UTI lanseaza DoxLite, noua generatie a produsului de management al documentelor, Confluence, care poate reduce cu pana la 85% costurile operationale de depozitare ale companiilor private sau ale institutiilor de stat si cu pana la 100% cheltuielile pentru multiplicarea documentelor (hartie, toner, service imprimanta).Piata solutiilor de management al documentelor este vasta, insa solutia UTI are cateva caracteristici aparte, care o diferentiaza, aducand rezultate concrete si masurabile clientilor:
1. Mecanism complex de securitate. DoxLite asigura detectia alterarii informatiilor, accesul neautorizat fiind restrictionat din interfata. Daca este afectata integritatea informatiilor din baza de date, sistemul notifica cu privire la realizarea acestor actiuni.
2. Mobilitate securizata si disponibilitate in cloud. Managementul poate lua decizii pe fluxurile de aprobare direct de pe terminalele mobile, iar aceste decizii sunt autorizate prin semnatura electronica, cu certificat digital stocat pe token sau pe terminal. Aplicatia poate fi instalata pe infrastructura clientului sau poate fi accesata de catre acesta sub forma unui serviciu, in cloud.
3. Accesibilitate crescuta a solutiei si autonomie fata de furnizor. Administrarea aplicatiei se poate face din interfata, orice administrator avand la dispozitie multiple instrumente de lucru. De asemenea, nu este necesar ca acesta sa aiba o specializare tehnica. In cazul unei reorganizari interne, administratorul este capabil sa remodeleze si sa adapteze configurarile aplicatiei si procesele interne de unul singur.
Doxlite este usor de instalat si de folosit de catre angajati cu diverse specializari si roluri in organizatia clientului, fiind necesar doar un training minimal pentru utilizarea modulelor.
Produsul UTI poate fi adaptat oricarui flux de lucru, indiferent de volum si de complexitate, de numarul de utilizatori. Doxlite este rezultatul mai multor ani de teste si dezvoltari, facand parte din portofoliul de investitii in cercetare al UTI, care se ridica la aproximativ 1,3 mil euro anual. Confluence, prima generatie de produse pentru managementul documentelor a fost implementata si testata de clienti din administratia publica si din mediul privat, inclusiv de UTI.
De ce este vitala implementarea unei solutii de management electronic al documentelor?
- Studiile arata ca pentru o tona de hartie consumata se folosesc 3-4 tone de lemn. Este important sa implementam solutii tehnologice pentru a renunta la documentele pe suport de hartie, in acest fel luptand impotriva defrisarilor de paduri.
- Toate fluxurile de lucru se simplifica si se imbunatatesc, angajatii devin mai eficienti daca opereaza cu documente in format electronic. Pentru institutiile de stat din Romania implementarea de solutii de management al documentelor ar contribui semnificativ la reducerea birocratiei si la imbunatatirea serviciilor oferite cetatenilor, si, nu in ultimul rand, ar genera reduceri importante de costuri.
- Orice contract, cerere sau comanda pot fi gasite in cateva secunde, fara a fi necesara rasfoirea de dosare, fara a pierde timp, fara nervi.
- 80% dintre documentele indosariate nu mai sunt referite.
- 7,5% dintre documentele fizice se pierd, iar 30% dintre documentele pierdute trebuie refacute. Scanarea documentelor fizice, respectiv generarea documentelor electronice si stocarea acestora intr-un sistem unitar si structurat acopera riscul pierderii documentelor, reducand la zero nevoia de a reface documente.
- 20% din timpul unui angajat se consuma pentru cautarea documentelor pierdute. Folosind DoxLite orice document electronic se afla la cateva click-uri distanta, orice angajat care opereaza cu acele documente avand posibilitatea sa efectueze cautari in sistem, dupa diverse criterii.
- 30 zile lucratoare/an consuma un angajat pentru gasirea documentelor indosariate gresit. Indiferent de modalitatea de organizare a documentelor electronice, acestea pot fi gasite rapid, dupa informatii care tin de acestea (ex: titlu, data, autor, numar de inregistrare etc.).
- 50% dintre cererile de IT helpdesk sunt referitoare la imprimante. Prin reducerea numarului de exemplare tiparite ale unui document, se reduc si costurile cu mentenanta echipamentelor.
Date statistice privind reducerea costurilor dupa implementarea unei solutii performante de management al documentelor
Trecerea de la documentele clasice pe hartie la documentele electronice gestionate cu ajutorul unei solutii de management al documentelor si fluxurilor electronice genereaza o reducere semnificativa a costurilor si impacteaza pozitiv derularea activitatii interne:
- ~100% timp castigat in transmiterea documentelor dintr-un sediu/birou in altul
- ~100% cost redus pentru multiplicarea documentelor (hartie, papetarie, toner, curent, service echipamente)
- Pana la 85% reducere a cheltuielilor cu depozitarea documentelor (cost depozitare arhiva fizica vs cost depozitare documente electronice pe HDD)
- Optimizarea cu pana la 40% a proceselor interne ale organizatiei
- Imbunatatirea cu cel putin 20% a eficientei departamentelor si a comunicarii interne
- Eficientizare cu pana la 35% a relatiei cu clientii si furnizorii
UTI, una dintre cele mai importante si inovative companii din Romania, dezvolta solutii si implementeaza proiecte de anvergura de peste 27 de ani. Compania noastra livreaza sau creeaza sisteme si produse tehnologice (software si hardware) care le permit clientilor sa raspunda prompt provocarilor cu care se confrunta. UTI este un jucator puternic pe pietele din Europa Centrala si de Est, avand sedii in Romania, Olanda, Polonia, Moldova si Bulgaria. Specialistii nostri implementeaza solutii customizate prin cele 5 linii de business: Sisteme de Securitate, Tehnologia Informatiei si Comunicatii, Sisteme Inteligente de Transport si Taxare, Instalatii si Constructii, Facility Management.
