FILIP & Company: Adoptarea cadrului legislativ privind desfasurarea AGA

In data de 8 mai 2020 a intrat in vigoare ordonanta de urgenta nr. 62/2020 pentru reglementarea unor masuri in domeniul societatilor, in vederea desfasurarii reuniunilor organelor statutare (in continuare „OUG”), aplicabila inclusiv adunarilor generale convocate pe durata saarii de urgenta, dar care sunt intrunite ulterior incetarii acestei stari, precum si adunarilor generale convocate si intrunite in primele 2 luni dupa incetarea starii de urgenta. OUG are in vedere situatia societatilor de tip inchis si cuprinde o serie de reguli care urmaresc flexibilizarea prevederilor Legii nr. 31/1990 privind societatile, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare (in continuare „Legea Societatilor”).

Desi aceasta masura este bine-venita (si de prea mult timp asteptata), se impune analiza atenta a prevederilor OUG, pentru a vedea in ce masura acestea reprezinta un sprijin efectiv pentru societati, in sensul flexibilizarii desfasurarii reuniunilor organelor statutare prin mijloace accesibile si eficiente si care sunt problemele practice pe care le poate ridica OUG.

 

OUG nu interzice tinerea unei adunari generale prin prezenta fizica a asociatilor/actionarilor, dar introduce o serie de reguli cu privire la desfasurarea adunarilor exclusiv prin corespondenta, respectiv prin mijloace electronice de transmisie a datelor. Se incurajeaza astfel utilizarea acestor mijloace alternative, care pot fi utilizate chiar daca actul constitutiv nu le prevede sau chiar le interzice.

Desigur, in cazul in care societatile vor opta pentru tinerea adunarilor cu prezenta fizica a asociatilor/actionarilor, se vor lua toate masurile pentru respectarea regulilor impuse de autoritati pentru prevenirea infectarii cu virusul SARS-CoV-2. OUG nu vine cu propuneri concrete privind astfel de masuri, societatile fiind responsabile cu asigurarea respectarii restrictiilor. Dintre masurile deja implementate in practica, mentionam urmatoarele:

- punerea la dispozitia asociatilor/actionarilor a unui numar de telefon/adresa de e-mail la care persoanele in cauza sa isi anunte prezenta fizica la adunare - in acest caz, societatea va avea mai mare previzibilitate cu privire la numarul de persoane care se vor prezenta la adunare si va putea adapta masurile organizatorice;

- pregatirea unui regulament pentru desfasurarea adunarii, care sa fie publicat in ziua adunarii la locul convocarii si prin care sa se stabileasca reguli stricte de acces si de vot in cadrul adunarii;

- evitarea formarii oricarui grup mai mare de 3 (trei) persoane, prin invitarea participantilor in camere diferite, asigurarea distantei minime de 2 (doi) metri intre participanti, inclusiv punerea la dispozitia participantilor a echipamentului de protectie (manusi si masca);

- acordarea de catre mai multi actionari/asociati de mandate acelorsi reprezentanti.

De asemenea, desi OUG nu restrictioneaza- dreptul actionarilor/asociatilor de a se prezenta la adunarile generale, este discutabil in ce masura acestia o pot face, din perspectiva completarii declaratiei pe proprie raspundere care sa justifice deplasarea (cat timp aceasta ramane obligatorie).

 

OUG reglementeaza convocarea prin „orice mijloace de comunicare la distanta”, care sa asigure transmiterea textului catre asociati/actionari.

Aceasta modalitate de convocare este insa conditionata de comunicarea in scris de catre fiecare actionar/asociat a datelor care pot fi folosite pentru transmiterea convocarii (adresa postala, adresa de posta electronica, numarul de telefax sau alte coordonate la care poate primi corespondesta). OUG nu detaliaza procedura prin care administratorii pot colecta aceste informatii, in schimb prevede ca pot fi folosite adresele inscrise in registrul actionarilor/asociatilor. In practica, aceste informatii nu sunt insa mereu actualizate, astfel ca acest mijloc de convocare poate sa nu asigure pe deplin respectarea drepturilor actionarilor/asociatilor. Prin urmare, societatea va trebui sa puna la punct o procedura concreta de convocare prin intermediul acestor mijloace alternative, ceea ce se poate dovedi dificil sau chiar imposibil in cazul societatilor cu un numar mare de actionari.

 

a) Adunari tinute exclusiv prin corespondenta

Adunarile generale tinute exclusiv prin corespondenta presupun simpla intocmire a unui proces-verbal al adunarii de catre presedintele consiliului de administratie ori administratorul cu puteri de reprezentare, respectiv presedintele directoratului ori persoana imputernicita de acesta, impreuna cu un secretar tehnic. Votul prin corespondenta al asociatilor/actionarilor se va transmite fie prin scrisoare recomandata, posta sau curier ori scrisoare transmisa pe cale electronica avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica.

b) Adunari tinute prin mijloace electronice de comunicare la distanta

In cazul societatilor care opteaza pentru tinerea adunarilor prin mijloace electronice de comunicare directa la distanta (i.e., teleconferinta sau videoconferinta), trebuie indeplinite mai multe conditii, precum asigurarea accesului cat mai facil la conferinta, posibilitatea identificarii participantilor si posibilitatea verificarii ulterioare a modului in care s-a votat, cu respectarea caracterului secret al votului, acolo unde este reglementat acest tip de vot.

