Cu ajutorul solutiei Paperless flowSIGN, documentele de HR pot fi semnate electronic la distanta de multiple persoane, usor si rapid, cu valoare legala - aspecte esentiale mai ales in contextul actual al telemuncii. Insa pentru a intelege mai bine modul in care activitatea departamentelor de Resurse Umane poate deveni 100% digitala utilizand solutia Paperless flowSIGN de semnatura electronica la distanta, specialistii CertSIGN, companie ce ofera solutii integrate de arhivare, securitate cibernetica si personalizare de carduri, raspund, in continuare, la cateva dintre cele mai importante intrebari ale specialistilor din domeniu - din punct de vedere juridic si nu numai.Care este valoarea juridica a documentelor semnate electronic?
Semnatura electronica calificata are efectul juridic echivalent al unei semnaturi olografe, conform Regulamentului european eIDAS 910/2014. Certificatele digitale calificate emise de certSIGN pentru semnatura electronica sunt oferite in conformitate cu acest regulament. Astfel ca, un document semnat cu semnatura electronica calificata este asimilat inscrisului sub semnatura privata, atat in cazul actelor pentru care forma scrisa este necesara ad validitatem, cat si in cazul celor pentru care forma scrisa este necesara ad probationem.
In cazul celorlate tipuri de semnaturi electronice, avansata sau simpla, in general inscrisurile astfel semnate sunt acceptate ca inceput de dovada scrisa, aplicandu-se reglementarile din Codul de procedura civila privind proba.
Angajatorul poate semna electronic, iar angajatul fizic, iar documentele sa fie arhivate?
Nu este recomandabil, deoarece este greu de dovedit existenta actului si implica dubla arhivare atat pentru angajator, cat si pentru angajat, care ar fi nevoit sa comunice, sa transmita contractul de munca in ambele formate. De asemenea, in contextul proiectului de ordonanta de urgenta care prevede expres ca ambele parti trebuie sa semneze ori pe hartie ori electronic cu semnatura electronica calificata, aceasta solutie hibrida nici nu mai poate fi luata in calcul.
Cum procedam daca un viitor angajat nu detine o semnatura electronica? Care este procedura administrativa care trebuie parcursa pentru a obtine semnatura electronica? Cat dureaza, in medie, emiterea acesteia?
Pentru emiterea semnaturii electronice este necesara identificarea angajatilor. Identificarea poate fi facuta fata in fata, prin diferite metode, sau la distanta, printr-un protocol video certificat. In acest ultim caz, angajatul trebuie sa aiba la dispozitie un dispozitiv electronic cu camera video, cartea de identitate si posibilitatea tehnica de a intra in legatura cu un operator certSIGN care ii va confirma identitatea.
In functie de metoda de identificare aleasa, emiterea certificatului poate dura de la cateva minute (identificare video) la 1-2 zile (identificare fizica).
Am mai auzit de optiunea de a-si asuma angajatorul identitatea, prin faptul ca a intervievat persoana, ar fi valabil?
Exista posibilitatea identificarii persoanei careia i se emite un certificat calificat prin intermediul unor terti. Un angajator ar putea fi un astfel de tert care sa preia din atributiile furnziorului de servicii de incredere calificat. Aceasta delegare presupune o serie de acorduri, angajatorul trebuie sa indeplineasca anumite conditii si sa isi asume anumite responsabilitati. Identificarea trebuie facuta in conditiile stabilite de Regulamentul eIDAS si este supusa unui audit. Nu orice identificare poate fi acceptata ca fiind conforma cu Regulamentul.
***
Pentru a afla exact modul in care functioneaza solutia Paperless flowSIGN, certSIGN a realizat si un "Studiu de caz. Fluxul pentru semnarea electronica a documentelor in relatia cu angajatii. Paperless flowSIGN". Pentru a consulta documentul, click aici!
