Autoritatile contractante solicita ofertantilor, de obicei, sa prezinte graficul Gantt, ca parte a propunerii tehnice, in principal din urmatoarele motive:- sa evalueze daca planificarea ofertantului cu privire la implementarea contractului este realista;
- sa evalueze daca graficul Gantt reflecta o planificare a activitatilor care este corelata cu oferta depusa, respective cu metodologia de executie, planul de siguranta, planul de asigurare a calitatii, propunerea financiara si alte aspecte aferente modului de implementare a contractului (descrise in propunerea tehnica);
- pentru a oferi o asigurare rezonabila, de la momentul evaluarii ofertei, asupra faputului ca ofertantul are capabilitatea si abilitatile necesare pentru a finaliza lucrarile la timp si in conformitate cu cerintele caietului de sarcini si clauzelor contractuale, precum si in corelatie cu abordarea asumata prin propunerea sa tehnica.
Prin urmare, este extrem de important ca autoritatile contractante sa stabileasca in mod corect cerintele legate de acest grafic la nivelul documentatiei de atribuire si sa il evalueze corect pe parcusul procesului de evaluare a ofertelor.
Greseli frecvente:
Se observa ca in multe proceduri de atribuire a contractelor de lucrari, autoritatile contractante impun termene stricte pentru etapele/rezultate/jaloane intermediare, sau impun termene limita pentru activitati care nu se afla sub controlul contractantului. Aceasta practica ar trebui evitata. De exemplu, impunerea unor termene stricte nerealiste pentru obtinerea autorizatiei de constructie, in cazul contractelor de lucrari ce includ si proiectarea acestora (tip FIDIC galben), va conduce la cresterea probabilitatii de a avea ca rezultat fie faptul ca nu vor fi primite oferte/oferte conforme, fie ca ofertele primite vor fi complet nerealiste.
In acest context, trebui precizat ca obtinerea autorizatiei de constructie nu este una dintre responsabilitatile contractantului (a se vedea Legea nr. 10/195 - art. 22, paragraful b), ci este o obligatie a Beneficiarului (autoritatii contractante). Contractantul poate, cel mult, sa faciliteze procesul de obtinere a acesteia, elaborand documentatia tehnica ce sta la baza emiterii, cu integrarea eventualelor observatii primate de la autoritatea contractanta si/sau alti factori interesati ce pot influenta modul de realizare a constructiei. De asemenea, contractantul poate depune, in numele Beneficiarului, la organul competent, solicitarea de eliberare a autorizatiei de constructie, impreuna cu documentatia aferenta.
Astfel, trebuie avut in vedere faptul ca durata obtinerii aprobarilor preliminare si a avizelor/acordurilor prevazute de lege, precum si obtinerea autorizatiei de constructie, depinde si de autoritatile emitente, procesul de emitere a acestora, cu termenele aferente, nefiind intotdeauna posibil de anticipat cu acuratete, oricat de diligente si experimentate ar fi partile contractuale (Beneficiarul si Contractantul).
Potrivit studiului elaborat de Grupul bancar mondial „Doing Business in Uniunea Europeana 2017: Bulgaria, Ungaria si Romania”, este nevoie de o medie de 133 de zile pentru a obtine autorizatia de constructie. In Bucuresti, cu cel mai rationalizat proces, sunt necesare 24 de zile lucratoare, in timp ce in Cluj-Napoca, Ploiesti si Timisoara este nevoie de 27.
Totodata, trebuie luat in calcul, asa cum s-a amintit mai sus, faptul ca in timpul acestui proces de elaborare si obtinere a autorizatiei de constructie, autoritatea contractanta trebuie sa furnizeze anumite documente, observatii (proprii si/sau provenind de la factori interesati - cum ar fi utilizatorii finali, ONG-uri, etc.) si/sau aprobari ale unor rezultate intermediare.
Luand in calcul toate aspectele precizate mai sus, impunerea termenelor limita pentru obtinerea autorizatiei de constructie in sarcina ofertantului reprezinta o practica defectuoasa in realizarea achizitiei deoarece transfera acestuia un risc pe care nu-l poate controla, fapt ce va conduce la cresterea artificiala a pretului ofertat, depunerea unor oferte nerealiste bazate pe o anticipare a ofertantului ca va putea gestiona acest risc prin mecanismul revendicarilor contractuale si/sau blocaje in implementarea contractului (datorate numeroaselor cereri de modificare aparute ca urmare a mecanismului revendicarilor).
In schimb, se recomanda ca autoritatea contractanta sa stabileasca, in mod realist, in documentatia de atribuire, principalele ipoteze/premise la care trebuie sa se raporteze toti ofertantii, asigurand astfel transparenta necesara pentru a permite depunerea unor oferte comparabile.
