Constantin Magdalina: Revolutia agilitatii, parcursul de la adoptare la scalare

Cand auzim astazi cuvantul „agil” si modul in care este utilizat in organizatii, ne gandim, in general, la viteza in a livra munca pe care o facem. Este una dintre cele mai populare abordari pentru companiile care vor sa faca lucrurile rapid si sa fie mai adaptabile.

Pentru multi oameni, agil inseamna doar lucrul in echipa pentru a finaliza munca usor si repede. Acest lucru s-ar putea sa se intample deja in unele parti ale companiei. A avea cateva echipe „care lucreaza intr-un mod agil” poate facilita viteza in conditiile potrivite, dar realizarea acestui lucru la scara intregii companii este foarte diferita.

Agil, inteles drept cadru de lucru, este mult mai larg decat faptul ca echipele isi accelereaza executia proiectelor. Pentru a scala agilitatea, coloana vertebrala de baza a organizatiei trebuie sa se schimbe. Ajustarile aduse proceselor vitale ale companiei, cum ar fi luarea deciziilor, planificarea afacerii si managementul riscurilor in intreaga organizatie, trebuie aliniate la un nou mod de lucru.

Echipele de dezvoltare a produselor se confrunta cu o revolutie tacuta la care inginerii si managerii trebuie sa se adapteze. Fiecare industrie este impulsionata de cererile clientilor pentru inovare continua si de scaderea costurilor de testare. Este semnalul unei tranzitii importante de la stilurile de dezvoltare anticipative la cele adaptative. Aceasta schimbare ii pune in dificultate pe inginerii, managerii de proiect si directorii care inca opereaza cu mentalitati si procese anticipative, prescriptive, valabile pentru o perioada de stabilitate care a disparut.

In abordarea agila, cu cat avansezi in proiectia viitorului, cu atat rezultatele sunt mai imprevizibile. Noi reglementari, noi concurenti, noi tehnologii si noi realitati ale pietei pot aparea oricand. Abordarea agila concepe orice proiect cu un start rapid si simplu, numit produsul minim viabil (MVP), ca sa descopere ce este cu adevarat important de adaugat dupa aceea. De asemenea, abordarea agila sustine ca este mai eficient sa construiesti doar ceea ce este necesar si in ordinea prioritatilor, indiferent cand este recunoscuta schimbarea cerintelor sau a prioritatii. Cadrul de lucru agil impune separarea rolurilor, prin aceea ca afacerii i se permite doar sa gestioneze si sa prioritizeze „CE”, iar dezvoltatorii sunt responsabili exclusiv de „CUM”.

De peste 10 ani, startup-urile si echipele de dezvoltare web urmeaza metode de dezvoltare software agile. Criza pandemica a constrans guverne, companii si chiar organizatii in medii puternic reglementate sa adopte agilitatea. Incertitudinea, timpii redusi pentru raspuns, si nevoia unei iterative explorari pentru validarea solutiilor a pus foarte bine in evidenta avantajele abordarii agile.

Abordarile anticipative in managementul de proiect au esuat pentru ca planificarea indelungata pe termene lungi nu tine cont de realitatea economica fluida pe care o traim. Agilitatea puncteaza decisiv ca raspuns la schimbare datorita ciclurilor scurte de planificare, implementare, testare si reactualizare. Pe masura ce procesele de dezvoltare ale produselor trec de la anticipativ la adaptativ, managementul de proiect se schimba si el. Incepe sa fie orientat spre mobilitate, experimentare si viteza. Dar, in primul rand, sa fie orientat catre obiectivele de afaceri.

Nu numai managementul de proiect se schimba, ci si modalitatea de conducere, leadership-ul se schimba in aspecte precum:

1. Suspendarea titlurilor si disparitia pozitiilor ierarhice in spatele carora sa te ascunzi sau pe care sa le aperi

2. Transparenta privind raportarea progresului

3. Apartenenta la echipa si un nou contract cu tine insuti referitor la redefinirea ca participant la contributia echipei

4. Sprijinirea echipei si asumarea unui rol servant pentru satisfacerea nevoilor echipei, si

5. Sursa de autoritate bazata pe etica caracterului si care provine de la echipa spre lideri.

Agilitatea este despre proces si metodologie, dar mai ales este despre atitudine si mediu de lucru. Adoptarea unui set de elemente cheie practice fixate in principii generatoare de reguli este foarte importanta pentru succesul implementarii agilitatii. Aceste elemente cheie practice sunt urmatoarele:

1. Asigura transparenta si vizualizare - Fa munca eficienta si clara prin articularea viziunii si a valorilor, prin MVP-uri si OKR-uri (Objectives and Key Results). Acelasi lucru este valabil si pentru comunicarea in Teams, Jira, Confluence, etc. Transparenta inseamna mai mult decat impartasirea informatiilor: inseamna sa fii responsabil in colaborare, pentru o intelegere comuna a contextului, obiectivelor si sarcinilor de realizat.

2. Intra in bucla, stai in bucla - Cand vine vorba de iteratii, totul este despre cicluri. Nu conteaza ce cadru de lucru folositi. Atata timp cat echipa si-a masurat performanta, se va imbunatati continuu, va oferi valoare colegilor din cadrul organizatiei, clientilor, partilor interesate si consumatorilor.

3. Foloseste Time Boxing - Acesta este o modalitate rapida de a invata cum sa te concentrezi si sa profiti la maximum de un anumit interval de timp. Metoda presupune sa definesti intervale de timp pentru fiecare segment al unei intalniri. Cu toate acestea, nu este nevoie de rigurozitate extrema. Fii mereu constient de faptul ca timpul este o resursa esentiala si limitata.

4. Bazeaza-te pe MVP - Ideea unui MVP este de a gasi prima solutie de lucru pentru problema principala a clientului/utilizatorului unui produs. Domeniul de aplicare va fi redus la nivelul la care produsul aduce suficienta calitate pentru client, limitand in acelasi timp riscurile si reducand timpul de lansare pe piata. Este esential sa inveti cat mai repede posibil despre MVP.

5. Mentine ciclul de actiune si reflectie - Modelul generic al modului agil de lucru este definit prin alternarea fazelor de actiune concentrata („Planificati si executati”) si de reflectie relaxata („Verificati si Actualizati”). Aceasta abordare creeaza o companie care invata. Pentru a realiza acest lucru ai nevoie sa stabilesti o sedinta de analiza retrospectiva in calendarul echipei tale si sa-ti aloci timp ca sa te gandesti la ce se poate face mai bine.