Constantin Magdalina, Valoria: Lean ajuta companiile sa-si dea jos "kilogramele"

Pandemia ne-a adus magazinele in casa. Curierii au devenit la fel de cunoscuti ca vecinii, iar comertul online a inflorit. Internetul a facut din factorul timp un indicator care orienteaza click-ul achizitiei produselor/serviciilor. Cum ajuta Lean la imbunatatirea proceselor in companii?

In acelasi timp, Internetul a facut imbunatatiri remarcabile ale proceselor de business, fie ele de marketing, vanzari, lant furnizor sau financiar. Interactiunile de marketing directe cu publicul tinta, eficientizarea procesului de vanzare, procesarea rapida a comenzilor, facturarea instantanee, sunt exemple usor de remarcat ale rolului pe care Internetul il joaca in eforturile de imbunatatire a proceselor.

 

Concentrarea comertului si serviciilor online pe eficienta ciclului procesului ca masura a vitezei de executie este primul pas pentru intelegerea relevantei abordarii Lean. Eficienta ciclului procesului este data de raportul dintre timpul cu valoare adaugata pentru client si timpul total scurs pana ii ajunge comanda sau acceseaza serviciul, dupa caz.

Un proces Lean are o eficienta a ciclului procesului de 25% sau mai mult. Majoritatea proceselor de afaceri nu sunt Lean. Aproximativ 20% dintre activitati contribuie la 80% dintre pierderile/ineficientele din proces.

De aceea unul dintre obiectivele principale ale Lean este cresterea vitezei procesului prin eliminarea activitatilor fara valoare si a pierderilor din proces.

 

Utilizarea Internetului a permis o imbunatatire a procesului de afaceri prin schimbarea timpilor de procesare si livrare a unei comenzi. In mod similar, exista o serie de alte tehnologii care ajuta la eforturile de imbunatatire a proceselor, cum ar fi Internetul.

Iata 5 dintre aceste tehnologii si exemple care arata modul in care acestea ajuta la imbunatatirea Lean:

 

Stocarea pe computer a devenit atat de ieftina incat multe companii scaneaza si digitizeaza majoritatea documentelor oficiale care vin sub forma de hartie. Acestea pot fi contracte sau facturi de la furnizorii de servicii, consumabile sau materii prime. Ulterior, acest proces permite circulatia versiunii digitale a documentelor, mai degraba decat miscarea generatoare de pierderi a hartiei fizice in intreaga companie. Digitalizarea permite, de asemenea, proceselor sa se deruleze fara efort, facand posibil ca angajatii din birouri aflate la distante mari sa participe la acelasi flux de lucru.

 

Aceste sisteme permit unei companii sa execute procese de afaceri care necesita colaborare intre zone geografice si chiar continente. Permit persoanelor din orase sau tari diferite sa lucreze in colaborare la un proces de afaceri, asigurandu-se ca schimbarile pe care le fac sunt realizate intr-un mod ordonat si nu se pierde nimic in timpul colaborarii.

Sistemele de gestionare a documentelor permit extragerea documentelor pentru editare si necesita reintroducerea lor odata ce sunt finalizate. Astfel, modificarile facute de persoane diferite pe acelasi document nu se pierd. In multe procese de afaceri, acest lucru are potentialul de a elimina pierderile din cauza miscarii si, cel mai important, a calitatii implicarii in colaborare. In absenta unor astfel de sisteme, se poate cheltui mai mult timp pentru trimiterea documentelor inainte si inapoi prin e-mail si coordonarea modificarilor aduse acelorasi documente de catre persoane diferite.

 

Multe procese de afaceri sufera de plimbarea fizica a hartiei de la birou la altul. Cand o bucata de hartie ajunge pe urmatorul birou, asteapta in spatele altor documente de lucru care au sosit inaintea ei. Sistemele automate de flux de lucru pot mentine procesul in miscare, lansand alerte daca anumite documente au asteptat prea mult timp si redirectionandu-le catre altii daca cineva este ocupat. Ele ofera, de asemenea, vizibilitate asupra blocajelor exacte sau potentiale intr-un proces de afaceri, facilitand eforturile de imbunatatire a procesului Lean pentru a le rezolva sau preveni.

 

Multe companii au modulul de management al relatiilor cu clientii (CRM) ca parte a site-ului lor web. Un client se poate autentifica si poate crea online un tichet pentru o solicitare de asistenta sau serviciu, in loc sa vorbeasca cu un reprezentant de asistenta pentru clienti la telefon.

Multe companii folosesc sectiuni cu intrebari frecvente (FAQ) pe site-urile lor web conectate la niste librarii de intrebari care au raspunsuri predefinite si unde clientii pot vedea daca problema lor a fost intampinata de alti clienti si care a fost solutia, in acele cazuri. Aceste sisteme permit accelerarea proceselor de asistenta si servicii pentru clienti. Sunt convenabile pentru clientii finali, deoarece sunt disponibile pe internet, non-stop, oferind un serviciu mai bun decat atunci cand se realizeaza prin telefon.

 

Eforturile Lean de imbunatatire a unui proces sunt, de obicei, foarte orientate catre anumiti pasi. Principiul lui Pareto se aplica si proceselor de afaceri: 80% din blocajele si imbunatatirea lor provin de obicei din 20% din pasii unui proces de afaceri. Solutiile de monitorizare si masurare a proceselor de afaceri pot oferi o idee buna despre unde sunt aceste blocaje. Mai important, acestea le permit managerilor sa se asigure ca nivelurile de servicii necesare pentru etapele individuale ale procesului sunt indeplinite astfel incat intregul proces sa functioneze optim.

 

Eforturile Lean de imbunatatire a proceselor au scopul de a creste viteza acestora si de a imbunatati eficienta ciclului procesului. O serie de noi tehnologii informationale ofera promisiunea optimizarii proceselor prin utilizarea lor adecvata. Ele fac acest lucru prin reducerea semnificativa a pierderilor sub forma transportului inutil, timpilor de asteptare si introducerea manuala a datelor. Cu ajutorul Lean companiile isi elimina excesul birocratic, isi tonifica procesele si devin mai competitive.