Enterprise Resourse Planning (ERP) reprezinta de multe ori un software a carui intelegere se arata dificila, deoarece exista numeroase modalitati de implementare si utilizare a acestuia. Datorita acestui caracter complex, se pot produce mai multe erori in alegerea si mentenanta unui sistem ERP. Chiar daca multe dintre acestea nu au consecinte grave imediate, exista posibilitatea ca unele sa-ti afecteze radical business-ul pe termen lung.Tocmai din acest motiv, am alcatuit o lista a celor mai des intalnite greseli in procesul de implementare a unui ERP, oferind si solutii prin care acestea pot fi evitate.
1. Planificarea insuficienta si nerealista
Planificarea joaca un rol fundamental in finalizarea cu succes a oricarui proiect. Multe dintre organizatii nu dedica insa destul timp fazei de planificare, premergatoare implementarii unei solutii ERP. Cu toate acestea, este esential sa definesti scopul si complexitatea proiectului.
De multe ori, business-urile subestimeaza timpul si resursele necesare integrarii unui astfel de software. Aceasta eroare poate fi evitata prin alegerea unui furnizor care poate proiecta si implementa un ERP in functie de caracteristicile companiei tale.
Pe de alta parte, evitarea realizarii unei analize a proceselor existente este foarte tentanta. Cu toate acestea, este esential ca inainte de simpla automatizare a lor printr-un sistem ERP, sa realizezi un audit intern. Acesta iti poate arata cu claritate care sunt ariile in care noua solutie poate fi utilizata pentru a avea impact maxim si cum pot fi modificate fluxurile bunsiness-ului tau, astfel incat sa atingi standardele interne de performanta. Automatizarea unui proces defectuos nu face decat ca acesta sa ruleze mai rapid.
2. Alegerea gresita a furnizorului sistemului
Analiza adecvata a furnizorilor de servicii ERP poate consuma mult timp, dar ea este necesara pentru a garanta succesul business-ului tau. Multe organizatii nu aloca suficiente ore examinarii firmelor care ofera astfel de solutii, acest lucru cauzand nenumarate dificultati pe termen lung. Exista cativa pasi pe care ii poti urma pentru a garanta seriozitatea si profesionalismul lor.
In primul rand, este important sa ceri furizorului referintele altor organizatii care utilizeaza serviciile sale. Ulterior, poti contacta aceste companii pentru a discuta avantajele si dezavantajele colaborarii lor.
In al doilea rand, poti sa organizezi interviuri cu diferite firme care ofera servicii ERP. In cadrul lor iti recomandam sa pui intrebari specifice referitoare la instrumentele pe care le pot implementa si la rata de succes a acestora in cazul altor organizatii din sectorul tau de activitate.
In final, incearca sa construiesti diferite scenarii, in cadrul carora sa integrezi provocari ce pot aparea pe parcursul colaborarii si sa ceri potentialului furnizor metode de rezolvare a lor. Este important sa comunici clar obiectivele si asteptarile organizatiei, astfel incat sa eviti orice surpriza neplacuta.
3. Lipsa colaborarii intre departamente
In stadiul initial implementarii unui serviciu ERP, multe companii nu implica oamenii potriviti. Feedback-ul in legatura cu un proiect atat de complex trebuie sa vina din partea tuturor departamentelor companiei, nu doar de la top management, chiar daca acestia au un rol esential in derularea proiectului. Implicarea directa a angajatilor care se vor confrunta des cu noile procese ale organizatiei asigura atat o implementare corecta a solutiei, cat si o mentenanta eficienta.
Altfel spus, este important sa te asiguri ca toti utilizatorii noului software din cadrul firmei tale inteleg faptul ca testarea si invatarea sa necesita timp si rabdare.
4. Neasigurarea training-ului angajatilor
In conformitate cu cele mentionate anterior, implementarea unei solutii ERP schimba drastic modul de munca existent pana in acest moment. Deoarece nivelul de adaptabilitate al angajatilor tai poate varia considerabil, este important sa dedici un timp corespunzator training-ului acestora.
