PwC: Revenirea la locul de munca: Masuri care trebuie avute in vedere

Izbucnirea pandemiei COVID-19 a pus angajatorii din Romania in fata unor decizii rapide pentru reducerea efectelor negative asupra companiilor si angajatilor si pentru continuarea activitatii. Si daca la inceput, companiile s-au confruntat cu provocarile ridicate de munca de acasa (tehnologii, securitate, competente, productivitate), acum noua provocare este revenirea la locul de munca odata cu relaxarea restrictiilor si ridicarea starii de urgenta.

In ultimele saptamani munca de acasa a fost o necesitate pentru a preveni raspandirea virusului. Pe de alta parte, chiar si pentru angajatii obisnuiti cu munca ocazionala de acasa, schimbarea rutinei zilnice, lipsa interactiunii cu colegii, lipsa sentimentului de apartenenta la un grup si trecerea abrupta si permanenta la un mod de lucru on-line a fost o adevarata provocare, mai ales pentru cei cu copii. Reintoarcerea la birou va reduce din acest stres, dar trebuie realizata in siguranta. Astfel, primul lucru avut in vedere de angajatori va fi implementarea unei serii de masuri, cu mentinerea unui anumit grad de flexibilitate pentru perioada urmatoare, in functie de evolutia COVID-19.

La nivel global, potrivit sondajului PwC COVID-19 CFO Puls, aproape doua treimi (64%) dintre companiile chestionate pregatesc noi masuri de siguranta a angajatilor pentru a putea reveni la locurile de munca. In acest context, 55% dintre respondenti spun ca vor sa reconfigureze spatiile de lucru pentru a permite distantarea fizica, 22% vor sa-si reduca suprafata birourilor, 47% dintre companii intentioneaza sa introduca permanent munca de acasa pentru rolurile care permit acest lucru, 46% vor sa accelereze automatizarea si sa introduca noi moduri de lucru si 44% sa programeze munca in ture pentru a diminua expunerea.

Daca in ultimii ani, companiile au transformat treptat spatiul de lucru clasic delimitat de pereti in birouri de tip „open-space” in incercarea de a pune la dispozitia angajatilor spatii de lucru creative si versatile care sa incurajeze mobilitatea, comunicarea si colaborarea, revenirea la locul de munca in contextul COVID-19 ar putea duce la o inversare a acestor tendinte. Astfel, se impune gandirea unui nou plan de amenajare astfel incat angajatii sa se simta in siguranta si sa fie respectate regulile de distantare fizica.

Mentinerea unui program de lucru combinat (cu prestarea activitatilor atat de la distanta cat si de la birou) poate fi o masura adoptata chiar si dupa relaxarea restrictiilor, astfel incat sa permita o revenire succesiva, in siguranta, a angajatilor la locul de munca, prin rotatia angajatilor la intervale regulate de timp (de exemplu, intr-un anumit interval de timp predefinit, unii angajati lucreaza de acasa in timp ce colegii lor lucreaza de la birou).

In vederea evitarii orelor de varf pentru angajatii care se deplaseaza cu mijloacele de transport in comun, poate fi implementat un program de lucru flexibil, decalat, care sa permita inceperea si terminarea programului la intervale orare diferite. In plus, angajatorii pot identifica si oferi alternative de transport pentru cei care se deplaseaza cu mijloacele de transport in comun.

O alta masura care poate ajuta la pastrarea normelor de distantare sociala este regandirea fluxurilor din interiorul cladirii, in special in cladirile de birouri mari, prin implementarea unor cai de acces diferite pentru evitarea aglomerarilor la intrarea si iesirea din incinta, limitarea accesului in ceea ce priveste utilizarea lifturilor precum si regandirea spatiilor comune (bucatarii, sali de intalniri sau conferinte).

In vederea adaptarii masurilor de siguranta si igiena, sunt o serie de actiuni ce pot fi intreprinse si adaptate in functie de spatiu, cum ar fi: verificarea sistemelor de ventilatie existente, instalarea aparatelor de curatare si filtrare a aerului (nebulizatoare), montarea covoarelor antiseptice, instalarea lampilor cu lumina UV, includerea politicii usilor deschise, aplicarea marcajelor pe pardoseala pentru a indica distanta de siguranta, informarea angajatilor si a vizitatorilor despre regulile adoptate (de pastrare a distantei, de spalare si igienizare, de purtare a mastilor), montarea recipientelor cu senzori pentru dozatoarele de sapun, hartie si dezinfectanti, planificarea si implementarea protocoalelor de igienizare si curatenie, asigurarea echipamentelor de protectie individuala (masti, manusi) pentru angajati precum si instruirea angajatilor.

Chiar daca se va incepe o tranzitie treptata spre revenirea la munca de la birou, odata cu ridicarea starii de urgenta, alte modele pot fi cu usurinta adoptate pe viitor, ca si alternative:

- mentinerea muncii de la distanta si regandirea (inclusiv redimensionarea) birourilor ca locuri de intalnire si socializare;

- reducerea permanenta a suprafetelor spatiilor de birouri prin utilizarea aceluiasi spatiu de catre mai multi angajati in momente diferite - alternarea permanenta a muncii de la distanta cu cea de la birou;

- utilizarea spatiilor de “coworking” ca solutie permanenta sau doar pentru intalniri ale echipei; sau

- implementarea permanenta a conceptului de munca de la distanta pentru anumite departamente sau pentru toate departamentele, acolo unde specificul activitatii o permite.

Indiferent de ce ne va rezerva viitorul, desi este foarte greu de prezis cu exactitate modul in care aceste evenimente vor modela relatiile dintre angajatori si angajati, este plauzibil sa credem ca aceasta pandemie isi va pune amprenta asupra modului in care se vor desfasura relatiile de munca pe viitor.Provocarea este complexa, dar exista totusi un cadru comun pentru a pune deja lucrurile in miscare. Totul incepe cu intrebarile corecte.