Directiva 2014/55/UE/16 aprilie 2014 privind facturarea electronica in domeniul achizitiilor publice (Directiva) reprezinta cadrul prin care s-a decis elaborarea unui standard comun al facturii electronice. De asemenea, Directiva prevede obligatia Statelor Membre de a adopta norme la nivel national care sa oblige autoritatile si entitatile contractante sa accepte facturile emise potrivit acestui standard de operatorii economici.Statele Membre au optat pentru doua maniere diferite de transpunere a Directivei: (i) fie au impus obligativitatea ca in contractele B2G sa se utilizeze doar facturile electronice, fie (ii) au lasat operatorului economic dreptul de a utiliza aceste tip de facturi, fara a exista o obligatie in acest sens. De exemplu, Estonia a impus prin legea contabilitatii obligatia autoritatilor/entitatilor contractante de a accepta facturi in format electronic. In Estonia nu exista un sistem national centralizat in vederea utilizarii facturii electronice, fiecare autoritate avand in mod individual obligatia de a receptiona facturile in aceasta forma. Similar, Polonia a lansat un sistem optional national de facturi electronice (KSeF).
De asemenea, Austria a optat pentru obligarea operatorilor economici la utilizarea facturii electronice numai in cazul contractelor incheiate cu autoritatile federale - cu anumite exceptii, cum ar fi contractele de leasing sau contractele de asigurari. In aceste situatii, este obligatorie utilizarea portalului de servicii federale - platforma la nivel central prin care se asigura transmiterea ofertelor catre autoritatile federale. Si reglementarile din Spania prevad ca toate facturile transmise entitatilor din sectorul public trebuie transmise in format electronic, prin intermediul unei platforme (FACe) oferite gratuit tuturor entitatilor publice.
Reglementarile la nivel national
Reglementarile nationale aplicabile sunt:
- Ordonanta de Urgenta nr. 120/2021 privind administrarea, functionarea si implementarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura si factura electronica in Romania, precum şi pentru completarea Ordonantei Guvernului nr. 78/2000 privind omologarea, eliberarea cartii de identitate a vehiculului si certificarea autenticitatii vehiculelor rutiere in vederea introducerii pe piata, punerii la dispozitie pe piata, inmatricularii sau inregistrarii in Romania, precum şi supravegherea pietei pentru acestea (OUG 120/2021)
- Legea nr. 139/2022 pentru aprobarea OUG 120/2021 (Legea 139/2022).
Potrivit OUG 120/2021, Ministerul Finantelor a fost abilitat sa creeze, dezvolte si sa administreze sistemul national privind factura electronica RO e-Factura. Sistemul national privind factura electronica RO e-Factura (Sistemul RO e-factura) are drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii elaborate potrivit standardelor europene.
Operatorii economici trebuie sa fie inscrisi in SPV
In vederea accesarii sistemului de catre operatorii economici nationali, acestia trebuie sa fie inscrisi in spatiul virtual (SPV), precum si in Registrul RO e-factura. Factura electronica trebuie sa respecte toate elementele prevazute de art. 4 alin. (1) din OUG 120/2021 si se transmite prin Sistemul RO e-factura.
Dupa transmiterea facturii electronice, sistemul RO e-Factura verifica in mod automat fisierul. In masura in care factura este corect intocmita, i se aplica sigiliul Ministerului de Finante. In caz contrar, daca sunt identificate erori, factura electronica nu se considera transmisa in sistem, respectiv nu este primita de catre destinatar. Emitentul primeste un fisier ce contine erorile identificate si care trebuie corectate, factura corectata urmand sa fie retransmisa tot prin sistemul RO e-Factura. Data comunicarii facturii catre destinatar este data la care aceasta este disponibila pentru a fi descarcata, destinatarul fiind notificat in acest sens.
In masura in care destinatarul are obiectii, acesta instiinteaza emitentul facturii electronice prin transmiterea unui mesaj in acest sens in sistemul RO e-factura, iar in cazul contractelor B2G comunicarea se face inclusiv prin intermediul sistemului national de raportare - Forexebug, prin transmiterea unui mesaj.
Obligatia de a utiliza factura electronica in contractele de achizitie publica
Pana la data de 1 iulie 2022, operatorii economici au posibilitatea de a opta pentru utilizarea sistemului national privind factura electronica RO e-Factura, in conformitate cu dispozitiile art. 5 din OUG 120/2021. In masura in care acestia opteaza pentru utilizarea sistemului, au obligatia de a utiliza in mod exclusiv acest sistem de facturare, autoritatile contractante fiind obligate sa accepte acest tip de facturi.
Incepand cu data de 1 iulie 2022, operatorii economici stabiliti in Romania au obligatia de a utiliza factura electronica in executarea contractelor de achizitie publica, in conformitate cu dispozitiile art. II din Legea 139/2022.
Ulterior adoptarii Legii nr. 139/2022, se face insa urmatoarea diferentiere:
- Operatorii economici straini au optiunea de a utiliza sistemul de facturare electronica in contractele B2G, situatie in care autoritatea/entitatea contractanta are obligatia de a accepta acest tip de emitere a facturii;
- Operatorii economici romani au obligatia de a utiliza in mod exclusiv sistemul de facturare electronica in contractele B2G.
Atat OUG 120/2021, cat si Legea 139/2022 ating dezideratele Directivei de a implementa la nivel european obligatia autoritatilor/entitatilor contractante de a accepta facturile emise in format electronic.
Prin urmare, ulterior datei de 1 iulie 2022, avand in vedere obligativitatea emiterii facturilor in format electronic, in masura in care operatorul economic roman transmite factura in alta forma, aceasta este inopozabila autoritatii/entitatii contractante, ipoteza in care termenul de plata al acesteia nu curge pana la comunicarea ei in format electronic.
Potrivit dispozitiilor art. XXXVII din OUG 130/2021, aceeasi obligatie exista si in contractele incheiate intre profesionisti (B2B), in masura in care acestea au ca obiect produse cu risc fiscal ridicat. Pentru celelalte contracte de tipul B2B, utilizarea sistemului national de RO e-factura este optionala si este posibila numai in masura in care si destinatarul este inregistrat in sistem. In caz contrar, partile nu vor putea utiliza sistemul de facturare electronica, urmand ca factura sa se emita potrivit dispozitiilor contractuale.
Concluzii
Este laudabil demersul legiuitorului roman de a crea o asemenea platforma de facturare electronica, beneficiile unui astfel de sistem si, in special, a facturii electronice fiind multiple. Crearea acestui sistem, precum si utilizarea facturii electronice contribuie la realizarea prioritatilor de politica publica, cum ar fi digitalizarea activitatii sectorului public, transparenta financiara si promovarea dezvoltarii durabile. Totodata, utilizarea sistemului si a facturii electronice va aduce in mod specific o contributie semnificativa la reducerea costurilor si la eficienta sectorului public.
* Autori: Andrei Stefanovici (Director) si Denisa Neamtiu, Senior Associate, Bancila, Diaconu si Asociatii SPRL