Cea mai simpla modalitate de a realiza acest lucru este sa inceapa sa integreze instrumentele ERP-ului in rolul pe care acestia il ocupa. Este recomandat ca inceputul sa fie angajarea personalului tau in cateva simulari live, in cadrul carora sa fie explicate noile modalitati de manipulare a datelor.
In mod ideal, angajatii ar trebui sa aiba sansa de a deveni confortabili cu noul software inainte ca acesta sa fie implementat complet. Cu toate acestea, multe functii pot sa nu fie pe deplin intelese in timpul fazelor initiale, astfel ca training-ul trebuie sa continue pe masura ce fiecare persoana utilizeaza mai mult sistemul.
5. Ignorarea managementului schimbarii
Acest aspect este strans legat de punctul anterior, dar poate fi aplicat mai multor cazuri din cadrul unei organizatii. Abilitatea de controla eficient schimbarea este una dintre cele mai importante calitati pe care atat managerii, cat si angajatii trebuie sa o dobandeasca in timp.
Transformarile provocate de implementarea unei solutii ERP vizeaza trei segmente cheie ale organizatiei: oamenii, procesele de functionare si tehnologia. De cele mai multe ori, companiile se bazeaza doar pe tehnologia IT pentru simplificarea si unificarea operatiunilor de afaceri.
Cu toate acestea, schimbarile aduse de alegerea unui software au un impact major asupra tuturor fluxurilor companiei. In lipsa unui control atent, a stabilirii unor planuri de comunicare si a organizarii unor ateliere de lucru, efectul acestuia poate fi unul negativ.
6. Lipsa comunicarii informatiilor
Dupa cum am amintit anterior, implementarea unui ERP are un efect disruptiv pe termen scurt, afectand fiecare departament al companiei. Cu toate acestea, odata cu intrarea sa in functiune, intreaga afacere va deveni mai profitabila.
Pentru a evita problemele pe parcursul procesului de aplicare a unui sistem ERP, este necesar sa te asiguri ca informatiile cheie circula prin toate departamentele si ca acestea din urma pastreaza legatura intre ele. In acest sens, te sfatuim ca inainte de a incepe implementarea ERP-ului sa construiesti un plan de comunicare, care sa inglobeze toate fazele proiectului si sa te asiguri ca toti membrii echipei tale stiu ce informatii trebuie sa primeasca si sa dea mai departe.
Formarea unei echipe de cativa oameni din departamentele cele mai afectate, care sa comunice si sa lucreze eficient pentru implementarea ERP-ului este ideala. Acestia trebuie tinuti permanent la curent cu evolutia proiectului.
7. Lipsa unui plan de mentenanta
Implementarea software-ului reprezinta un pas bun de inceput, dar ramane important de retinut ca intretinerea si imbunatatirea ERP-ului sunt necesare. Dezvoltarea unui plan de mententanta inca din fazele initiale te ajuta sa utilizezi cu succes toate instrumentele noului sistem si sa iti maximizezi investitia. Din pacate, un numar considerabil de manageri nu construiesc un astfel de plan.
Pentru a nu ajunge in situatia lor, creeaza o echipa puternica de asistenta, care sa cunoasca toate detaliile cu privire la solutia ERP. De cele mai multe ori, persoanele recomandate a face parte din aceasta echipa sunt cele care au fost implicate activ in implementarea sistemului si sunt constiente de problemele si solutiile ce pot aparea pe parcurs.
Business-urile trebuie sa construiasca o strategie de mentenanta pentru a mentine si imbunatati solutia ERP in mod regulat, astfel incat ea sa nu devina depasita moral.
Datorita complexitatii unui sistem ERP, este important sa fii constient de provocarile care pot aparea atat pe parcursul implementarii sale, cat si ulterior intrarii sale in functiune. Chiar daca aceste greseli sunt comune, ele pot fi evitate daca echipa pastreaza o linie deschisa de comunicare, stie exact ce vrea de la software si intelege ca un ERP necesita o intretinere permanenta.
