Deloitte: Schimbari majore aduse de noua directiva privind detasarea angajatilor

Pana la inceputul acestui an, un telefon primit cu doar o zi inainte putea face ca angajatul unei companii sa fie in avion la prima ora pentru a indeplini o sarcina punctuala in alta tara. Contextul economic si infrastructura de transport (aerian, dar nu numai) au stimulat mobilitatea angajatilor in special in interiorul Uniunii Europene (UE). In contextul pandemiei de COVID-19, fenomenul s-a temperat simtitor, iar expresia „Covido ergo Zoom” (dupa celebra expresie „Cuget, deci exist”) pare ca ne va mai urmari ceva vreme, chiar si dupa depasirea crizei sanitare. Dar relatiile online functioneaza doar partial, pentru comunicare si in cazul serviciilor care pot fi livrate si virtual. Insa multe sectoare din economie activeaza „pe teren” (agricultura, productie de orice fel, logistica etc.), iar pentru acestea, mai devreme sau mai tarziu, va fi nevoie de forta de munca. Mobilitatea trebuie reluata, chiar daca cu precautie, pentru ca este singura solutie pentru ca motoarele economiei sa revina la turatia maxima.

Companiile care detaseaza angajati trebuie sa tina cont de faptul ca, in perioada de temperare a mobilitatii, au intrat in vigoare noi reglementari care prevad inasprirea cadrului si conditiilor in care angajatii isi pot desfasura activitatea pe teritoriul altor state UE, fie pentru o zi, o luna sau mai mult.

Una din formele de mobilitate a angajatilor este reglementata la nivelul UE inca din 1996, cand a fost adoptata Directiva privind lucratorii detasati (Posted Worker Directive - PWD), cu scopul principal de a facilita libertatea de a presta servicii si, in subsidiar, pentru a asigura o protectie de baza pentru angajatii trimisi la munca in alta tara. In vara anului 2018, UE a adoptat o noua directiva, de revizuire a PWD, care a introdus doua principii majore: plata similara pentru munca comparabila – Equal Pay for Equal Work - si obligatia de a respecta toate conditiile de munca aplicabile in tara gazda, in cazul in care detasarea depaseste 12 luni (18 luni, in cazuri exceptionale).

Pe scurt, Equal Pay for Equal Work presupune ca daca un angajat este trimis de angajatorul sau roman sa munceasca o perioada la o societate afiliata din alta tara, de exemplu, Germania, in anumite conditii, el trebuie sa primeasca aceeasi remuneratie minima ca un cetatean german angajat de catre societatea gazda pe un post comparabil. Aceasta remuneratie este stabilita conform legislatiei in vigoare sau contractelor colective de munca cu aplicabilitate generala la nivel sectorial (nu doar la nivelul salariului minim, cum se practica anterior adoptarii directivei revizuite). Al doilea principiu introdus de noua directiva se refera la detasarile pe o perioada mai lunga de 12 luni (18 luni, in anumite cazuri) si presupune ca, dupa perioada mentionata, un lucrator detasat va beneficia de toate conditiile de munca aplicabile in tara gazda, cu mici exceptii, nu doar de cele de baza stabilite de directiva.

Directiva revizuita a fost implementata in toate statele membre, inclusiv in Romania, prin modificarea Legii 16/2017, in august 2020. Prin urmare, societatile din tarile UE care trimit angajati in alt stat membru trebuie sa stie ca au de indeplinit anumite obligatii in tara gaza, uneori si in cazul unei deplasari de o singura zi. Printre obligatiile principale se numara remunerarea corespunzatoare a angajatului si raportarea acestor calatorii prin depunerea unei notificari la autoritatile din tara de destinatie.

Avand in vedere complexitatea noilor obligatii care apar pentru angajatori in celelalte state membre, precum si sanctiunile pentru neconformare, deloc neglijabile, este de apreciat ragazul oferit de contextul epidemiologic companiilor pentru a-si pregati din timp infrastructura necesara conformarii cu noile cerinte.

Directiva UE a stabilit doar principiile de baza care trebuie aplicate in cazul detasarii lucratorilor in alt stat membru si a lasat la aprecierea fiecarei tari adoptarea regulilor concrete care sa asigure respectarea principiilor consacrate de aceasta. Din aceasta cauza, regulile aplicabile difera semnificativ de la tara la tara.

