Clifford Chance: Masuri de protectie a relatiilor de munca in contextul Covid-19

Raspandirea noului Coronavirus (COVID-19) si masurile necesare sau impuse in legatura cu prevenirea raspandirii la scara larga (carantina, interzicerea organizarii anumitor evenimente etc.) afecteaza cu rapiditate economiile statelor din toata lumea si, implicit, participantii la aceste economii, inclusiv angajatorii si angajatii.

O mare parte a institutiilor publice si operatorilor economici au luat deja masuri semnificative si ne asteptam la noi seturi de masuri pentru a garanta, pe cat posibil, distantarea sociala si desfasurarea activitatilor profesionale de la distanta.

Masurile sunt in linie cu cele care se iau la nivel regional si global, pentru a preveni si limita raspandirea COVID-19.

Daca pana la acest moment era o recomandare din partea autoritatilor, Decretul de instituire a starii de urgenta, publicat in Monitorul Oficial, prevede obligatia angajatorilor de a introduce, „acolo unde este posibil”, pe perioada starii de urgenta, munca la domiciliu sau in regim de telemunca, prin act unilateral al angajatorului.

Anterior publicarii Decretului de instituire a starii de urgenta, Ministerul Muncii si Protectiei Sociale a publicat recomandari pentru angajatori in vederea prevenirii si limitarii raspandirii COVID-19. Aceste recomandari raman de actualitate ulterior publicarii Decretului, ele clarificand pozitia autoritatilor cu privire la munca de la distanta.

Ministerul Muncii recomanda angajatorilor sa permita angajatilor sa desfasoare munca de la distanta, prin masuri de flexibilizare a raporturilor de munca prevazute de legislatia actuala, respectiv:

- stabilirea unor programe individualizate de munca, cu acordul sau la solicitarea salariatului in cauza;

- modificarea temporara a locului de munca, unilateral de catre angajator sau prin acordul partilor, dupa caz.

Desi este un mod de lucru din ce in ce mai frecvent utilizat si in Romania, cei mai multi angajatorii locali nu sunt familiarizati cu regulile si implicatiile muncii de la distanta si se regasesc acum in plin proces de evaluare a modului in care pot organiza activitatea si resursele astfel incat sa acomodeze munca de la distanta pe scara larga.

Munca de la distanta poate insemna munca de la domiciliu sau, dupa caz, din alte locatii care indeplinesc conditiile necesare – telemunca, cele doua beneficiind de o reglementare juridica similara, ceva mai detaliata in cazul telemuncii.

In contextul actual, avand in vedere recomandarile ca oamenii sa isi paraseasca locuintele cat mai rar, este de asteptat ca angajatorii sa impuna cu precadere munca de la domiciliu.

Din perspectiva juridica, mai ales daca aceasta situatie se va prelungi, asa cum se anticipeaza la acest moment, angajatorii ar trebui sa adopte o serie de reguli interne care sa stabileasca cum se va desfasura munca la domiciliu si care vor fi modalitatile de supraveghere si control a activitatii angajatilor.

Pentru aplicarea obligatiilor din Decretul de instituire a starii de urgenta privind impunerea muncii de la domiciliu angajatorii pot urma recomandarile Ministerul Muncii, respectiv sa aplice prevederile din Codul Muncii referitoare la forta majora sau la „protectia salariatului”.

Astfel, angajatorii trebuie sa analizeze de la caz la caz daca, in functie de circumstantele de fapt aplicabile (e.g. zona geografica, gradul si riscul de raspandire a COVID-19 etc.), sunt indeplinite conditiile fortei majore. Potrivit Decretului de instituire a starii de urgenta, Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri elibereaza, la cerere, operatorilor economici a caror activitate este afectata in contextul COVID-19, certificate de situatie de urgenta in baza documentelor justificative. Nu avem in acest moment detalii despre ce documente justificative ar fi vorba sau in ce masura se pot lua masurile aferente fortei majore pe baza acestor "certificate de urgenta", insa ne asteptam sa apara in acest sens clarificari de la autoritati.

In ceea ce priveste „protectia salariatului", Codul Muncii nu contine clarificari referitor la circumstantele de aplicare.

Potrivit recomandarilor Ministerului Muncii, angajatorii pot folosi aceasta prevedere drept justificare pentru schimbarea unilaterala a locului muncii sau, daca este necesar, chiar a modului de desfasurare a muncii. Angajatorul va trebui sa documenteze corespunzator masura pe care decide sa o aplice, asigurand-se ca este o masura corespunzatoare si nediscriminatorie intre diferitele categorii de angajati.

Situatia fara precedent in care ne aflam genereaza si o serie de reactii in randul angajatilor care, din precautie fata de gradul ridicat de contagiune a COVID-19, isi exprima temerea de a se mai prezenta la serviciu.

Angajatii companiilor care nu au posibilitatea desfasurarii activitatii sau a unor activitati altfel decat la sediu/ punctul de lucru au in continuare obligatia de a se prezenta la serviciu.

