Digitalizarea mediului de business din Romana a cuprins in ritm accelerat si zona de gestionare a resurselor umane si a salarizarii angajatilor. Indiferent de marimea companiei, de la fabrici cu sute de angajati si pana la companii mai mici, din ce in ce mai multi manageri resimt nevoia aplicarii unui sistem automatizat de gestionare a oamenilor din subordine. Acesta reduce semnificativ timpul risipit de departamentele de HR cu activitati repetitive, castigand la schimb timp pentru analize calitative si eforturile de retentie a angajatilor.„In Romania anului 2022 inca mai exista companii care tin evidenta angajatilor pe hartie sau in Excel-uri, insa vestea cea buna e ca tot mai multe aleg sa-si actualizeze modul de gestionare a angajatilor prin achizitionarea de soft-uri dedicate”, declara Roxana Ilief, Manager al Diviziei HR din cadrul companiei Wizrom Software. Potrivit acesteia, inclusiv corporatiile, unde soft-urile HR au fost implementate de mai demult, aleg sa-si optimizeze unele fluxuri, in special in zona de self-service.
Mai concret, este vorba de relationarea digitala dintre angajat si departament-ul de HR printr-o interfata mai prietenoasa, cu acces facil si cu mai multe functionalitati. Spre exemplu, un angajat nu mai trebuie sa piarda timpul facand cerere la departamentul HR pentru o adeverinta de salariat, ci o poate descarca direct din aplicatie, de oriunde s-ar afla, sau din info-chiosc-ul instalat intr-o hala de productie.
„Nu mai vad cum am putea lucra fara astfel de solutii”
Implementarea de info-chioscuri inregistreaza, de altfel, un trend crescator in randul companiilor din domeniul productiei alimentare sau automotive, arata Roxana Ilief. Acestea sunt echipamente speciale, cu touchscreen, prin care angajatii isi pot genera automat si printa cereri de concediu, fluturasi de salariu sau adeverinte de salariu, fara a mai fi nevoie sa se deplaseze la departamentul de resurse umane.
„Pana la momentul pandemiei, managerii din companiile din productie se aratau destul de reticenti legat de succesul pe care l-ar avea aceste echipamente in randul muncitorilor. Insa pandemia, care a venit cu nevoia de distantare sociala, a reprezentat un moment de cotitura. Contrar temerilor, angajatii s-au obisnuit foarte repede cu info-chioscurile, iar departamentele de HR n-au mai fost nevoite sa interactioneze cu sute de salariati lunar. Rezum prin ce-mi marturisea recent un client: <Azi n-as mai putea concepe sa lucram fara un astfel de echipament>”, povesteste Roxana Ilief.
43% din timpul departamentelor HR – pierdut in activitati repetitive
Departamentele de HR din companii sunt nevoite sa se adapteze noii realitati din piata muncii, atat din cauza noilor moduri de a lucra, dar si din cauza ca angajatii au mai multe oportunitati – datorita posibilitatii de a lucra remote de oriunde si pentru aproape orice companie din lume. Nu mai vorbim de fenomene in valuri, precum Marea Demisie sau Quiet Quitting, care pun presiuni foarte mari pe umerii oamenilor de HR si care le solicita o atentie crescuta pentru a identifica ritmul in care parasesc oamenii compania, motivele care stau la baza deciziei lor, precum si solutiile care ar putea impiedica aceste plecari.
Companiile au nevoie, asadar, de solutii pentru managementul resurselor umane care sa ofere atat analize cantitative, cat si calitative, usor de interpretat, care pot reduce in timp pierderile de timp si bani. Wizrom a efectuat o serie de studii proprii care au relevat ca 43% din timpul departamentelor de HR este pierdut culegand informatii si operand cautari in multiple baze de date cu scopul de a face rapoarte. Evaluand nevoile clientilor sai, Wizrom a observat ca 63% dintre solicitarile acestora au legatura cu nevoia de raportare. In cadrul companiilor care utilizeaza sisteme de pontaj, 75% dintre cererile legate de acestea au legatura cu absenteismul, iar 66% dintre cererile legate de administrarea de personal se refera la statistici.
