Peste 98% dintre angajatii din domeniul IT claseaza posibilitatea de a lucra in regim hibrid sau remote in topul prioritatilor lor cand vine vorba de alegerea sau pastrarea unui loc de munca.Regimul de munca de la distanta, care a cunoscut o rata de adoptie cvasi-generalizata in timpul pandemiei si a fost continuat si dupa eliminarea restrictiilor, multe companii preferand pentru o perioada sa le ofere in continuare angajatilor posibilitatea de a lucra in regim de telemunca, ridica si o serie de provocari companiilor.
Foarte multe dintre organizatii au cautat inca din perioada pandemiei introducerea unor instrumente de monitorizare a activitatilor si productivitatii angajatilor, insa acestea au fost intampinate de multe ori cu reticenta de catre angajati. In acest context, expertii in dreptul muncii avertizeaza asupra faptului ca organizatiile se pot confrunta cu serioase probleme in gestionarea resursei umane la distanta, care pot decurge chiar si in litigii juridice, sau cu amenzi in cuantum de 2% pana la 4% din cifra de afaceri
Potrivit expertilor in dreptul muncii, companiile se pot baza pe anumite linii directoare atunci cand analizeaza implicatiile legale ale unor astfel de optiuni de monitorizare a angajatilor.
„Companiile trebuie sa aiba argumente contextuale foarte solide care sa justifice de ce solutia implementarii unor instrumente de monitorizare a angajatilor la distanta este singura care le poate ajuta in realizare scopului pretins. Prevederile legale trebuie intotdeauna sa fie corelate cu contextul faptic al companiei care utilizeaza asemenea sisteme. Riscurile se impart intre posibilitatea unei amenzi, iar aici stabilirea cuantumului amenzilor este, practic, la discretia autoritatilor de supraveghere din statele membre - ANSPDCP, la noi - iar acestea trebuie sa respecte conditiile in materie din cuprinsul GDPR si sa nu depaseasca acele cuantumuri maxime impuse in regulament - 10 milioane de euro sau 2% din cifra de afaceri pentru unele incalcari, 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri pentru altele, riscul reputational - de obicei, aceste sanctiuni devin publice, in Romania, de exemplu, sunt publicate numele companiilor sanctionate, sau chiar riscul de a fi obligati la daune morale de catre persoanele afectate de aceste monitorizari", sustine Andreea Suciu, Managing Partner, Suciu – Employment and Data Protection Lawyers.
Ce pot face companiile care vor sa monitorizeze activitatea angajatilor pentru a se feri de litigii
Expertii mai adauga si ca particularitatile activitatilor pot genera diverse riscuri si provocari companiilor. Astfel, motive care au in vedere protejarea proprietatii intelectuale pot constituii argumente bune pentru adoptarea unor solutii de monitorizare a activitatii angajatilor. Orice companie interesata ar trebui sa fie pregatita sa raspunda la intrebari precum: De ce sunt insuficiente clauzele contractuale in protejarea drepturilor de proprietate intelectuala? De ce masurile de securitate nu ofera o protectie suficienta pentru drepturile dumneavoastra de proprietate intelectuala.
Pentru a se asigura ca monitorizarea angajatilor se produce in termeni legali, companiile trebuie sa urmeze anumiti pasi, indica expertii.
„O evaluare a impactului asupra protectiei datelor a solutiei software intentionate – desi nu este un pas legal obligatoriu, avand in vedere categoriile de date pe care le poate colecta, de exemplu, aplicatiile utilizate, timpul alocat per aplicatie, numele site-urilor, capturile de ecran, accesul la unitatea externa etc. Astfel, se recomanda realizarea unei intelegeri a tehnologiei utilizate si a impactului acesteia asupra persoanelor vizate, in speta angajatii De asemenea, o evaluare a intereselor legitime ale companiei si de ce un astfel de interes prevaleaza asupra drepturilor fundamentale ale angajatilor este o necesitate si ar trebui sa explice de ce poate fi efectuata o astfel de activitate. Astfel, este necesara trimiterea unei notificari prealabile, intrucat angajatii trebuie informati inainte de a instala o astfel de solutie. O atentie deosebita trebuie acordata si cerintelor locale – in Romania, companiile ar trebui sa respecte si consultarea prealabila obligatorie cu sindicatul/reprezentantii salariatilor. De asemenea, stocarea datelor de monitorizare nu pot fi stocate mai mult de 30 de zile, perioadele de pastrare mai lungi necesitand un rationament justificat suplimentar" completeaza Andreea Suciu, Managing Partner, Suciu – Employment and Data Protection Lawyers.
Cum functioneaza solutiile de monitorizare a angajatilor la distanta
Majoritatea solutiilor software de monitorizare urmaresc si inregistreaza informatii detaliate despre activitatea utilizatorului, istoricul cautarilor web ale utilizatorului, timpul de inactivitate, mesajele instantanee, miscarea fisierelor, productivitate, descarcari, incarcari, lucrari de imprimare, utilizarea dispozitivului USB, acces la retea si multe altele, in functie de pret, configuratii tehnice ale software-ului etc.
De fiecare data cand se deschide un nou program, software-ul va colecta automat un set de date. Aceste informatii sunt ulterior compilate intr-un raport de urmarire a „productivitatii", pe baza caruia compania devine capabila sa isi ajusteze procesele de afaceri. Pe langa urmarirea activitatii online, alte solutii avansate inregistreaza si ecranul utilizatorului, permit vizualizarea in direct a ecranului computerului, transmiterea/inregistrarea video live de la camera web si chiar inregistrarea vocala (optional). Toate acestea permit companiilor sa-si stabileasca activitatile si sa-si inteleaga productivitatea si sarcinile care necesita timp.
Angajatii privesc insa cu ingrijorare instrumentele de monitorizare a activitatilor de la distanta, invocand disconfortul creat de senzatia de supraveghere, disconfort constant si care pe termen lung poate afecta insasi productivitatea salariatului, indica expertii in dreptul muncii.
