Pandemia Covid-19 a fortat multi angajati si angajatori, chiar daca nu avusesera experienta muncii de acasa anterior, sa implementeze efectiv peste noapte acest mod de lucru. Evident ca tranzitia a fost mai usoara pentru acele organizatii care au practicat munca flexibila anterior, pentru ca dispuneau de o infrastructura minima necesara, de la end user devices (EUE), adica laptop-uri, tablete, smartphone-uri, pana la retea, acces la Internet, securitate, aplicatii care sa se preteze conectarii de la distanta.Ca urmare a acestei schimbari, toate companiile au accelerat investitiile in securitatea si capacitatea retelelor, pentru a face fata multitudinii de videoconferinte si pentru a sustine platforme colaborative in cloud pentru angajati sau pentru interactiunea cu clientii. Tehnologia necesara muncii de acasa trebuie privita din doua unghiuri: al organizatiei (respectiv a infrastructurii IT) si al angajatului.
Din perspectiva angajatului, lucrurile sunt ceva mai simple atata timp cat are un echipament care se poate conecta la Internet (computer, telefon, tableta) si o conexiune la Internet. Aplicatiile instalate pe astfel de echipamente permit in conditii de siguranta (tuneluri VPN etc) conectarea la ”birou” si accesarea infrastructurii. Problemele care au aparut pe parcurs s-au datorat in principal capacitatii sau calitatii reduse a conexiunii casnice, care in vremuri normale parea suficienta. . Din fericire singurul aspect de digitalizare la care Romania este fruntasa este infrastructura, viteza internetului fiind printre cele mai performante din Europa, iar preturi accesibile. Si daca aceasta este insuficienta, exista posibilitatea de a utiliza telefonul de serviciu in modul hotspot.
Din cealalta perspectiva, a organizatiei, lucrurile sunt mult mai complexe. Intr-o configuratie uzuala, exista o camera tehnica locala, un mini data center, care grupeaza majoritatea serverelor organizatiei. De altfel, accesul la diverse servicii si aplicatii se face pe reteaua locala, foarte rapida. Pot exista insa si servicii IT externe, SaaS, PaaS, IaaS, in general bazate pe tehnologia ”cloud”. Accesul la astfel de servicii (ca de altfel la tot ce inseamna Web) este permis angajatilor printr-un firewall care protejeaza reteaua interna a organizatiei, si mai departe printr-una sau mai multe conexiuni la Internet, furnizate de operatori specializati. In functie de nevoile de transfer de date din si spre serviciile externe ale fiecarei organizatii, se dimensioneaza conexiunea la Internet.
Ei bine, daca dimensiunea acestei conexiuni este suficienta pentru situatia cand majoritatea angajatilor lucreaza din birou, si foarte putini de la distanta, in conditiile actuale, cand toata lumea lucreaza de acasa, aceasta conexiune poate deveni subdimensionata. Mai mult, toata tehnologia care sta in spatele conectarii de la distanta (VPN, diferite tehnologii de securitate, etc.) pot fi pur si simplu incapabile sa faca fata traficului solicitat de atat de multe conexiuni externe.
Avantajate sunt companiile care au investit in tehnologia cloud si au migrat toate serviciile interne intr-un data center extern sau chiar au adoptat predominant tehnologii SaaS (Software as a Service). In acest caz, conectarea la serviciile si aplicatiile IT devine independenta de locatia utilizatorului (din birou, de acasa etc.).
O alta dimensiune introdusa de aceasta situatie este imposibilitatea organizarii de intalniri in modul traditional. Angajatii stau acasa, dar trebuie sa lucreze impreuna, sa colaboreze pe diverse documente, sa poata stabili intalniri virtuale, intre ei sau cu clientii lor. Organizatiile care au avut implementate sisteme de videoconferinte, de chat si de webcasting nu au avut mari probleme in desfasurarea activitatii ca inainte. Dimensionarea acestor sisteme este insa iarasi critica: una este sa ai o videoconferinta cu doi-trei participanti si cu totul altceva este cand sunt cateva zeci sau chiar sute.
Nu in ultimul rand trebuie mentionata partea ce tine de abilitatile digitale ale angajatilor. Foarte multi dintre acestia, care au lucrat exclusiv din birou, au intampinat dificultati in accesarea si utilizarea aplicatiilor care le permit sa-si continue activitatea de acasa. In cele mai multe cazuri, a fost nevoie de training intensiv pentru ca angajatii sa acumuleze rapid un minim de cunostinte pentru a se adapta la noul mod de lucru. Aici intervine inca consideratia anterioara: cum poti face sesiuni de training simultan la sute de persoane daca nu ai un sistem bine pus la punct care sa permita acest lucru.
Legat de educatia digitala a utilizatorilor, este importanta si partea de suport IT. In conditii normale, majoritatea organizatiilor au un grup de suport IT localizat chiar in birou la care apelezi direct pentru rezolvarea unei probleme. In situatia actuala acest sistem a fost pus la incercare. Cel mai usor sa se adapteze le-a fost companiilor care au grupuri de suport IT regionalizate (si in consecinta virtuale) sau chiar au acest serviciu externalizat complet. Serviciile de suport pot fi acordate telefonic, video sau prin aplicatii de chat.
In concluzie, pandemia Covid-19 a pus la grea incercare limitele tehnologiilor pe care organizatiile au ales sa le implementeze de-a lungul timpului. Unele au fost mai bine pregatite, mai ales cele care au avut o viziune mai progresista si care au acceptat sa investeasca consistent in aceste tehnologii, precum si in educarea personalului. Altele au fost prinse pe picior gresit si incearca sa se adapteze din mers. Furnizorii de astfel de solutii (marii producatori de software, operatori de telecomunicatii etc.) au sarit prompt in ajutor, dar costurile sunt mult mai mari si un proiect de infrastructura IT serios nu se implementeaza peste noapte. S-au invatat multe lucruri in aceasta perioada, iar cel mai important este ca lumea de maine se indreapta in directia digitalizarii, iar criza generata de pandemie doar a grabit simtitor lucrurile.
Articol realizat de Bogdan Alecu, Pwc CEE Chief Technology Officer
