Posibilitatea incheierii contractelor individuale de munca si altor documente din domeniul relatiilor de munca si instruirii SSM, utilizand semnatura electronica calificata, este reglementata explicit in legislatia nationala, cu aplicare din 25 iulie 2021, odata cu publicarea in Monitorul Oficial a Legii nr. 208/2021 privind aprobarea OUG nr. 36/2021.Din noile reglementari introduse in Codul muncii si Legea securitatii si sanatatii in munca, trebuie retinute urmatoarele aspecte:
1. Ce? Semnatura electronica calificata poate fi utilizata de angajatori si angajati la:
- incheierea, modificarea, suspendarea sau incetarea CIM (contract individul de munca);
- intocmirea tuturor inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca rezultate la incheierea CIM, pe parcursul executarii acestuia sau la incetarea lui - anexe, acte aditionale, fise de post etc.;
- semnarea dovezii instruirii SSM (securitatii si sanatatii in munca).
Un alt aspect important este faptul ca documentele din sfera relatiilor de munca semnate electronic se arhiveaza electronic “de catre angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica”.
In plus, organele de control competente au obligatia de a accepta, pentru verificare si control, contractele individuale de munca si actele aditionale, precum si inscrisurile/documentele din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca incheiate in format electronic, cu semnatura electronica, fara a le solicita si in format letric.
2. Cat? Cheltuielile de achizitionare sunt deductibile
Conform noii forme a art. IV din OUG nr. 36/2021, modificata prin recenta Lege nr. 208/2021, cheltuielile aferente achizitionarii semnaturilor electronice utilizate in vederea semnarii documentelor de incheiere, modificare, suspendare sau, dupa caz, de incetare a contractului individual de munca, sunt deductibile.
“(2) Angajatorul poate suporta, pentru el si pentru angajatii sai, in vederea indeplinirii obligatiilor legle mentionate in prezenta ordonanta de urgenta, cheltuielile pentru achizitionarea semnaturilor electronice […] utilizate pentru semnarea inscrisurilor/documentelor din domeniul relatiilor de munca/securitatii si sanatatii in munca.
(21) Cheltuielile efectuate de angajator, prevazute la alin. (2), reprezinta cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal.”
3. De ce? Semnatura electronica calificata are implicit efectul juridic echivalent al unei semnaturi olografe
Iar acest lucru este reglementat prin art. 25 din Regulamentul eIDAS nr. 910/2014, aplicabil in toate statele membre UE. Pentru celelalte tipuri de semnaturi trebuie realizata expertiza tehnica ori de cate ori este nevoie sa fie demonstrata valoarea lor legala.
In plus, in cazul utilizarii semnaturii electronice calificate vorbim si despre eficienta crescuta (economie de timp, spatiu de depozitare, de resurse si costuri), utilizari multiple (certificatul calificat poate fi utilizat nu doar la semnarea documentelor de HR, ci si altor contracte/documente de business ori in relatiile cu institutiile statului), siguranta (autenticitatea, integritatea si non-repudierea documentelor semnate, precum si identificarea semnatarului), respectiv accesibilitate si mobilitate (usor de utilizat, de oriunde, oricand, de pe orice dispozitiv).
4. Cum? certSIGN ofera un pachet complet de solutii conform Legii nr. 208/2021
Companiile private si institutiile publice din Romania pot opta pentru pachetul complet de solutii certSIGN, in conformitate cu noile prevederi legislative, care include:
- platforma de semnatura electronica la distanta Paperless flowSIGN - semnarea extrem de rapida si cu valoare legala a unui sau mai multor documente de catre doua sau mai multe persoane;
- certificate calificate de semnatura electronica la distanta - cu posibilitatea obtinerii 100% online prin identificare video si valabilitate in functie de nevoile specifice;
- arhivare electronica - pastrarea documentelor semnate electronic folosind servicii autorizate conform Legii nr. 135/2007.
La acestea se adauga, pentru un plus de siguranta, marca temporala calificata (pentru prevenirea unor situatii precum antedatarea documentelor) si mecanisme de validare pe termen lung LTV (pentru verificarea unui document semnat electronic si dupa expirarea certificatului).
