In ultimii ani, au fost dezvaluite actiuni sau decizii gresite ale companiilor privind mediul, siguranta publica sau bugetele publice nationale sau ale UE, datorita informatiilor date din interiorul organizatiilor de catre asa numitii avertizori de integritate (whistleblowers).Ca urmare, incepand din decembrie 2019, statele membre ale Uniunii Europene se afla in mijlocul unor schimbari legislative semnificative privind protectia avertizorilor de integritate, odata cu adoptarea Directivei (UE) 2019/1937. Noua legislatie acorda o importanta mai mare statutului denuntatorilor si rolului pe care acestia il au in evidentierea comportamentului neetic si a activitatilor infractionale, atat din mediul privat, cat si din cel public.
Astfel, pana la 17 decembrie 2021, statele membre UE trebuie sa transpuna in propriile legislatii Directiva privind protejarea avertizorilor de integritate, data de la care cerintele devin obligatorii si pentru companiile cu peste 250 de angajati.
Altfel spus, persoanele care expun incalcari legislative vor fi protejate de lege si nu vor trebui sa se teama de ”consecinte”. In acest sens, companiile vor trebui sa implementeze proceduri interne de tratare a rapoartelor inaintate de avertizorii de integritate.
Prin aceasta legislatie, Uniunea Europeana se alatura Statelor Unite care ofera protectie avertizorilor de doua decenii. Avertizorii de integritate sunt importanti pentru asigurarea unei societati transparente si etice, deoarece expun abateri sau incalcari ale legislatiei UE, de la combaterea spalarii banilor, protectia datelor, protectia intereselor financiare, siguranta alimentara si a produselor, sanatatea publica, protectia mediului inconjurator si securitatea nucleara.
Ce trebuie sa stie companiile?
Noua directiva impune urmatoarele:
- Companiile din mediul privat cu peste 50 de angajati trebuie sa instituie canale si proceduri interne pentru raportarea incalcarilor si pentru intreprinderea unor actiuni subsecvente proportionale cu dimensiunea lor si cu nivelul de risc pe care activitatile acestora il reprezinta pentru interesul public.
- Entitatile din sectorul public trebuie sa instituie canale si proceduri interne pentru raportarea incalcarilor si pentru intreprinderea unor actiuni subsecvente. Pot fi exceptate de la aceasta obligatie municipalitatile cu mai putin de 10 000 de locuitori sau cu mai putin de 50 de lucratori.
- In ceea ce priveste entitatile juridice din sectorul privat care au intre 50 si 249 de lucratori, statele membre trebuie sa asigure pana la 17 decembrie 2023 intrarea in vigoare a actelor cu putere de lege si a actelor administrative necesare pentru a se conforma directivei.
Directiva prevede un model de raportare in 3 pasi pentru avertizori:
- canale interne de raportare in cadrul structurilor interne ale unei anumite organizatii din sectorul privat sau public;
- canale externe de raportare ca parte a autoritatilor administratiei publice desemnate in acest scop;
- divulgarea publica prin punerea la dispozitia domeniului public a informatiilor privind incalcarile.
La momentul implementarii cerintelor legislative, companiile trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:
- desemnarea unei persoane impartiale sau a unui departament impartial, competent in ceea ce priveste intreprinderea unor actiuni subsecvente raportarilor;
- implementarea unor canale pentru primirea raportarilor de la avertizori si care sa asigure conditiile de siguranta si confidentialitate a persoanei care efectueaza raportarea;
- un interval de timp suficient pentru a transmite feedback persoanei care efectueaza raportarea si care sa nu depaseasca limitele impuse de lege;
- includerea in procedurile interne si in codul de etica al companiei a prevederilor necesare;
- instruirea de specialitate a celor care vor fi implicati in investigatii pentru a consolida semnificatia confidentialitatii.
In ceea ce priveste sanctiunile, conform Directivei, sunt necesare sanctiuni penale, civile sau administrative pentru a asigura eficacitatea normelor privind protectia avertizorilor. De asemenea, sunt necesare sanctiuni impotriva persoanelor care raporteaza sau divulga public informatii referitoare la incalcari care se dovedesc a fi in mod deliberat false, pentru a descuraja alte raportari rauvoitoare si pentru a mentine credibilitatea sistemului.
Impactul sistemelor de avertizare
Nerespectarea prevederilor poate avea ca rezultat sanctiuni si amenzi care reprezinta un risc financiar. Pe langa acest acestea, un sistem eficient de avertizare poate reduce pierderile rezultate din fraude cu aproximativ 50%. Conform sondajului PwC “Global Economic Crime and Fraud” din anul 2020, 47% dintre companii au descoperit cazuri de frauda in ultimele 24 de luni.
In plus, conform unui studiu al Asociatiei Examinatorilor Certificati de Fraude (AECF), aproximativ 43% din cazurile de frauda sunt descoperite prin denuntarea acestora. In plus, conform studiului AECF pe natiuni „Studiu global privind frauda si abuzurile ocupationale” din 2020, pierderile datorate fraudelor au fost cu 49% mai mici in cadrul companiilor care au avut platforme de avertizare implementate. Astfel, un sistem eficient de avertizare este un factor de atenuare a riscului inerent de frauda.
Care este situatia la nivelul Uniunii Europene?
Pana in februarie 2021, 18 state membre nu incepusera sau inregistrau progrese minime in transpunerea directivei in legislatia nationala. Cinci tari au facut progrese limitate (Irlanda, Estonia, Spania, Franta si Danemarca), iar trei tari inregistrau progrese moderate in ceea ce priveste transpunerea (Letonia, Olanda si Suedia). Singura tara care a facut progrese substantiale spre transpunere este Cehia, care a introdus in Parlament un proiect de lege privind protectia avertizorilor in Februarie 2021.
Reprezentantii Uniunii Europene recomanda intensificarea eforturilor privind transpunerea legislatiei si asigurarea unui proces transparent case sa includa toate partile interesate.
In Romania, au fost inregistrate putine progrese pana la inceputul anului 2021. Potrivit Ministerului Justitiei, responsabil cu procesul de transpunere a Directivei, un grup de lucru intern a fost format la inceputul anului 2020. In martie 2021 ministerul a lansat o consultare publica cu privire la un proiect de lege, acordand partilor interesate trei saptamani sa raspunda. Conform Secretariatului General al Guvernului, termenul limita asumat pentru adoptarea de catre Parlament a proiectului de lege privind protectia persoanelor care raporteaza incalcari ale legii este Noiembrie 2021.
Conform sondajului PwC , in ceea ce priveste metodele folosite de companiile din Romania pentru a asigura eficienta programelor de conformitate la nivel organizational, majoritatea dintre acestea au declarat ca se bazeaza pe revizuiri interne periodice si, mai putin de jumatate dintre acestia au declarat ca au implementat canale interne de raportare, respectiv o procedura privind avertizorii.
Avertizorii si Legea Sarbanes-Oxley (SOX)
Pana la transpunerea legislatiei europene, toate companiile care intra sub incidenta legii Sarbanes-Oxley sunt obligate sa stabileasca cai interne pentru depunerea reclamatiilor si sa creeze proceduri pentru a proteja confidentialitatea angajatilor care efectueaza raportari. Astfel, SOX interzice unei companii cotate la bursa sau oricarui contractant sau agent al unei astfel de companii, sa se razbune impotriva unui angajat care raporteaza actiuni pe care le considera in mod rezonabil o incalcare a statutelor care interzic frauda, orice regula sau regulament aplicabil companiei.
Un material de Silvia Haram, Internal Audit Manager PwC Romania si Anca Voicila, Senior Associate at PwC Romania
