certSIGN: Documente semnate electronic, acceptate obligatoriu de institutii publice

Din 4 iulie 2023, institutiile publice, organele de specialitate ale administratiei publice centrale si locale si persoanele juridice de drept privat cu statut de utilitate publica sau autorizate sa presteze un serviciu public sunt obligate sa accepte documentele eliberate de catre persoanele juridice de drept public sau de drept privat in format electronic, care au o semnatura electronica calificata sau avansata, in scopul furnizarii serviciilor publice catre beneficiar, potrivit certSIGN, companie ce furnizeaza solutii de securitate si identitate electronica. Masura este cuprinsa in Legea nr. 9/2023 pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 41/2016, act normativ promulgat de Presedintele Romaniei prin Decretul nr. 15/2023 si publicat saptamana trecuta in Monitorul Oficial.

 

Potrivit specialistilor certSIGN, desi actul normativ prevede obligatia acceptarii de catre institutiile publice atat a documentelor semnate cu o semnatura electronica calificata, cat si a celor cu semnatura electronica avansata, trebuie retinut faptul ca, in cazul contestarii validitatii, doar semnatura electronica calificata se poate verifica usor, fara expertiza tehnica, in aplicatia gratuita Adobe Acrobat Reader, datorita existentei unui sistem centralizat implementat la nivelul UE.

Aplicatia realizeaza automat verificarea, accesand infrastructura existenta la nivelul tuturor tarilor membre (EU Trusted List of Trust Service Providers-EUTL), unde apar companiile ce ofera servicii de semnatura calificata. Astfel, cu un singur click pe semnatura calificata din documentul deschis in Adobe Acrobat Reader (iar apoi pe Signature Properties), validitatea acesteia este confirmata prin:

• indicarea sursei informatiilor folosite pentru validarea semnaturii: "Source of Trust obtained from the European Union Trusted Lists (EUTL)" - increderea in semnatura este data de listele sigure ale Uniunii Europene;

• marca de incredere a Uniunii Europene (lacatul albastru cu steagul UE) si identificarea semnaturii electronice ca fiind calificata;

• bifa verde si textul "Signed and all signatures are valid" (semnat si toate semnaturile sunt valide).

In schimb, in cazul semnaturii electronice avansate, revine in sarcina institutiei publice / a persoanei care a aplicat semnatura realizarea une probe cu expertiza informatica pentru demonstrarea indeplinirii, la momentul semnarii, a celor 4 cerinte reglementate in art. 26 al Regulamentului eIDAS.

 

Legea nr. 9/2023 pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 41/2016 prevede si alte masuri ce vizeaza digitalizarea proceselor si interactiunilor cu institutiile publice, precum:

• obligatia de a publica informatii si modele de formulare sau cereri aferente tuturor serviciilor publice furnizate, in format electronic, atat pe pagina de internet proprie, cat si pe punctul de contact unic electronic, in varianta actualizata si intr-un format tehnic care sa permita descarcarea si editarea lor in scopul completarii in format electronic de catre beneficiar;

• obligatia de a accepta copia in format electronic a cartii de identitate, transmisa prin e-mail, asigurand conditiile prevazute de reglementarile legale privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal;

• obligatia de a elimina cerinta depunerii copiilor legalizate a documentelor la furnizarea serviciilor publice, inlocuindu-le cu certificarea conformitatii cu originalul de catre functionarul competent;

• obligatia de a nu solicita persoanelor fizice sau persoanelor juridice, in vederea solutionarii cererilor pentru furnizarea unui serviciu public, dosare, dosare cu sina, precum si niciun alt articol sau obiect de birotica sau papetarie;

• obligatia de a oferi metode alternative de plata a serviciilor publice furnizate contra cost, fie prin plata cu cardul, fie prin intermediul altor sisteme de plata.