Valoarea legala implicita, imposibilitatea falsificarii, usurinta verificarii si gradul ridicat de securitate sunt unele dintre cele mai importante avantaje ale semnaturii electronice calificate de care specialistii din domeniile constructii, arhitectura si urbanism pot beneficia in cazul utilizarii acesteia.Mai ales ca OUG nr. 140/2020 prevede posibilitatea semnarii documentelor care se transmit autoritatilor si institutiilor competente in emiterea de avize, acorduri, aprobari si autorizatii, cu un certificat calificat de semnatura electronica, in locul formatului fizic (pe hartie) cu semnatura olografa si stampila sau parafa profesionala.
Insa beneficiile mentionate anterior si prezentate pe larg aici nu sunt singurele care trebuie avute in vedere, la acestea adaugandu-se alte 3 extra-avantaje.
1. Semnare rapida si usoara
Documentele elaborate de specialistii din domeniile constructii, arhitectura si urbanism pot fi semnate extrem de rapid si usor cu un certificat calificat de semnatura electronica, utilizand aplicatia gratuita Adobe Acrobat Reader. Pasii de urmat sunt:
- deschiderea documentului cu aplicatia Adobe si click pe Tools → Certificates;
- click pe Digital Sign, iar apoi pe butonul OK din urmatorul mesaj;
- trasarea unui dreptunghi in locul in care se doreste aplicarea semnaturii, selectarea certificatului digital dorit in fereastra aparuta ulterior si click pe butonul Continue;
- click pe butonul Sign din fereastra urmatoare pentru continuarea semnarii documentului;
- salvarea documentului si introducerea codul PIN al token-ului pe care se afla certificatul.
Procesul de semnare electronica a unui document PDF utilizand aplicatia Adobe Acrobat Reader poate fi urmarit integral in acest tutorial video.
2. Fluxuri de lucru 100% digitale
In primul rand, trebuie retinut faptul ca, potrivit OUG nr. 38/2020, autoritatile si institutiile publice au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica.
Avand cadrul legal completat de OUG nr. 140/2020, urmatorul aspect important il constituie castigurile financiare si de timp care apar in cazul fluxurilor de lucru 100% digitale cu ajutorul semnaturii electronice calificate – de la elaborarea, pana la transmiterea si depozitarea documentelor. Mult mai simplu si eficient decat:
- printare pe hartie in mai multe exemplare, semnare cu pixul si aplicare stampila sau parafa profesionala;
- deplasare cu hartiile la autoritatea sau institutia de la care se obtine avizul, acordul, aprobarea sau autorizatia necesara.
3. Un plus de siguranta cu marca temporala si validarea pe termen lung
Semnatura electronica calificata poate include marca temporala calificata (care beneficiaza, in cazul unui litigiu, de prezumtia corectitudinii datei si orei pe care le indica si a integritatii datelor la care se raporteaza data si ora indicate) si poate fi creata utilizand mecanisme de tip Long Term Validation (mecanisme LTV ce permit verificarea unui document semnat electronic si dupa expirarea certificatului).
*** Articol realizat de specialistii de la certSIGN, companie ce furnizeaza solutii de securitate si identitate electronica in 20 de tari.