Astfel, regulile cu privire la stabilirea momentului in care intervine obligativitatea notificarii autoritatilor din statul gazda sunt foarte variate si de cele mai multe ori depind de scopul si durata calatoriei – de la prima zi a deplasarii, la 91 de zile. Spre exemplu, in Austria, notificarea devine obligatorie din prima, a cincea sau din a 60-a zi a deplasarii, in Bulgaria si Danemarca - din prima sau a opta zi, iar Olanda are un sistem extrem de complex, cu sapte praguri diferite. In Romania, lucrurile sunt mai simple – in lipsa unui prag expres mentionat, se presupune ca orice calatorie care face obiectul directivei trebuie notificata, indiferent daca dureaza o zi sau mai multe.

Si sanctiunile pentru neconformarea cu obligatiile de raportare difera foarte mult de la tara la tara. In Germania, aceasta poate ajunge pana la amenda de 30.000 de euro si interzicerea participarii la licitatiile publice, in Franta, pana la 4.000 de euro/angajat, iar in Spania, abaterile grave (cum ar fi absenta inregistrarii, falsificarea sau tainuirea informatiilor) sunt pasibile de amenzi de la 6.251 la 187.515 de euro. Prin urmare, o buna gestionare si planificare a deplasarilor realizate de angajatii proprii este solutia pentru limitarea riscurilor care apar.

Totodata, angajatorii trebuie sa tina cont ca autoritatile si-au schimbat abordarea si, daca in trecut puneau accentul pe conformarea formala (verificau mai degraba depunerea notificarii), acum se concentreaza si pe substanta (daca este vorba de o detasare reala sau daca nu s-ar fi impus mai degraba incheierea unui contract de munca cu entitatea din tara gazda, cu implicatiile aferente). Asadar, este posibil sa apara controale in aceasta zona, iar companiile romanesti, in special, trebuie sa tina cont de faptul ca sistemele/procesele de verificare din celelalte state sunt mai performante decat cele din Romania.

Intrebarea care apare tot mai des in acest context este legata de angajatii care calatoresc in scop de afaceri (business travelers) - in ce masura sunt acestia supusi regulilor PWD? Raspunsul nu este atat de simplu pe cat ar parea, pentru ca depinde de trei aspecte: regulile din tara gazda, scopul calatoriei si durata sederii. Aceste variabile genereaza foarte multe combinatii, astfel ca, pentru companiile cu un numar mare de angajati mobili, solutiile bazate pe tehnologie devin indispensabile. Mai mult, gestionarea si conformarea devin foarte dificile pentru calatoriile scurte, pentru ca, de cele mai multe ori, informatiile privind astfel de deplasari nu ajung la departamentul resurse umane in timp util sau chiar deloc.

Practic, pentru angajatorii ai caror angajati calatoresc in alte state UE (pe termen scurt sau lung), gestionarea a 26 de procese si reguli de conformare diferite, care atrag sanctiuni considerabile chiar si pentru simple erori administrative, consta in analizarea a mii de potentiale combinatii pentru a asigura conformarea deplina la regulile aplicabile.

Pentru angajatorii romani, toate aceste aspecte sunt relevante prin prisma faptului ca cele mai multe obligatii care deriva din legislatie sunt in sarcina angajatorului din statul de origine. Consecintele nerespectarii cerintelor PWD sunt multiple si variaza de la avertismente si amenzi in cuantum redus, pana la atragerea raspunderii penale a administratorului angajatorului in cazuri grave. In plus, si in calitate de companie gazda, un angajator poate fi responsabil pentru persoanele detasate sau cele care vin in calatorie de afaceri si amendat pentru munca nedeclarata in cazul in care nu respecta prevederile PWD.

Prin urmare, acesta poate fi considerat un moment oportun pentru a analiza si dezvolta un proces optim pentru gestionarea populatiei mobile si a obligatiilor de conformare, astfel incat, in anticiparea reluarii calatoriilor pe scara larga, acesta sa poata fi implementat usor in corelatie cu planurile de desfasurare si de dezvoltare a diferitelor afaceri in interiorul UE.