Desi OUG nu prevede expres, din ratiuni ce tin de o mai buna organizare si transparenta, societatile ar trebui sa isi intocmeasca o procedura de tinere electronica a adunarii si de vot electronic si sa o publice pe pagina de internet a societatii. O astfel de procedura ar trebui sa cuprinda inclusiv modul de identificare a participantilor la sedinta, de exemplu prin transmiterea inainte de sedinta a numarului de telefon de pe care acestia vor accesa conferinta, impreuna cu documentele care atesta calitatea de asociat/actionar.

Pana la acest moment, solutia identificata ca fiind cea mai simplu de implementat este cea de tinere electronica a adunarii generale prin intermediul unor aplicatii de mesagerie instant (de exemplu, Skype for Business), aplicatie care sa permita atat participarea online la adunarea generala, cat si exprimarea votului public sau secret. Alta posibilitate este aceea de a recurge la serviciile unei platforme online care organizeaza conferinte, insa aceasta varianta se poate dovedi mai costisitoare.

De asemenea, un sistem de vot electronic trebuie sa permita verificarea ulterioara a modului in care s-a votat, ceea ce presupune fie inregistrarea continutului audio/video al adunarii generale, fie desfasurarea adunarii generale prin intermediul unei platforme online care are functia de a inregistra si prezenta ulterior modalitatea in care s-a votat. O astfel de inregistrare ar trebui sa existe inclusiv in cazul votului secret, care s-ar putea exprima intr-o conferinta distincta in cadrul sedintei, pe care asociatii/actionarii sa o acceseze pe rand, impreuna cu un secretar tehnic ce va consemna modul in care a fost exprimat votul secret.

 

a) Adunarile generale deja convocate la intrarea in vigoare a OUG si care urmeaza sa aiba loc

Una dintre cele mai importante prevederi ale OUG este aceea ca poate fi schimbat modul de desfasurare a adunarilor generale ale asociatilor/actionarilor care au fost deja convocate pana la data intrarii in vigoare a OUG.

Astfel, organul statutar competent, cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, trebuie sa informeze actionarii/asociatii cu privire la noul mod de desfasurare a adunarii si la modalitatile de exercitare a dreptului de vot. Informarea actionarilor/asociatilor va trebui facuta cu respectarea exigentelor OUG privind convocarea, care asa cum am analizat la punctul 2 de mai sus, se poate dovedi destul de greu de aplicat.

De asemenea, organul statutar competent poate modifica data, ora si locul adunarii generale cu cel putin 5 zile inainte de data fixata pentru adunare, insa numai daca exista motive temeinice care tin de imprejurarile exceptionale ca urmare a masurilor luate de autoritati impotriva raspandirii virusului SARS-CoV-2 si cu respectarea exigentelor OUG privind convocarea. In situatii exceptionale, convocarea deja facuta se poate revoca.

b) Adunarile generale care au avut loc dupa instituirea starii de urgenta si pana la intrarea in vigoare a OUG

In cazul acestor adunari generale, OUG prevede ca hotararile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalitatilor de desfasurare si exercitare a dreptului de vot, daca s-au desfasurat cu acordul tuturor actionarilor/asociatilor, intr-una dintre modalitatile prevazute de OUG.

Aceasta prevedere nu tine insa cont de situatia societatilor care au un numar considerabil de actionari si in cazul carora este foarte dificil, daca nu imposibil de obtinut acordul tuturor actionarilor. Avand in vedere perioada indelungata de la data instituirii starii de urgenta si pana la data intrarii in vigoare a OUG, este posibil ca multe societati sa fi recurs la desfasurarea adunarilor generale prin corespondenta sau prin mijloace electronice, desi actul constitutiv nu le permitea o astfel de metoda, tocmai pentru a respecta pe deplin restrictiile instituite prin ordonantele militare. In aceste cazuri, daca adunarile nu au fost desfasurate cu acordul tuturor actionarilor/asociatilor, hotararile sunt supuse riscului de anulare.

 

Alte masuri prevazute de OUG in scopul flexibilizarii si simplificarii reuniunilor organelor statutare:

- votul prin corespondenta, precum si procura, atunci cand actionarii/asociatii participa prin reprezentant la adunarile generale, pot fi transmise astfel incat sa fie primite de societate pana la data tinerii sedintei;

- informatiile si documentele vizand problemele inscrise pe ordinea de zi a adunarii generale se vor publica pe pagina de internet a societatii sau, pentru societatile care nu detin o pagina de internet, se vor transmite prin posta electronica asociatilor/actionarilor. In plus, acestea pot fi transmise si prin posta ori curier, la cererea actionarilor/asociatilor;

- termenul de intrunire a adunarii generale ordinare a actionarilor se prelungeste pana la data de 31 iulie 2020;

- pe durata starii de urgenta, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere si/sau ale directoratului, se poate face si prin intermediul mijloacelor de comunicare directa la distanta, indiferent de obiectul deciziei.