Inovatia tehnologica a adus numeroase schimbari in economia globala, conducand spre cresteri ale productivitatii si eficientei, dar provocand si o crestere a complexitatii operarii in spatiul digital. Modificarile in procesele de afaceri cresc si nevoia unei flexibilitati si agilitati mai mari a angajatilor companiei. In acest fel, se poate observa existenta unei corelatii intre business-urile care accepta un ritm accelerat al schimbarilor si disponibilitatea de adaptare a personalului acestora.De cele mai multe ori, sistemele ERP vin sa simplifice procesele companiilor, insa implementarea acestora necesita un efort comun din partea fiecarui membru. Fiecare persoana din interiorul business-ului are rolul sau in asigurarea unei tranzitii eficiente.
Astfel, implementarea unei solutii ERP poate fi considerata una dintre cele mai mari provocari din cadrul unei organizatii. Ea va atinge fiecare aspect a functionarii si va schimba modul in care angajatii isi desfasoara activitatea. De aceea, este important sa tineti cont de cateva aspecte, atat inainte de startul procesului, cat si in timpul realizarii sale. Cele mai importante dintre acestea le vom prezenta in continuare:
1. Seteaza-ti obiectivele initiale si KPI-urile
O buna parte din companiile care iau decizia implementarii unui ERP nu stiu cu certitudine ce asteptari au la sfarsitul procesului. Evaluarea impactului solutiei este un aspectiv vital in determinarea succesului acesteia, dar ea nu poate fi realizata in lipsa setarii unor obiective initiale si a urmaririi atingerii lor.
In acest context, fixarea KPI-urilor este esentiala pentru masurarea succesului, atat in timpul implementarii, cat si dupa realizarea sa. Recomandam o reevaluare a business-ului, a activitatilor si o trasare a hartii progresului si a punctelor finale pe care doriti sa le atingeti. E important sa puneti accent pe procese si cerinte specifice, dar si sa raspundeti la intrebarile in privinta impactului asupra sistemului si a motivelor de implementare a acestuia.
2. Garanteaza implicarea individuala a fiecarei persoane din companie
Proiectul tau ERP va provoca disruptii in cadrul fiecarui departament din organizatia ta si va schimba modul in care personalul isi desfasoara activitatea de zi cu zi. Pentru a finaliza cu succes o initiativa de o asemenea anvergura si a depasi dificultatile ce pot sa apara, trebuie sa aveti o viziune clara asupra beneficilor aduse de noul ERP. Aceasta trebuie comunicata fiecarei persoane din interiorul organizatiei, toti trebuind sa inteleaga si sa accepte motivele realizarii disruptiei si obiectivele finale.
Chiar daca doar un numar limitat de persoane vor supraveghea direct implementarea, intreaga organizatie va trebui sa fie deschisa schimbarilor si sa depuna un efort comun. Incepand cu management-ul si ajungand pana la utilizatorii finali care vor interactiona zi de zi cu sistemul, fiecare membru al companiei este responsabil de succesul final.
3. Evalueaza procesele, necesitatile tehnice si capacitatile de investitie
Nu lasa ca proiectul tau de implementare sa inceapa cu stangul datorita unor decizii gresite inainte de startul acestuia. Este important sa evaluati cu atentie atat aspectele organizationale, cat si modalitatile in care sistemul ERP le poate imbunatati.
In acest sens, asigurati-va ca solutia software aleasa poate contribui la atingerea obiectivelor companiei. De asemenea, reevaluati cerintele tehnice si functionale si demarati un proces complet de ofertare cu multiplii furnizori de software. Decizia nu trebuie sa se bazeze exclusiv pe costuri, ci sa ia in considerare si beneficiile aduse. Tipul de solutie (cloud, on-premise sau hibrid) este de asemenea important, deoarece business-ul va trebui sa fie pregatit sa asigure mentenanta continua si costurile de operare.
4. Stabileste principalele fluxuri care trebuie imbunatatite
Alegerea ERP-ului va depinde de ariile de functionare care vor fi prioritizate. Este posibil sa urmariti imbunatatirea managementului financiar si operational, deoarece doriti optimizarea lantului de aprovizionare si a proceselor de fabricatie. Pe de alta parte, s-ar putea sa va concentrati pe imbunatatirea experientei consumatorilor si a fluxului de vanzari.
In functie de prioritatile companiei si de dimensiunile sale, furnizorii de sisteme ERP pot veni cu diferite solutii, unele dintre ele adaptandu-se mai mult nevoilor de business. Alege-le pe cele care acopera necesitatile tale principale si care te pot ajuta sa dezvolti cele mai importante procese ale companiei tale.
5. Asigura training echipei tale in toate fazele proiectului
Una dintre cele mai mari erori in procesul de implementare este nealocarea unui suficient timp sau efort de training pe tot parcursul acestuia. Alocarea resurselor necesare este vitala pentru asigurarea unei utilizari corecte a sistemului de catre intreg personalul.
Chiar daca sistemul ERP este implementat perfect, el va fi inutil daca angajatii nu stiu sa-l foloseasca in mod corespunzator. Atunci cand utilizatorii opereaza sistemul in mod incorect, posibilitatea erorii in operarea datelor este semnificativa, nulificand astfel relevanta acestora. De aceea, pe langa instruirea angajatilor in functie de rolul lor specific, este important sa existe cateva persoane din interiorul organizatiei care parcurg multiple cursuri cu privire la toate aspectele software-ului.
