DocProcess: Adaptarea companiilor la noul context digital este o necesitate obiectiva

Transformarea digitala ocupa acum un loc important in bugetul multor companii si este putin probabil ca popularitatea ei sa scada in viitorul apropiat. In timp ce tranzactiile pe hartie devin istorie, companiile nu mai abordeaza schimbarea in mod reactiv, ci proactiv, cautand sa incorporeze cele mai noi tehnologii financiare. De fapt, pentru multi manageri, a devenit destul de clar ca adaptarea proceselor de business la actualul peisaj digital este o necesitate, nu o alegere, dupa cum afirma expertii societatii DocProcess SA, din Capitala, implicati in activitati de realizare a soft-ului la comanda (software orientat spre client).

In continuare vom afla ce tehnologii de management al documentelor digitale ti-ar putea ajuta afacerea si de ce ai nevoie pentru a le implementa. Inainte insa, trebuie sa facem o analiza a peisajul de business actual.

In termeni de legislatie, Uniunea Europeana s-a concentrat foarte mult pe construirea unei piete digitale comunitare, dar si pe automatizarea financiara si adoptarea sistemelor de plata online. Printre cele mai notabile directive in acest sens, se numara Directiva Revizuita pentru Servicii de Plata sau PSD2, centrata pe crearea unui sistem unificat de plati electronice, si deja faimoasa directiva 2014/55/EU.

Ultima a fost pusa in practica recent, la 17 aprilie 2019, si cateva tari, inclusiv Romania, risca penalizari daca nu se supun prevederilor ei. Directiva 2014/55/EU sustine ca toate statele Uniunii Europene trebuie sa implementeze facturarea electronica in sectorul achizitiilor publice.

Desi directiva se aplica in principal sectorului public, este de remarcat ca si afacerile private care lucreaza cu entitati publice vor fi nevoite sa implementeze sistemul. Practic, acesta este modul Uniunii Europene de a accelera adoptarea facturii electronice.

Din pacate, desi multe tari au infrastructura si conectivitatea necesare digitalizarii, ceea ce lipseste este integrarea tehnologiilor digitale si accesul la servicii de acest tip, asa cum arata si un raport recent al Uniunii Europene, in care, din pacate, Romania se afla pe ultimul loc, in urma Italiei si Bulgariei.

Totusi, chiar daca sectorul public inca se adapteaza la schimbare, sectorul privat pare a fi foarte interesat de beneficiile noilor tehnologii. Multe companii care isi doresc o piata globala investesc masiv in transformare digitala si in automatizarea proceselor financiare. In urmatoarele capitole vom vedea unde isi concentreaza liderii de piata investitiile…

Conform recentului raport E-Invoicing Journey 2019-2025 semnat de Billentis, piata facturilor electronice se va mari de patru ori pana in 2035 si, la nivel de tranzactii, va cuprinde in jur de 550 de miliarde de facturi anual, fata de doar 55 de miliarde de facturi electronice in 2019.

Acelasi raport sustine ca piata globala de facturare si servicii adiacente va creste de la 4.3 miliarde in 2019 la nu mai putin de 18 miliarde in 2025! Pe lana prevederile legale, un motiv important pentru acest curent este faptul ca facturile sunt omniprezente – sunt documente imposibil de evitat atunci cand faci afaceri in mediul public sau in cel privat. Nu-i de mirare ca factura e deseori numita „regina documentelor legale”.

Din acest motiv automatizarea facturarii este deja in planul majoritatii companiilor. Eliminarea hartiei, a presiunii puse pe resursele umane si a timpului investit in facturare manuala ofera deseori rezultate neasteptate pe termen lung (precum o scadere semnificativa a ratelor de eroare), dar si o foarte rapida amortizare a investitiei, dupa cum mentionam intr-unul din ghidurile noastre.

Daca interesul in crestere pentru facturarea electronica nu este suficient sa-i grabeasca adoptia, mai exista un argument in favoarea acestui proces si anume „taxele”. Viitorul taxarii este digital, din moment ce din ce in ce mai multe guverne incurajeaza sistemele de guvernare digitala (e-government). Italia, de exemplu, a introdus facturile electronice obligatorii atat pentru sectorul public, cat si pentru cel privat si si-a concentrat eforturile pe combaterea evaziunii fiscale.