Printre ipotezele/premisele principale se regasesc - data de incepere anticipata a contractului, termenele pentru furnizarea documentelor/informatiilor/activelor/resurselor (unde este cazul) care sunt in responsabilitatea autoritatii contractante, inclusiv perioadele de examinare /aprobare de catre autoritatea contractanta a livrabilelor intermediare si finale inaintate de contractant.
In timpul implementarii contractului, in cazul in care una sau mai multe dintre aceste ipoteze se nu se materializeaza1, inregistrandu-se abateri din cauze care nu tin de culpa contractantului, autoritatea contractanta trebuie sa-si asume consecintele, respectiv extensie de timp (in cazul in care respectivele abateri au impact asupra drumului critic) si/sau plata costurilor suplimentare.
Cu exceptia datei de incepere anticipate. Atunci cand data de incepere efectiva este diferita de data de incepere anticipata indicata in documentatia de atribuire, autoritatea contractanta/ Supervizorul trebuie sa ceara contractantului sa isi actualizeze graficul Gantt pe baza datei de inceput efective, astfel incat lucrarile sa se finalizeze in limita maxima a duratei de constructie permisa. Trebuie mentionat ca data de incepere anticipata poate avea un impact semnificativ, in acest context, in special in cazul contractelor de lucrari cu o durata scurta durata de executie, care coincide cu o perioada in care se inregistreaza conditii climatice nefavorabile. In special pentru aceste contracte este foarte important ca ipotezele/premizele stabilite de autoritatea contractanta sa fie realiste si sa ia in considerare, de asemenea, riscul de a exista perioade in care trebuie suspendata executia lucrarilor (acestea trebuind sa fie evidentiate in mod transparent in documentatie de atribuire astfel incat toti potentialii ofertanti sa inteleaga in acelasi fel contextul achizitiei).
Prezentarea ipotezelor/premiselor in maniera mentionata mai sus va permite potentialilor ofertanti sa raporteze la aceiasi parametri si context (aceleasi conditii de competitie) in planificarea implementarii contractului, evitandu-se situatii in care acestia sunt tentati sa-si asume sarcini nerealiste. In plus, acest lucru ar diminua perceptia ofertantilor asupra riscului pe care trebuie sa si-l asume prin contract, stiut fiind faptul ca acesta se va regasi in pretul ofertat.
In consecinta, pe baza principalelor ipoteze/premize stabilite de autoritatea contractanta, trebuie sa se solicite ofertantilor sa prezinte, prin oferta depusa, modul de planificare a activitatilor, sarcinilor si masurilor de gestionare a riscurilor care cad in responsabilitatea sa.
Astfel, planificarea ar trebui sa detalieze de o maniera coerenta:
- durata si succesiunea principalelor activitati,
- jaloanele etapelor de planificare si executie (cum ar fi:
fazele determinante - in cazul contractelor de lucrari care au ca obiect executia acestora pe baza proiectului pus la dispozitie de beneficiar;
- elaborarea documentelor aferente activitatii de proiectare - elaborare a proiectului tehnic, elaborarea documentatiei aferente emiterii autorizatiei de constructie, termenele efective de emitere fiind stabilite de ofertant pe baza perioadelor de examinare /aprobare a livrabilelor intermediare si finale pe care autoritatea contractanta si-a asumat in documentatia de atribuire ca le va respecta in procesul de analiza a acestora - in cazul contractelor de lucrari care include proiectarea acestora.
Comisia de evaluare trebuie apoi sa analizez daca ofertantul respecta cerintele si principalele ipoteze precizate de autoritatea contractanta in documentatia de atribuire, precum si stabileasca, pe baza rationamentului professional, daca planificarea ofertantului este realista si corelata cu metodologia de executie si planul propriu de alocare a resurselor (acestea putand fi umane, materiale, inclusiv suportul oferit de personalul permanent (denumit generic backstopping) al organizatiei ce constituie operatorul economic care are calitatea de ofertant). Graficul Gantt vazut din perspectiva cerintelor formulate la nivelul documentatiei de atribuire:
Graficul Gantt trebuie evaluat din doua perspective diferite: „respectarea cerintelor - conformitate” si „capacitatea de adaptare la contextul dat - evaluare bazata pe rationament profesional”.
Cerinte de conformitate:
In ceea ce priveste cerintele de conformitate, ofertele care nu respecta cerintele minime ale autoritatilor contractante vor fi considerate neconforme. Se recomanda ca aceste cerinte sa se limiteze la urmatoarele aspecte:
a) Graficul Gantt prezentat de ofertant demonstreaza ca acesta finalizeaza contractul cu respectarea termenului limita impus de autoritatea contractanta (adica in perioada de constructie maxima stabilit);
b) Graficul Gantt prezentat de ofertant demonstreaza ca acesta finalizeaza „etapele/sectiunile” aferente lucrarilor in timp (adica in perioada de constructie maxima pentru etapa respectiva);
c) Planificarea ofertantului este conforma cu cerintele stabilite de autoritatea contractanta (adica respecta ipotezele/premisele stabilite in documentatia de atribuire cu privire la elemente cum ar fi: termenele de analiza, transmitere observatii, respectiv aprobare a livrabilelor intermediare/finale care revin autoritatii contractante, data de incepere anticipata, eventuale perioade de suspendare a executiei lucrarilor datorate conditiilor climatice nefavorabile prevazute in documentatia de atribuire etc.).
