Sistemele ERP sunt esentiale pentru asigurarea automatizarii si simplificarii proceselor interne ale unei organizatii, in scopul obtinerii unei productivitati ridicate si a unui flux de lucru eficient. Similar oricarui sistem, pentru buna functionare a ERP-ului trebuie luate masuri de mentenanta.Astfel, exista anumite lucruri pe care utilizatorii le pot face pentru a se asigura ca totul functioneaza fara probleme. Periodic, vor exista insa erori de functionare care trebuie aduse la atentia unui specialist. Este important ca ele sa fie adresate rapid, inainte ca acestea sa aiba consecinte negative la o scara larga.
Se pot identifica o varietate de amenintari cu care se confrunta un sistem ERP, care pot veni atat din interiorul, cat si din exteriorul companiei. Printre acestea se numara lipsa de cunostinte in operare, training-ul insuficient, aplicarea gresita a masurilor de securitate si complexitatea sistemului in sine. Urmatoarele masuri pot insa sa contribuie la functionarea optima a sistemului ERP:
1. Familiarizarea cu instrumentele sistemului ERP
Intelegerea modurilor in care functioneaza solutia ERP la nivelul business-ului tau face mai usoara identificarea anumitor probleme. E important astfel sa cunosti functiile sale si sa apelezi la sursele de informatie oferite de furnizorul software-ului. De asemenea, un training extensiv poate acoperi aceste nevoi de cunoastere. De aceea este important ca el sa nu fie neglijat, trecandu-se prin toate etapele sale din perioada implementarii.
2. Realizarea ultimelor update-uri si mentinerea la curent cu imbunatatirile sistemului
Multi furnizori aduc update-uri constante solutiilor ERP oferite. Unele dintre acestea vizeaza eliminarea unor bug-uri, iar altele imbunatatesc radical functionarea sistemelor si capabilitatile lor. De cele mai multe ori nu exista o obligativitate a instalarii acestora, in afara cazurilor in care ele rezolva o eroare care afecteaza tot sistemul.
Lipsa necesitatii nu trebuie sa duca insa la ignorarea lor, deoarece fiecare update poate imbunatati semnificativ instrumentele sistemului. Mai mult, actualizarea constanta a software-ului face ca acesta sa fie mai putin vulnerabil amenintarilor externe, pastrand in siguranta informatiile esentiale cu privire la business-ul tau.
3. Revizuirea proceselor de business si adaptarea la schimbare
Este important sa revizuiesti anual fluxurile de lucru si operatiunile companiei tale, pentru a identifica eventualele schimbari care au survenit si a adapta sistemul ERP acestora. Doar in acest fel te poate ajuta o solutie ERP sa atingi o eficienta maxima a activitatilor business-ului tau.
Identificarea din timp a unei functionalitati a software-ului care a ramas in urma proceselor de afaceri actuale contribuie la depasirea usoara a acestei dificultati. Mai mult decat atat, o atitudine proactiva poate determina evitarea eventualelor probleme, garantandu-ti totodata detinerea unui sistem ERP eficient, care tine pasul cu procesele actuale.
4. Investitia intr-un training de lunga durata
Nu subestima niciodata valoarea pe care instruirea angajatilor si a utilizatorilor sistemului ERP o poate aduce companiei tale. Pregatirea temeinica a utilizatorilor este esentiala in atingerea maximei eficiente a unui ERP.
De multe ori, organizatiile repeta o greseala fundamentala, anume cea de a considera suficient un singur training initial, ignorand astfel nevoia de familiarizare a personalului cu ultimele aplicatii si update-uri ale sistemului. Construirea impreuna cu furnizorul ERP-ului a unui program de formare continua, atat pentru utilizatorii existenti, cat si pentru angajatii noi, poate aduce insa beneficii semnificative in termeni de productivitate.
5. Determinarea capacitatilor de management interne ale companiei
Strategia de mentenanta depinde in mare masura si de cadrul tau de business. De exemplu, companiile mari au in multe cazuri departamente IT interne si oameni responsabili de buna functionare a sistemelor ERP, care se ocupa astfel de mentenanta lor. Pe de alta parte, business-urile mici si medii nu se afla de cele mai multe ori in aceasta situatie, ele fiind nevoite astfel sa apeleze la un furnizor extern al acestor servicii.
In fiecare caz, realizarea prealabila a unui audit extern prin care sa fie determinate competentele personalului legate de gestionarea si intretinerea unui sistem ERP este fundamentala.