Acelasi studiu Billentis arata ca exista un numar mare de documente asociatie taxarii care, cu ajutorul automatizarii facturilor, ar putea fi procesate fara interventie umana.

Conform studiului KMPG CEO Outlook 2019, desi inteligenta artificiala apare in discursul multor directori generali sau directori financiari, 65% dintre ei recunoscandu-i impactul, doar 16% au implementat tehnologii pe baza de AI sau sisteme avansate de automatizare. Un studiu destinat directorilor financiari si intreprins de Deloitte a gasit rezultate similare, cu nu mai putin de 64% din respondenti recunoscand ca departamentul financiar al organizatiei lor este foarte putin sau deloc pregatit pentru AI. Dar de ce este inteligenta artificiala atat de importanta in lumea finantelor electronice? In principal, pentru ca aceasta tehnologie umple golul dintre facturarea electronica de tip clasic si ceea ce se poate considera scopul final al digitalizarii: organizatia digitala.

Adaugarea robotilor la procesul de digitalizare iti permite sa cresti atat viteza, cat si eficienta departamentelor vizate, dar si sa influentezi alte parti din procesul comercial, precum lantul de aprovizionare sau serviciul de achizitii-vanzari. Ultimele doua intra sub umbrela automatizarii sistemelor P2P (Purchase-to-Pay), un proces care-ti poate imbunatati semnificativ structura de business si alimenta extinderea.

Mai mult, tehnologiile bazate pe AI pot fi folosite pentru a structura date, cauta informatii valoroase (raportare avansata) si pentru imbunatatirea procesului de decizie. Acest lucru devine evident cand inteligenta artificiala este sustinuta de o alta tehnologie devenita intre timp foarte „populara”: machine learning.

Prin procesele ei in continua adaptare, tehnologia de tip machine learning poate reduce interventia umana, ajuta la detectarea fraudelor, face previziuni ale lichiditatilor si ajuta la rezolvarea plangerilor de la consumatori, dar si la stabilirea dinamica a preturilor si managementul cheltuielilor.

Conform Billentis, piata pentru serviciile de machine learning va creste de la 0,9 miliarde de dolari, cat era in 2016, la 16,4 miliarde USD pana la finalul lui 2024.

Jim Lundy, CEO si analist-sef la Aragon Research, sustine ca, pana in anul 2020, „circa 65% din organizatii isi vor fi regandit procesele de management al documentelor in asa fel incat procesele de creare si transport sa fie automatizate”.

Ce inseamna asta? Inseamna ca Managementul Tranzactiilor Digitale sau DTM va deveni un standard si ca intreprinderea digitala va deveni o realitate mai devreme decat am crede.

Managemetul Tranzactiilor Digitale elimina piedicile tranzactiilor clasice, care implica oameni si documente de hartie si creeaza procese mai sigure, convenabile si usor de folosit. DTM inseamna depasirea ideii de management de continut si se concentreaza pe includerea transferului de documente, a certificarii, browsing-ului comun si a permisiunilor individuale pentru utilizatori, dar si pe utilizarea arhivarii sigure (care depaseste simpla stocare) si pe folosirea meta-proceselor care imbunatatesc transferul electronic.

De fapt, multi furnizori de servicii de facturare electronica si automatizare P2P ofera deja multe dintre aceste avantaje, inclusiv arhivarea sigura, legala si complet configurabila.

Desi rata de adoptare nu e usor de estimat, modelul DTM va fi cu siguranta acceptat international si va incorpora si alte tehnologii, precum blockchain, microservicii sau sistemele de analiza avansate. Cu alte cuvinte, va deveni singurul mod in care companiile fac afaceri!

Daca ai inceput recent sa planifici sau ti-ai inceput deja procesul de transformare digitala, aminteste-ti sa incluzi in el facturarea electronica si fa loc si pentru automatizarea procesului de achizitie-vanzari, ca si pentru AI si machine learning. Si, daca se intampla sa iti cauti chiar acum un furnizor care sa-ti sustina proiectul de transformare digitala, poti incepe cu oferta DocProcess!