Starea de urgenta impusa de pandemia actuala a condus la neocuparea aproape totala a spatiilor de birouri, in contextul in care multi dintre angajati lucreaza de acasa. Proprietarii doresc sa scada costurile de operare pentru aceasta perioada si sa continue in acelasi timp sa asigure serviciile necesare pentru a pastra cladirile in conditii optime, potrivit companiei de consultanta imobiliara CBRE, care administreaza o suprafata de peste 7 milioane de metri patrati de birouri, centre comerciale si spatii industriale in Europa Centrala si de Est.Procentul angajatilor care au nevoie sa vina la birou a scazut cu pana la 90-95% din totalul echipelor, pe masura ce companiile au implementat munca de acasa, exceptie facand jucatorii din industria farmaceutica, media, IT sau telecom.
„Pe piata de property management a cladirilor de birouri asistam la un paradox: avand in vedere gradul redus de utilizare in aceasta perioada, proprietarii se gandesc sa scada costurile de operare a cladirii cu 30-50%, insa fara a afecta serviciile sau a pune in pericol joburile furnizorilor. Eficientizarea costurilor de service charge, in afara taxei pe proprietate, are doua componente: echipamentele tehnice si oamenii. In cazul echipamentelor, se pot modifica programele de functionare, trecandu-se pe modul de economisire sau chiar oprind partial anumite echipamente care asigura incalzirea, ventilatia sau iluminatul spatiilor”, afirma Valeriu Toma, Deputy Head of Property Management, CBRE Romania.
In ceea ce priveste oamenii care asigura serviciile de operare a cladirilor de birouri, echipele de Property Management ale CBRE lucreaza indeaproape cu furnizorii pentru a gasi solutii asa incat sa fie pastrati toti angajatii, fie prin ture mai scurte, fie prin program redus de lucru sau prin asigurarea unor echipe stand-by care sa suplineasca nevoile reactive.
„Atat proprietarii, cat si chiriasii, isi doresc ca spatiile de birouri sa fie mentinute in parametrii optimi de functionare, pentru ca intoarcerea la birou sa se petreaca in conditii cat mai bune. Cladirea este un organism viu si are nevoie sa fie intretinuta corespunzator. Solutiile implementate pe timpul pandemiei nu trebuie sa creeze prejudicii pe termen mediu si lung. Reducerea activitatilor de mentenanta, fie ca vorbim de spatiile exterioare sau de cele interioare, trebuie facuta strategic”, subliniaza Valeriu Toma.
Un set de masuri care pot optimiza costurile cu serviciile sunt cele legate de gradinarit. Aceste servicii trebuie mentinute pentru ca impacteaza direct imaginea cladirii, insa frecventa cu care se desfasoara poate fi redusa in functie de suprafata spatiilor verzi, de anotimp si de conditiile meteo.
O alta categorie de masuri pentru reducerea costurilor de operare de birouri vizeaza curatenia exterioara, precum curatenia parcarilor si a spatiilor de relaxare din jurul cladirii, unde programul angajatilor care desfasoara aceste activitati poate fi redus in functie de gradul de utilizare a spatiilor. La fel se intampla si in ceea ce priveste curatenia interioara din spatiile comune ale cladirii: receptia, lifturile, toaletele, holurile comune si scarile.
Se poate renunta, de exemplu, la orele de week-end acolo unde cladirea este neutilizata de catre chiriasi pe durata acestei perioade sau poate fi redus programul pentru personalul care asigura curatenia de la 10-12 ore la 6-8 ore in cursul saptamanii.
Ultima categorie de reducere a costurilor este legata de marketing senzorial, care stimuleaza simtul olfactiv si vizual, cum sunt florile si parfumurile din receptii sau alte spatii comune. De asemenea, poate fi suspendata muzica ambientala.
In ceea ce priveste activitatea de Facility management, programul de lucru poate fi redus de la 8-9 ore la 4-6 ore cu conditia sa se asigure in continuare serviciile de mentenanta specializata pentru toate instalatiile si echipamentele cu rol de securitate la incendiu, cat si pentru cele care tin de siguranta operarii.
„Toate masurile de reducere a costurilor operationale se iau pe baza discutiilor cu chiriasii pentru a nu avea un impact psihologic negativ asupra celor care lucreaza in cladire. Mai mult ca oricand, comunicarea dintre proprietari si chiriasi este esentiala in aceasta perioada iar revenirea la lucru in numar mare a angajatilor este deja pregatita din punct de vedere operational cu ajutorul informatiilor primite de la chiriasi”, incheie Valeriu Toma.
In Bucuresti sunt 3,2 milioane de metri patrati de birouri moderne in care, intr-o perioada normala, isi desfasoara activitatea intre 260.000 si 400.000 de angajati. Pentru toate aceste spatii, service charge-ul sau a taxa pe servicii pe care companiile chiriase o platesc alaturi de chirie poate oscila intre 3,5 si 4,85 euro/mp/luna, conform raportului Bucharest Service Charge, realizat de CBRE Research.
In Romania, departamentul de administrare a proprietatilor al CBRE a fost infiintat la finele anului 2013 iar in prezent depaseste 800.000 mp, printre care se numara cladirile de birouri Timpuri Noi Square, Aviatorilor 8, Floreasca Business Park, Lakeview, Green Gate, Campus 6.1, myhive Metroffice, myhive S-Park, Victoria Park sau platforma Iride si mai multe centre comerciale din Bucuresti si orasele regionale.
In afara departamentului din Romania, CBRE se bazeaza pe sprijinul a numerosi specialisti in administrarea proprietatilor din filialele companiei situate in regiunea Europei Centrale si de Est, care numara aproape 600 de consultanti. In prezent, CBRE administreaza la nivelul Europei Centrale si de Est o suprafata totala de 7 milioane de metri patrati, dintre care peste 2,5 milioane de metri patrati se gasesc in cladiri de birouri.
