EY: Aproape 40% din companii nu sunt pregatite pentru facturarea electronica

Patru din zece companii (39%) nu sunt pregatite sa se conformeze facturarii electronice la nivel generalizat, 32% se declara pregatite in proportie de 30-50%, iar aproape o treime dintre cei intervievati au spus ca nu au analizat inca impactul acestei cerinte, conform unui studiu EY Romania, relateaza Agerpres. Sistemul RO e-Factura ar putea deveni obligatoriu la nivel generalizat, chiar incepand cu 1 ianuarie 2024, pentru toate tipurile de tranzactii intre firmele stabilite in Romania. La finele lunii iulie 2023, Consiliul Uniunii Europene a acordat Romaniei derogarea de a aplica masuri speciale pentru adoptarea facturarii electronice obligatorii, decizia fiind aplicabila pentru perioada 1 ianuarie 2024 - 31 decembrie 2026.

Avand in vedere ca sistemul RO e-factura este aplicat inca de la 1 iulie 2022 de o parte dintre firmele romanesti (pentru facturarile B2G, produse cu risc fiscal ridicat sau voucherele de vacanta), dar majoritatea companiilor au asteptat decizia Consiliului UE privind facturarea electronica generalizata, EY Romania a derulat un studiu pentru a intelege cat de pregatiti sunt agentii economici sa se integreze in sistemul RO e-Factura generalizat si care ar fi perioadele de timp de care au nevoie pentru o inrolare cu succes in sistem.

Potrivit companiei de consultanta, vestea buna este ca o mare parte dintre respondenti au ca obiectiv principal in aceasta perioada pregatirea pentru momentul facturarii integral electronice, majoritatea covarsitoare a respondentilor (78%) fiind in tema cu faptul ca autoritatile fiscale iau in calcul ca programul e-Factura sa devina aplicabil cu caracter generalizat si ca acest lucru s-ar putea intampla chiar de la 1 ianuarie 2024.

 

Vestea mai putin buna este ca, la mai putin de 6 luni inainte de 1 ianuarie 2024, se desprind o serie de provocari, pentru care ar fi nevoie de mai mult de o jumatate de an pentru rezolvare.

„In asteptarea unei decizii din partea autoritatilor fiscale cu privire la data exacta de la care facturarea electronica devine obligatorie in Romania, companiile ar fi trebuit sa inceapa deja demersurile pentru a putea integra procesele si sistemele de facturare utilizate in prezent cu sistemul RO e-Factura. 1 ianuarie 2024 se apropie cu pasi repezi si, chiar daca autoritatile vor decide sa amane adoptarea e-factura la o data ulterioara lui 1 ianuarie 2024 sau sa acorde o perioada de gratie, asa cum s-a intamplat in cazul altor raportari fiscale, precum SAF-T sau RO-transport, experienta practica ne-a aratat ca o astfel de implementare necesita cel putin 6 - 12 luni, depinzand, bineinteles, de diversitatea operatiunilor economice, dar si de particularitatile si nivelul de integrare si automatizare a solutiilor de facturare folosite in prezent de companii”, arata Georgiana Iancu, coordonatorul Practicii de Taxe Indirecte si Digitalizare Fiscala, EY Romania.

Din punct de vedere al canalelor de transmitere a facturilor, din sondajul EY reiese ca modul in care mediul de afaceri romanesc factureaza in acest moment este destul de eterogen, cele mai multe companii utilizand un mix de canale. Astfel, la intrebarea privind caile prin care sunt emise si comunicate in prezent facturile catre clienti, 57% dintre respondenti au declarat ca fac acest lucru electronic (cu 11% dintre respondenti care utilizeaza EDI), 11% comunica prin posta/curier pentru exemplarele printate, 22% factureaza atat electronic, cat si pe hartie, iar restul de 10% factureaza prin diverse canale fiind inrolati si in sistemul RO e-factura pentru produsele cu risc sau canalul B2G.

 

Cat priveste facturile de la furnizori, acestea sunt primite in cele mai multe cazuri electronic - 44% (e-mail, EDI), apoi prin curier/posta (imprimate pe hartie) - 30%, prin SPV si unul din canalele de mai sus pentru facturile aferente bunurilor cu risc fiscal ridicat sau pe relatia B2G - 5%, alte cai (de exemplu, atat electronic, cat si pe hartie) - 21%.