Este recomandabil ca in cazul contractelor de lucrari care prezinta un grad scazut de complexitate si care au valoare estimate sub pragul de publicare in JOUE (de exemplu, constructia de cladiri clasa D, lucrari de asfaltare, constructii de mici dimensiuni, etc.) autoritatile contractante sa stabileasca doar cerintele de conformitate.
Cerinte de adaptare la contextul dat - evaluare bazata pe rationament profesional:
Pentru proiectele mai complexe si mai mari, se recomanda ca autoritatile contractante sa evalueze in detaliu „Adecvarea planului de lucru/calendarului lucrarilor” printr-un factor de evaluare pentru care punctajele se acorda de catre membrii comisiei de evaluare in functie de abordarea particulara a fiecarei oferte.
Aceasta evaluare necesita o „judecata profesionala”, pentru care autoritatile contractante pot avea nevoie de sprijin specializat in multe dintre cazuri. Metodologia de punctare poate fi bazata pe urmatorii sub-factori.
Graficul Gantt propus este realist, de exemplu:
- calendarul prevazut pentru mobilizare,
- perioadele de timp prevazute pentru lucrarile provizorii, masuri de siguranta, management de trafic, etc. sunt suficiente/rezonabile in raport cu complexitatea activitatilor pe care le implica si resursele alocate;
- interactiunile in faza de proiectare din cadrul echipei contractorului, a acesteia din urma cu autoritatea contractanta, precum si cu autoritatile care emit avize/autorizatii sunt prevazute intr-un mod care asigura o revizuire adecvata tuturor livrabilelor (cu respectarea totodata a perioadelor minime de raspuns/trimitere observatii din partea Beneficiarului prevazute de autoritatea contractanta in documentatia de atribuire);
- durata si secventa propusa a activitatilor aferente implementarii contractului sunt in concordanta cu practicile industriei si corelate cu resursele propuse;
- jaloanele identificate sunt reprezentative/relevante pentru a reflecta ca proiectul este „in grafic”
- sunt prevazute termene pentru testare, punere in functiune si altele asemenea, acestea fiind realiste;
b) Graficul Gantt propus este in concordanta cu metodologia de executie (de exemplu, reflecta de o maniera logica si coerenta secventa activitatilor, legaturile dintre acestea, numarul de echipe/personal direct productiv direct implicat, ratele de productivitate ale acestora/acestuia, perioadele de constructie, timpi tehnologici de asteptare, etc.);
c) Nivelul de detaliere al Graficului Gantt prezentat de ofertant este adecvat complexitatii lucrarilor6 (de exemplu, sunt luate in considerare toate activitatile principale si jaloanele aferente; se prezinta resursele alocate si ratele de productivitate ale acestora; este evidentiat drumul critic; se prezinta pentru fiecare activitate data de inceput si cea de sfarsit; se arata legaturile logice intre activitati; exista o descriere narativa a programului de lucru furnizat, acoperind toate ipotezele importante - cum ar fi: perioadele de constructii, aprobarile altor terte parti si altele asemenea).
Un exemplu de mecanism de notare pentru factorul de evaluare de mai sus poate fi urmatorul:
20 de puncte - Propunerea tehnica indeplineste toate cerintele a), b) si c).
16 puncte - Propunerea tehnica respecta cerintele a) si b).
10 puncte - Propunerea tehnica respecta cerinta a).
Evaluarea graficului Gantt in timpul procesului de evaluare a ofertelor: In ceea ce priveste evaluarea conformitatii, autoritatea contractanta trebuie sa demonstreze, in mod clar, de ce considera sau nu faptul ca graficul Gantt prezentat corespunde referintelor si cerintelor exacte prevazute in documentatia de atribuire.
In ceea ce priveste evaluarea capacitatii de adaptare la contextul dat - evaluare bazata pe rationament profesional, autoritatea contractanta trebuie sa demonstreze, in mod clar, punctele forte si slabe ale fiecarei propuneri tehnice prin raportare la aspectele prevazute mai sus la sub-factorii de evaluare exemplificati. Comisia de evaluare trebuie sa fie in masura sa demonstreze coerenta dintre punctajul acordat si punctele forte si slabe identificate. Trebuie retinut faptul ca membrii comisiei de evaluare au obligatia sa-si justifice rationamentul profesional care a stat la baza acordarii punctajului, utilizand drept referinte obiective, cum ar fi: experienta/statisticile anterioare, bunele practici din industrie, abordari finalizate cu succes in situatii similare, etc.), cu respectarea principiului tratamentului egal pentru toti ofertantii. Pentru materialul complet, click aici!