Angajatii nu se vor prezenta la serviciu daca prezinta certificate medicale ce le justifica absenta, daca prezinta simptome ale infectarii cu COVID-19 sau daca au, din diferite motive, instructiuni din partea autoritatilor competente sa se autoizoleze la domiciliu. In aceste situatii, se vor aplica, dupa caz, prevederile privind concediul medical sau concediul de carantina.

In lipsa unui certificat medical sau a unei instructiuni de la o autoritate, simpla precautie nu poate justifica absenta de la locul de munca.

Masuri precum decalarea programului de lucru, stabilirea de programe de lucru individualizate, masuri sporite de igienizare si de limitare pe cat posibil a situatiilor in care angajatii se regasesc in numar ridicat in spatii restranse ar trebui sa ofere un confort angajatilor care continua sa se prezinte la munca, acolo unde, din punct de vedere functional sau operational, nu este posibila desfasurarea activitatilor de la distanta.

In asemenea situatii, este esential sa existe o comunicare constanta si transparenta intre angajatori si angajati, pentru a-i asigura pe acestia din urma ca s-au luat toate masurile pentru a se limita posibile efecte negative pentru sanatatea lor.

Recomandarile Ministerului Muncii pot avea efecte si in sfera raspunderii angajatorilor pentru asigurarea masurilor de securitate si sanatate in munca a angajatilor in acest context particular.

Ministerul Muncii recomanda expres masuri suplimentare precum:

- efectuarea unei analize la nivelul fiecarui angajator in vederea prioritizarii serviciilor esentiale sau relevante fata de cele neesentiale;

- dispunerea de masuri suplimentare pentru asigurarea securitatii si protectia sanatatii lucratorilor;

- determinarea naturii si nivelului de risc pentru orice activitate susceptibila sa prezinte un risc de expunere la COVID-19 si stabilirea de masuri pentru limitarea expunerii, anuntarea imediata a Directiei de Sanatate Publica competenta teritorial;

- intocmirea unui plan de asigurare a continuitatii activitatii cu masuri precum identificarea acelor locuri de munca pentru care trebuie asigurata continuitatea, identificarea angajatilor cu acele calificari/ competente care permit mutarea lor de la un loc de munca la altul, astfel incat sa se asigure continuitatea activitatii, sau identificarea lucratorilor care au infrastructura IT necesara pentru a lucra de acasa.

Angajatorii sunt responsabili sa monitorizeze situatiile in care angajatii prezinta simptome specifice si sa ia, impreuna cu medicul de medicina muncii, masurile cele mai potrivite, inclusiv sa informeze ceilalti angajati in privinta riscurilor la care pot fi expusi, daca exista cazuri confirmate in proximitatea lor.

Este important sa se aplice in mod adecvat masurile recomandate de Ministerul Muncii, ca un prag minim de la care pleaca raspunderea angajatorului in aceasta situatie particulara.

Fata de consecintele grave care nu intarzie sa se vada la nivel economic, este de asteptat ca autoritatile sa aprobe o serie de masuri pentru a contracara efectul dezastruos al restrictiilor generate de COVID-19.

Presedintele Romaniei a anuntat deja ca vor fi aprobate o serie de derogari pentru a sprijini situatia angajatorilor si angajatilor in contextul pandemiei. Asteptam in continuare informatii cu privire la natura si continutul acestor masuri.

Au fost deja aprobate masuri de acordare de zile libere platite angajatilor care au nevoie sa ingrijeasca copii minori pe durata de timp in care activitatea institutiilor de invatamant este suspendata.

De asemenea, cu exceptia sesizarilor legate de masurile impuse de urgenta, pe durata starii de urgenta s-au suspendat controalele ITM asupra angajatorilor.

Este de asteptat ca angajatorii sa fie nevoiti sa ia o serie de masuri acolo unde nu mai pot sustine activitatea.

Aceste masuri pot merge de la masuri care presupun plata angajatilor, precum reducerea temporara a activitatii la 4 zile pe saptamana, intreruperea temporara a activitatii cu trimiterea angajatilor in somaj tehnic cu plata a 75% din salariu, suspendarea temporara a contractelor de munca datorita fortei majore, cand angajatorii nu ar trebui sa plateasca salariatii – de avut in vedere suspendarea in urma deciziei de a suspenda activitatea operatorilor economici din sectoare precum localuri, restaurante si alte servicii adresate publicului - si chiar incetarea contractelor de munca, acolo unde angajatorii sunt profund afectati de efectele economice ale pandemiei.

Pentru situatii precum suspendare activitatilor prin decizia autoritatilor publice, Decretul de instituire a starii de urgenta anunta instituirea de masuri de protectie ce ar trebui sa ajute angajatorii care nu pot plati salarii si angajatii care nu sunt platiti.

In contextul incertitudinii curente, angajatorii poarta un grad ridicat de responsabilitate fata de orice masura luata cu privire la relatiile de munca cu angajatii, avand in vedere atat efectele economice, dar si sociale implicite.

Este recomandata analiza precauta a alternativelor disponibile, efectele pe care acestea le pot avea asupra angajatilor, dar si evitarea deciziilor impulsive. Atunci cand decide soarta contractelor de munca in acest context de criza, orice angajator trebuie sa aiba in vedere continuitatea activitatii dupa ce starea de urgenta va inceta.