajeaza oamenii sa isi depuna cererile de concediu din timp, in special pentru perioada verii sau de sarbatori. Daca toata lumea este constienta ca trebuie sa planifice din timp, atunci angajatii nu se mai pot plange daca intervalul pe care l-ar fi preferat a fost ocupat.
De asemenea, oamenii din companie ar trebui sa stie clar ca nu este garantat ca cererile lor de concediu vor fi aprobate de fiecare data. Este esential ca, odata ce un angajat a trimis o cerere de concediu, sa existe un program gestionare a resurselor umane care sa faciliteze acest proces.
WizOne - solutia pentru o gestionare facila si eficienta a resurselor umane
Cu ajutorul unui program de management HR, angajatorii au acces la dosarele tuturor angajatilor, pot facilita transferul online de informatii intre angajati, pot gestiona concediile cu ajutorul functionalitatii de solicitare si aprobare a cererilor sau a altor tipuri de absente si pot elibera adeverinte si sa aiba o evidenta a training-urilor la care participa angajatii.
Un astfel de program este WizOne, softul HR dezvoltat de Wizrom. Acesta reprezinta solutia ideala pentru companiile care se adapteaza constant la nevoile angajatilor si la realitatea de pe piata muncii. Cu WizOne, un instrument cu un grad mare de eficienta si precizie, te poti asigura ca organizatia ta are avantajul de a fi intotdeauna la curent cu noile provocari si ca este mereu pregatita sa le faca fata.
*** Articol realizat de specialistii de la Wizrom, dezvoltator de aplicatii digitale pentru afaceri.