In privinta modului de preluare a datelor aferente facturarii clientilor in sistemul financiar-contabil, 85% din respondenti au indicat faptul ca procesul este automat sau semi-automat. La polul opus, in ceea ce priveste facturile primite de la furnizori, a reiesit ca datele din facturi sunt preluate in proportie semnificativa, respectiv 66%, manual. „Aceasta arata ca, desi putem vorbi despre costuri de implementare ridicate, standardizarea adusa de e-factura ar trebui, in timp, sa fie insotita de o reducere a timpilor necesari procesarii facturilor, dar si a costurilor aferente”, precizeaza Georgiana Iancu.

In ce masura considera companiile romanesti ca sunt pregatite pentru aplicarea facturarii electronice de la 1 ianuarie 2024? "Nu suntem pregatiti" - au raspuns 39%, respectiv 32% care au declarat ca sunt pregatiti in proportie de 30-50%. Surprinzator sau nu, aproape o treime dintre cei intervievati au spus ca nu au analizat inca impactul acestei cerinte. „Vedem din raspunsurile primite si faptul ca 42% din respondenti au inceput analiza specificatiilor pentru e-factura si considera ca au inteles cerintele in proportie de 50%. Acest fapt ne arata ca sunt inca destul de multe detalii care nu au fost intelese de companiile respondente si care necesita analiza suplimentara si indrumari din partea autoritatilor fiscale sau a unor experti in facturare electronica, ceea ce justifica si termenele mai extinse de care vor avea nevoie companiile pentru a se conforma noilor reguli de facturare, asa cum releva si datele primite in sondajul EY”, arata Georgiana Iancu.

 

Intrebati care ar fi un intervalul considerat rezonabil pentru conformarea la regulile de facturare electronica prin intermediul platformei disponibile prin Ministerul de Finante, respondentii au indicat astfel: 30% din companii au nevoie de 6 luni pana la 1 an, 26% din companii au nevoie de 1 pana la 2 ani, in timp ce 20% din companii au nevoie de peste 2 ani. „Surprinzator sau nu, 24% dintre respondenti estimeaza ca au nevoie de pana la 6 luni pentru conformare, insa trebuie sa avem in vedere faptul ca in aceasta categorie sunt cel mai probabil incluse si acele companii care au facut deja pasi pentru facturarea prin sistemul RO e-factura prin prisma produselor cu grad ridicat de risc sau a facturilor B2G”, mai explica Georgiana Iancu.

Principalele costuri suplimentare pe care companiile considera ca le vor avea pentru adaptarea la cerintele RO e-Factura vor fi generate de implementarea unei solutii tehnice care sa permita generarea facturii electronice, comunicarea prin SPV si procesarea ulterioara a mesajelor generate din SPV in legatura cu e-Factura, au exprimat peste trei sferturi (76%) dintre companiile participante la sondajul EY. Au urmat, in ordine, asigurarea unei piste de audit intre factura traditionala si e-Factura (arhivare, reconciliere, trasabilitate) - 11%, costuri cu resurse umane suplimentare - 5%, in timp ce 7% din respondenti se arata ingrijorati de toate aceste constrangeri. Surprinzator, doar 1% din respondenti si-au ridicat problema asupra unui potential impact asupra fluxurilor de numerar, in cazul conditionarii de catre clienti a platii facturilor de transmiterea prin SPV.

„Preocuparea exprimata cu precadere asupra costurilor generate de o astfel de implementare este justificata intrucat, in functie de diversitatea canalelor de facturare utilizate in prezent, toate acestea vor trebui aliniate si integrate cu un singur canal de facturare, RO e-factura. In acelasi timp, companiile vor trebui sa se preocupe si de cum vor asigura de acum inainte o pista fiabila de audit intre factura si bunurile/serviciile facturate, dar si de modul in care sunt pontate facturile in contabilitate. Concluzionand, amintim companiilor ca facturarea electronica, in completarea SAF-T, va permite administratiei fiscale sa detina o baza de date ce poate actiona ca unica sursa de adevar. Avand acces la toate datele financiar-fiscale, baza de date a autoritatii fiscale va deveni cea mai valida versiune a acestor date. Prin urmare, companiile vor trebui sa se asigure ca informatiile din sistemele ERP se potrivesc intocmai cu ceea ce se regaseste in baza de date a administratiei fiscale”, concluzioneaza Georgiana Iancu.