Eliminarea operatiunilor „pe hartie” si a erorilor
Tehnologia permite astazi crearea de software-uri HR adaptabile oricarui tip de angajator, care poate personaliza un astfel de program la nevoile proprii. „Se pune din ce in ce mai mult accentul pe retentia angajatilor, astfel incat managementul sa afle din timp in ce ritm si de ce le pleaca angajatii. Solutiile automatizate pot corela o serie de date si pot pune in lumina niste pattern-uri care sa identifice unde se afla problema. Totodata, unele companii vor sa afle ce-i stimuleaza pe angajati sa ramana in companie, spre exemplu beneficiile salariale sau alte tipuri de stimulente, si sa ia decizii in consecinta. Iarasi, exit interview-ul, care inainte era doar o formalitate, acum este de mare interes, pentru ca aduce informatii relevante”, mai spune Roxana Ilief. In opinia sa, pandemia fost cea care a produs marea schimbare de optica, managerii constientizand ca nu mai este cazul sa se bazeze pe faptul ca departamentul de HR face totul de mana. „Au existat si situatii dramatice, spre exemplu o companie cu peste 500 de angajati care a ramas fara omul de HR care gestiona totul”, relateaza reprezentanta Wizrom.
Implementarea unui soft cum este WizOne – solutia de HR dezvoltata de Wizrom – poate fi scalata in functie de nevoile companiei. Pe de-o parte, se poate implementa o solutie cu functionalitati de baza, precum administrarea de personal (documente de angajare, modificari de salariu, plecari etc.), self service (online, info-chiosc sau chiar aplicatie mobila), emiterea de documente (adeverinte, fluturasi de salarii, cereri de concediu etc.) sau pontaj. „Exista companii cu sute de angajati care inca mai fac pontajul pe hartii, acestea fiind scanate si printate la final de luna. Un angajat HR pierde cel putin o saptamana de lucru cu procesarea manuala a acestor date de pontaj. Acest lucru nu inseamna doar risipa de timp, ci si posibilitatea aparitiei unor erori sau faptul ca nu poti avea un control in timp real asupra oamenilor din subordine”, explica specialista Wizrom.
Solutii pentru proiecte complexe
Pe de alta parte, exista si cereri de proiecte complexe, care influenteaza costurile implementarii, dar care aduc multe beneficii in organizarea si gestionarea personalului. Spre exemplu, se pot adauga module aditionale, precum cel de organigrama, care include informatii despre competentele la nivel de post, grila de salarizare, echipamentele aferente postului, documentele care sunt obligatorii la angajare, cate posturi sunt vacante, cate angajate se vor intoarce la lucru din concediul maternal, etc. Un alt modul este cel de deconturi, pentru companiile cu angajati care petrec mult pe teren, spre exemplu in asigurari sau vanzari. De la solicitarea avansului de deplasare, trecerea lantul de aprobari aferent si pana la efectuarea decontului si introducerea bonurilor, totul se poate face acum digital.
In companiile multinationale exista si alte tipuri de module suplimentare, precum integrari cu alte aplicatii folosite de compania - mama, spre exemplu aplicatii precum SAP/ Workday/ PeopleSoft care nu sunt adaptate specificului din Romania.
Avantajul implementarii unei astfel de solutii este experienta acumulata in timp de echipa Wizrom, care a realizat pana acum solutii HR adaptate pentru 140 de clienti din Romania. Un business analist al companiei analizeaza nevoile clientului si apoi face recomandari, urmand ca implementarea propriu- zisa sa fie supervizata de un manager de proiect special desemnat.
Pentru a putea avea in orice moment acces la cei mai importanti indicatori HR, exista optiunea HR Live Dashboards - un program de management care utilizeaza datele existente din soft-urile WizOne si WizSalary pentru a scoate in evidenta perspective, rezultate cheie, tendinte, anomalii din realitatea operationala, de zi cu zi, a companiei. Aceasta solutie simplifica procesele de HR, mai ales in departamentele unde nu exista specialisti IT, oferind o perspectiva mult mai clara asupra situatiei resurselor umane.
