Anul 2020 a adus o serie de schimbari radicale in toate domeniile de activitate si a influentat ireversibil modul in care traim, lucram si interactionam. In conditiile in care pandemia continua sa puna probleme in toate tipurile de spatii - industriale, comerciale, de birouri - managerii de facilitati au acum o responsabilitate considerabila in asigurarea sigurantei sanitare. Aceasta asteptare le ofera momentul oportun pentru a actualiza sistemele interne si pentru a duce procesele de gestionare a facilitatilor la nivelul urmator.Pe de alta parte, managerii de facilitati din cladirile de birouri se confrunta acum cu o serie mare de provocari, de la gasirea de solutii pentru ocuparea spatiilor libere, la gasirea celor mai bune solutii de optimizare a costurilor. De aceea venim aici cu patru recomandari privind modalitati de gestionare a facilitatilor (facility management - FM) in anul 2021.
1. Explorati oportunitatile SPaaS (spatiul ca serviciu)
Pe masura ce munca la distanta continua sa devina noul "normal", multe cladiri de birouri vor avea mai multe spatii disponibile decat inainte. Acest spatiu liber nu este intotdeauna ieftin de intretinut, mai ales daca trebuie sa mentineti temperatura potrivita si in zonele care nu sunt utilizate. Spatiul ca serviciu (SPaaS) porneste de la ideea ca proprietarii de cladiri pot oferi chiriasilor inchirieri de spatii pe termen mai scurt plus functii de suport concepute pentru a le imbunatati experienta de utlizare. Inainte de pandemie exemple de SPaaS puteau fi gasite doar in spatiile de folosinta colaborativa, tip HUB. Cel mai frecvent, companiile care gestionau aceste spatii au adaugat valoare sub forma de evenimente exclusive, servicii de suport si tiparire sau chiar cafenele. Acum acest model poate fi preluat si de cladirile de birouri pentru anumite spatii vacante.
2. Automatizarea ca facilitate de confort si transparenta de cost pentru utilizatorul final
Automatizarea poate oferi o serie de imbunatatiri sistemului existent de gestionare a facilitatilor. Exista o varietate de solutii de automatizare a cladirilor (Building Management Systems - BMS) care pot fi implementate pentru a economisi timp si bani. Adaptarea spatiilor de lucru in functie de utilizator pe baza de scenarii memorate pentru fiecare utilizator se poate face automat si in timp real. Adaptarea tine cont de nivelul de iluminare, conditiile climatice precum si accesul al facilitatile din saptiu (vidoconferinta, sonorizare ambientala, umbrire). La fel si utilizarea spatiilor poate fi alocata si facturata pe centre de cost sau clienti in functie de durata ocuparii spatiului si recunoasterea utilizatorului. Repartizarea costurilor si inclusiv a contorizarii utilitatiilor care deservesc spatiul se poate face automat si va genera o transparenta a costurilor si eficientizarea acestora. Controlul facilitatilor din spatii este alocat pe baza de utilizator si este deja prezent sub forma de aplicatie pe telefoanele mobile si comunicatie via bluetooth.
3. Utilizati Internetul lucrurilor (IoT)
Internetul lucrurilor (IoT) si tehnologiile care cresc gradul de conectare al dispozitivelor (M2M) si al oamenilor fac un loc de munca mai sigur si mai eficient - atat din punct de vedere financiar, cat si din punct de vedere al securitatii muncii si al productivitatii. Internetul Lucrurilor (IoT)este un sistem de dispozitive construit cu capacitati de conectivitate intre echipamente care le permit acestora sa comunice si sa schimbe date intre ele. Cu tehnologia IoT, companiile pot crea sisteme de mare eficienta, iar managerii de facilitati le pot folosi pentru a-si optimiza parametrii de administrare a proprietatilor. De exemplu, daca o companie implementeaza munca in schimburi, tehnologia IoT poate fi utilizata pentru a gestiona mai bine resursele pentru angajati, prin programarea ventilatiei, alocarea deskurilor, alimentarea cu consumabile a imprimantelor, a cafetierelor, spatiilor sanitare pentru a crea conditii sigure, respectiv a asigura distantare fizica precum si multe altele.
Alte aspecte relevante pentru evolutia domeniului de FM in 2021:
- Principalele provocari cu care se confrunta evolutia furnizorii FM sunt flexibilitatea de a se adapta la costul variabil generat de ocuparea variabila a spatiului , asigurarea securitatii muncii personalului in conditiile restrictive de limitare a raspandirii a pandemiei, usurinta in adaptarea la noile asteptari ale clientilor.
- Tendintele majore din managementul facilitatilor tin de experienta oferita clientilor, modul de utilizare al datelor colectate prin sistemele BMS si formarea unei comunitati bazata pe sustenabilitate si solidaritate.
- Relevanta si influenta IoT, precum si a (AI) Inteligentei Artificiale, vor continua sa creasca in pondere acest domeniu, iar rezultatul va fi trecerea de la o abordare reactiva la una predictiva.
*** Autor: Lucian Anghel, Fondator si CEO, Timepal Romania si Facilities Management Services.
